Rapport fra tilsyn med politiattest og vern om personlig integritet ved Skjærgårdskollektivet 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i perioden 25.10.2010 til 16.12.2010 gjennomført tilsyn med institusjonen Skjærgårdskollektivet AS. Formålet med tilsynet er å undersøke om institusjonen gjennom sitt styringssystem sikrer at lover og forskrifter er oppfylt. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Politiattester
• Vern om personlig integritet

Tilsynet avdekket ikke forhold som gav grunn til å gi avvik, men det ble gitt en merknad:

Skjærgårdskollektivet bør gi en opplæring i skriving av avviksmeldinger, for å sikre at planlagte og utførte prosedyrer blir kontrollert og korrigert.

Dato: 16.12.2010

Torhild Tallaksen
revisjonsleder

Wenche Løland 
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skjærgårdskollektivet i perioden 25.10.2010 - 16.12.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med institusjoner etter lov om barneverntjenester §§ 2-3 og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skjærgårdskollektivet er en liten institusjon som er godkjent for 2 ungdommer. Institusjonen ligger i landlige omgivelser utenfor Mandal sentrum. Begge beboere er plassert etter barnevernloven § 4-12, men institusjonen er også godkjent for plasseringer etter §§ 4-24 og 4-26 i tillegg til 4-4 femte ledd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utsendt 25.10.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøteble avholdt 09.12.2010.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 09.12.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om alle ansatte hadde gyldig politiattest og om denne var innhentet før vedkommende begynte arbeidet. Rutiner rundt innhenting av politiattester ble gjennomgått.

Tilsynet undersøkte om beboers rett til vern om personlig integritet ble ivaretatt. Som en del av dette ble det undersøkt om ansatte kjente til rettighetsforskriften. Det ble kontrollert hvilke prosedyrer institusjonen hadde vedrørende dette tema.

5. Funn

Merknad:

Institusjonen bør gi opplæring i skriving av avviksmeldinger for å sikre at planlagte og utførte prosedyrer blir kontrollert og korrigert.

Kommentar: Institusjonen har avviksmeldingsskjemaer men de blir i liten grad brukt til å kontrollere prosedyrer som gjelder ivaretakelse av ungdommene. Avviksmeldinger er viktig verktøy for å kunne kontrollere og eventuelt korrigere utførte handlinger.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner
• Forskrift til krav om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte med dato for ansettelse
• Politiattest for ansatte
• Organisasjonskart Institusjonens prosedyrer
• Husordensregler

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Det ble ikke gjennomgått ytterligere dokumentasjon under tilsynet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 25.10.2010
• Dokumenter fra institusjonen, mottatt hos Fylkesmannen 1.12.2010
• Brev, datert 2.12.2010, med dagsorden for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Siri Løvbukten, revisor
Wenche Løland, revisor
Torhild Tallaksen, revisjonsleder