Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 10.6.2010 til 10.01.2011 tilsyn med Lindesnes kommune/Nav Lindesnes. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Revisjonen var avgrenset til tre hovedområder:

  • Håndtering av henvendelser
  • Kartlegging og innhenting av opplysninger
  • Vurderinger og beslutninger.

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet 2 avvik:

Lindesnes kommune sikrer ikke en forsvarlig kartlegging/innhenting av relevante opplysninger ved søknad om økonomisk stønad

Lindesnes kommune sikrer ikke at vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad foretas i henhold til lov-og forskriftskrav.

Dato: 10.01.2011

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder 

Birthe Guttormsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lindesnes kommune/Nav Lindesnes i perioden 10.06.2010 – 10.01.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Lindesnes er en kommune med ca 4700 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med tre nivåer, rådmann, 3 etatssjefer deriblant helse-og sosialsjef og flere enhetsledere.

Nav Lindesnes ble etablert i november 2009. Nav leder er kommunal enhetsleder, men har direkte linje til rådmannen. Hun deltar ikke i rådmannens ledergruppe, men i partnerskapsmøtene. Hun deltar ikke i helse-og sosialsjefens ledermøte for etatsledere i helse-og sosialetaten.

Det er ansatt 6 personer fordelt med 2 i mottak og 4 i oppfølging – inkludert Nav leder.

Nav kontoret er lokalisert i samme hus som kommuneadministrasjonen (rådmann og etatssjefer)

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.06.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 19.11.2010.

Åpningsmøte ble avholdt 30.11.2010.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav Lindesnes i forbindelse med formøtet.

Sluttmøte ble avholdt 01.12.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids-og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til tre hovedområder:

  • Håndtering av henvendelser fra brukere
  • Kartlegging og innhenting av opplysninger
  • Vurderinger og beslutninger

5. Funn

Avvik 1:

Lindesnes kommune sikrer ikke en forsvarlig kartlegging/innhenting av relevante opplysninger ved søknad om økonomisk stønad

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 og 6, samt forvaltningsloven § 17

Avviket bygger på følgende:

  • Søknadsskjemaet inneholder krav til opplysninger om økonomiske forhold. Det er et merknadsfelt for å gi opplysninger om annet, men dette er lite brukt. Gjennomgang av saksmapper viste at det sjelden var lagt ved dokumentasjon der søknadene var mangelfullt utfylt. Det skrives sjelden journalnotat, og det kan derfor være vanskelig å se om relevante opplysninger er innhentet
  • Det fremgår i liten grad hvilke opplysninger som er innhentet i den enkelte sak ut over økonomiopplysninger.
  • Ved utbetaling av akutthjelp finnes det i en del tilfeller ikke skriftlig søknad, og det fremgår ikke hvilke opplysninger som er innhentet og vektlagt. Det blir derfor uklart når det er søkt, hva det er søkt om og hva stønadsnivået baserer seg på.
  • Det foreligger ikke klare retningslinjer for hvilke opplysninger som skal hentes inn og hvordan dette skal gjøres.
  • Det ble gjennom intervju gitt uttrykk for behov for mer kunnskap om hvilke opplysninger som skulle innhentes, hvem som skulle gjøre det og hvordan dette skulle gjøres.
  • Ansvar, myndighet og til dels oppgaveplassering var ikke kjent av alle i virksomheten.
  • Det fremkom at kommunen i liten grad har lagt til rette for nødvendig opplæring slik at ansatte i Nav-Lindesnes har kunnskap og ferdigheter til å ivareta den oppgaven som skal løses.

Avvik 2:

Lindesnes kommune sikrer ikke at vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad foretas i henhold til lov-og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf §§ 4 og 42, jf § 5

Avviket bygger på følgende:

  • Gjennomgåtte vedtak har i stor grad standardiserte begrunnelser med få spor av individuelle vurderinger knyttet både til innvilgelse av -og avslag på stønad.
  • Det fremkommer at tidspresset er stort, og at man av den grunn som oftest begrenser innholdet i vedtakene til inntekts-og utgiftsvurdering sett i forhold til vedtatte kommunale satser.
  • Gjennomgang av mapper viser utbetaling av akutt hjelp uten at det er fattet vedtak. Ved slik utbetaling uten vedtak finnes ikke dokumentasjon på hva som er lagt til grunn for beregning av stønadsnivået.
  • Enkelte vedtak om avslag på sosialstønad er ikke drøftet/vurdert i forhold til § 19. De vedtak som henviser til § 19 har en standard begrunnelse. Det fremgår ikke at det er en individuell vurdering som er lagt til grunn.
  • Ved direktebetaling til kreditor, fremkommer det verken i vedtaket eller i journalnotat at dette har skjedd i samråd med søker. Det er ikke nedtegnet at det er gitt samtykke. Når samtykke ikke er dokumentert skriftlig, kan det medføre risiko for uenighet om samtykke til utbetalingsmåten faktisk er gitt.
  • Det fremkommer at det skjer drøfting av vanskelige saker før vedtak treffes. Resultatet av disse drøftingene gjenspeiles ikke i saken med hensyn til individuell vurdering.
  • Gjennomgang av saksmappene viser i liten grad hvordan man er kommet frem til stønadsnivået -hvilken individuell vurdering som ligger til grunn, eller hvilket skjønn som er utøvet.
  • Det er manglende system for å etterspørre/etterprøve resultatet av saksbehandlingen
  • Det fremkom lite kjennskap til, eller kunnskap om system for avvikshåndtering

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Ved tilsynet er det funnet mangler ved styringssystemet i forhold til å sikre retten til sosialstønad etter lov om sosiale tjenester i Nav. For kommunen kan dette innebære manglende oversikt over hva som er lovpålagt tjeneste. Det kan videre gi utfordring i å sikre at det ikke gjøres usaklig forskjellsbehandling.

Det er ikke laget et system som sikrer nødvendig opplæring av ansatte. Manglende opplæring er spesielt sårbart når medarbeidere får nye saksområder, slik det har vært ved Nav Lindesnes. Selv om det har vært enkelte opplæringsdager og også planlagt slike, er det etter fylkesmannens vurdering mangler knyttet til et ledelsesforankret helhetlig system som sikrer nødvendig opplæring av ansatte på sosialtjenestens område.

Det er ikke iverksatt tiltak for å avdekke og registrere brudd på rutiner, prosedyrer eller regelverk på området. Når det ikke er etablert et tilfredsstillende internkontrollsystem, svekkes kommunens mulighet til å evaluere sine tjenester og dermed kunne forbedre arbeidet slik at det blir i samsvar med regelverket.

Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. Lovfestet plikt til å etablere internkontroll på området økonomisk stønad ble innført 1.1.2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i Nav. Det betyr at kommunen systematisk må planlegge, utføre, kontrollere og om nødvendig korrigere virksomhetens aktiviteter på dette området. Det er et lederansvar å følge med i den daglige driften, og å påse at tiltak og tjenester fungerer som planlagt.

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tjenester i arbeids-og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 nr. 00 Lov om behandlingsmåten i forvaltnings saker
  • FOR 2002-12-20 nr. 1731 Forskrift om internkontroll i sosial-og helsetjenesten
  • Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5
  • Rundskriv A-68 av 21.12.2009 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom Lindesnes kommune og Nav Vest-Agder
  • Avtale om drift og forvaltning av Nav kontor mellom Lindesnes kommune og Nav Vest-Agder
  • Organisasjonskart, Lindesnes kommune
  • Grunnmodell for organisering av Nav kontor med kommentarer
  • Organisering av Nav Lindesnes
  • Oversikt over ansatte som forvalter Lov om sosiale tjenester i arbeids-og velferdsforvaltningen
  • Grov oversikt oppgaver, Nav Lindesnes
  • Kommunens årsmeldinger for 2008 og 2009 sosialområdet
  • Sak til kommunestyret 22.04.2010: Nye satser for økonomisk sosialhjelp
  • Delegasjonsreglementet for Omsorgsrådet (politisk)
  • Lokal kompetanseplan for Nav Lindesnes 2009
  • Opplæringsbehov Nav Lindesnes
  • Rutiner vedrørende: Saksbehandling etter lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 Utarbeidelse av refusjonskrav etter lov om sosiale tjenester § 26 Samarbeid og koordinering av tiltak
  • Kvalitetsbeskrivelse økonomisk sosialhjelp
  • Søknadsskjema og maler for vedtak
  • Kopi av de 10 første vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 som ble gjort etter 01.04.2010
  • Kopi av de 10 første vedtak om avslag på økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 som ble gjort etter 01.04.2010
  • Kopi av 10 vedtak fattet etter 01.05.2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 klientmapper
  • Delegasjonsreglement (Lindesnes kommune, Reglementer)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, datert 10.06.2010
  • Brev fra Fylkesmannen datert 22.09.2010 – innhenting av opplysninger
  • Brev fra kommunen med oppnevning av kontaktperson for tilsynet datert 01.10.2010
  • E-post, datert 12.10.2010 med orientering om formøte
  • Kommunens innsending av dokumenter, mottatt hos Fylkemannen 29.10.2010
  • Brev, datert 16.11.2010 med dagsorden for tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Tormod Rømteland

konsulent

X

X

X

Per Loftesnes

helse og sosialsjef

X

X

X

Per Knutsen

sosialleder

X

X

X

Tone-Hilde Faye

Nav leder

X

X

X

Ståle Kongsvik

rådmann

X

X

X

Turid E. Hagen

veileder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Birthe Guttormsen, revisor Monica B. Gundersen, revisor Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleder