Rapport frå tilsyn med handsaming av søknader om sosiale tenester i Åseral kommune / Nav Åseral 2010

Samandrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i perioden 10.6.2010 til 24.11.2010 gjennomført tilsyn med Åseral kommune/Nav Åseral. Formålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar ei forsvarleg handsaming av søknader om økonomisk stønad. Det blei sett på følgjande område:

• korleis søknader / førespurnader blir handtert
• korleis kartlegging/innhenting av relevante opplysningar skjer
• korleis vurderingar blir gjort og avgjerder blir tatt

Tilsynet avdekka ikkje forhold som ga grunn for å gi avvik, men det blei gitt ein merknad:

Åseral kommune ved Nav Åseral dokumenterar ikkje at det er innhenta samtykkje frå tenestemottakar når innvilga stønad blir utbetalt direkte til kreditor.

Dato: 24.11.2010

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleiar

Birthe Guttormsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeid etter systemrevisjon ved Åseral kommune / Nav Åseral i perioden 10.06.2010 – 24.11.2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten syner at det ikkje blei avdekka avvik under revisjonen, men han gir inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Åseral kommune er ein liten kommune med 917 innbyggarar. Nav Åseral blei etablert i desember 2008. Det er inngått avtale mellom Nav Vest-Agder, Åseral kommune og to andre kommunar om felles leiing av Nav kontora i desse kommunane. Den felles leiaren har styringsliner til rådmenna i den enkelte kommune. Nåverande leier starta 3.september. Han er tilstades i Nav Åseral ein dag i veka. Det blir gjennomført dagleg videomøte mellom kontora i dei 3 kommunane.

I Åseral er Nav kontoret ei eining i avdeling for helse, sosial og omsorg og Nav leiar inngår i leiargruppa til avdelingssjefen. Han deltar og i rådmannen si utvida leiargruppe.

Nav Åseral har 2 årsverk fordelt på 3 personar i tillegg til Nav leiar. Dei har alle, i meir eller mindre grad, arbeidsoppgåver knytte til det reviderte området. Nav kontoret er i kommunehuset, men med eiga inngang og mottak.

3. Gjennomføring

Revisjonsvarsel blei sendt ut 10.6.2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøtet blei halde 7.9.2010.

Opningsmøte blei halde 26.10.2010.

Intervjuar

6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved Nav Åseral i samband med formøtet.

Sluttmøte blei halde 26.10.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga, stønad til livsopphald og stønad i særlige tilfelle. Dette var avgrensa til emna forsvarleg handsaming med vekt på individuelle vurderingar, samt ivaretaking av teieplikta.

Tilsynet var delt i 3 underemne:

• korleis søknader blir handtert
• korleis kartlegging/innhenting av relevante opplysningar skjer
• korleis vurderingar blir gjort og avgjerder blir tatt

5. Funn

Merknad:

Åseral kommune ved Nav Åseral dokumenterar ikkje at det er innhenta samtykkje frå tenestemottakar når innvilga stønad blir utbetalt direkte til kreditor.

Merknaden byggjer på følgjande:

Det blei opplyst gjennom intervju at tenestemottakar ga samtykkje før denne form for utbetaling blei nytta. Dette er ikkje dokumentert skriftleg, verken i samtykkje- erklæring eller i journalnotat. Når samtykkje ikkje er dokumentert skriftleg, kan det medføre risiko for ueinigheit om samtykkje til utbetalingsmåten faktisk er gitt.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tjenester i Nav
• LOV 1967-02-10 nr. 00 Lov om behandlingsmåten i forvaltnings saker
• FOR 2002-12-20 nr. 1731 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.2009 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Samarbeidsavtale mellom kommune og stat
• Oppgåvefordeling Nav
• Organisasjonskart Åseral kommune
• Organisering avdeling for helse, sosial og omsorg
• Utdrag av årsmelding 2008
• Utdrag av årsmelding 2009
• Diverse skjema og sjekkliste
• Rutinebeskrivelsar
• Norm for sosialhjelp. Nødhjelpsatsar
• Delegasjonsreglement Åseral kommune
• Delegasjon til Nav - leiar
• Virksomhetsplan

Delegasjon frå rådmann til avdelingssjefar

• Oversikt over tilsette i Nav Åseral
• Kopi av 10 vedtak om økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i Nav

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Utskiftar frå saksbehandlingssystemet Velferd
• 9 vedtak / saker om økonomisk stønad

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 10.6.2010
• E-post, datert 31.8.2010 med orientering om formøtet
• Dokumenter frå kommunen, mottatt hos Fylkesmannen 21.9.2010
• Brev, datert 15.10.2010, med dagsorden for tilsynet
• E-post av 22.10.2010 med spørsmål om å få ytterligare dokumenter framlagt under tilsynet.

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Monica B. Gundersen, revisor
Birthe Guttormsen, revisor
Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleiar