Rapport fra tilsyn med kommunens tiltak for å identifisere, utrede og følge opp hjemmeboende eldre med demenssykdom, herunder samarbeidet med fastlegene Farsund kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i samarbeid med Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomført systemrevisjon med Farsund kommune sine sosial- og helsetjenester til personer med demens i eget hjem. Tilsynet er et landsomfattende tilsyn med sosial- og helsetjenesten i 2010. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre, avgrenset til de med vedtak på helse- og sosialtjenester
• Kommunens ivaretagelse av grunnleggende behov hos personer med demens
• Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende med demens

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Under tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å påpeke ett avvik.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at mulig demens fanges opp hos hjemmeboende eldre.

Hanne Damsgaard
revisjonsleder

Hakon Kildal
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Farsund kommune i perioden 15. april 2010 -3. september 2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Farsund kommune er organisert som en to nivå kommune med to styringsnivåer, rådmannen og resultatenhetene. Enhet for Helse og omsorg ledes av kommunalsjef. Området helse og omsorg er organisert i ti enheter. Hver enhet har sin enhetsleder. Enhet for hjemmetjenester er organisert med en sone i Vanse og en sone i Farsund. Tilsynet ble gjennomført i hjemmetjenester sone Farsund. Hver sone yter både hjemmesykepleie og hjemmehjelpstjenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15. april 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmote ble avholdt 17. juni 2010.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18. juni 2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunale pleie- og omsorgstjenester identifiserer og følger opp utviklingen av demens hos hjemmeboende eldre, avgrenset til de med vedtak om helse- og sosialtjenester. Dette omfattet også samarbeid med fastlegene om utredning, kartlegging og oppfølgning av demenssykdom.

Tilsynet undersøkte også om kommunen ivaretar grunnleggende behov ved individuell tilrettelegging, brukermedvirkning, kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutøvelsen. Tilsynet reviderte også kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at mulig demens fanges opp hos hjemmeboende eldre.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 2-1, kommunehelsetjenesteloven §§ 1-3 a og 2-1 første og annet ledd, sosialtjenesteloven § 2-3, kommunehelsetjenesteloven § 6-2 og Forskrift om internkontroll § 4 c.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Farsund bruker det elektroniske pasientjournalsystemet Cos Doc. Det fremgikk under intervju at opplæringen av de ansatte i bruk av Cos Doc var mangelfull. Dette kan medføre at tjenesteyter ikke har tilgang til relevante og nødvendige opplysninger om bruker, som medfører stor fare for svikt med hensyn til å fange opp demens.
• Kommunen har ingen systematisk opplæring i demens i Farsund sone. Det foreligger ingen opplæringsplan i kommunen. Kartleggingsverktøy er tilgjengelig i perm, men er ikke i bruk. Kunnskap om demens er viktig for å kunne fange opp en begynnende demensutvikling. Ved mangelfull opplæring i symptomer er det stor risiko for at en begynnende demens ikke fanges opp i tide.
• Avvikssystemet i kommunen er mangelfullt. Det er ikke klart og kjent hva som defineres som et avvik. Det er varierende praksis om avvik meldes og om de følges opp. Dette medfører at det er vanskelig for kommunen å drive tilstrekkelig kvalitetssikring og forbedringsarbeid.

6. Regelverk

• LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene
• LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v.
• LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell m.v.
• FOR 2000-04-14 nr 328: Forskrift om fastlegeordningen i kommunene
• FOR 1983-11-23 nr 1779: Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunene
• FOR 2000-12-21 nr 1385: Forskrift om pasientjournal
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av hvilke ordninger enheten har for å sikre kunnskapsoverføring og opplæring
• Organisasjonskart over hjemmetjenesten sone Farsund
• Avvikssystemet
• Materiell som omhandler brukermedvirkning
• Oversikt over de ansatte i hjemmetjenesten
• Oversikt over tjenestemottakere med demensdiagnose eller som er under utredning for demens

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 13 journaler/saksmapper til tjenestemottaker med demensdiagnose eller som var under utredning
• Kvalitetshåndbok for de ansatte
• Demensperm
• Rutiner for Cos Doc
• Perm med orientering til de ansatte i hjemmesykepleien
• Avviksperm
• 14 hovedkort (opplysningene som hjemmehjelper får ved oppdrag)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 15. april 2010
• Dokumentasjon mottatt fra Farsund kommune den 27. mai 2010
• Dagsorden for tilsynet datert 11. juni 2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Håkon Kildal, revisor Gry Gilje Tveit, revisor Hanne Damsgaard, revisjonsleder