Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, Søgne kommune / Nav - Søgne 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 8.6.2010 til 12.10.2010 tilsyn med Søgne kommune/Nav Søgne. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Revisjonen var avgrenset til tre hovedområder knyttet til

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting av opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader under dette tilsynet

Dato: 12.10.2010

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder

Birthe Guttormsen
revisor

1.Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Søgne kommune/Nav i perioden 8.6.2010 – 12.10.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten viser at det ikke ble funnet avvik eller gitt merknader under revisjonen, men den gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Søgne kommune er en kommune med ca.10 500 innbyggere og med en relativ ung befolkning.

Nav - Søgne ble etablert i oktober 2009 i nye, tilrettelagte lokaler. Kontoret er organisert med et mottaksteam med 5 ansatte og et oppfølgingsteam med 10 ansatte. Teamene har hver sin leder som rapporterer til Nav leder.

Nav leder er statlig ansatt (S). Stilling er definert med 21 % kommunal stilling og 77 % statlig stilling. Hun er kommunal etatsleder og deltar i etatsledermøte med rådmannen/kommunalsjefen på lik linje med andre etatsledere i kommunen.

En medarbeider i oppfølgingsavdelingen er tillagt fagansvar for tjenester etter lov om sosiale tjenester i Nav.

Det er 10 personer som i mer eller mindre grad har arbeidsoppgaver knyttet til det reviderte området, fem i mottaksavdelingen og 5 i oppfølgingsavdelingen. Av disse er fem kommunalt (K) ansatt.

Nav – Søgne har utarbeidet stillingsbeskrivelser (fra september 2010) for den enkelte medarbeider. Som følge av disse, er det skjedd endring i delegasjonsfullmakter når det gjelder å treffe vedtak etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen .

Publikum kommer i kontakt med sosialtjenesten via en betjent skranke i kontorets inngangsparti. Denne er lokalisert ved siden av to mottaksrom. Ved telefonhenvendelse kommer publikum til et regionalt kundesenter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8.6.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 9.8.2010.

Åpningsmøte ble avholdt 14.9.2010.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring av lokalene til Nav – Søgne i forbindelse med formøtet 9.8.2010.

Sluttmøte ble avholdt 15.9.2010.

4.Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller, avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

• Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til tre hovedområder
• Håndtering av henvendelser fra brukere
• Kartlegging og innhenting av opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader knyttet til de reviderte områdene

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tjenester i Nav
• LOV 1967-02-10 nr. 00 Lov om behandlingsmåten i forvaltnings saker
• FOR 2002-12-20 nr. 1731 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.2009 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Søgne kommune og Nav Vest-Agder
• Organisasjonskart over Nav – Søgne og kontorets organisering i forhold til kommunen
• Delrapport 1: Organisering, tjenesteproduksjon, kompetansebehov/-krav til Nav Søgne
• Delrapport 2: Ledelses- og styringsmodell, administrasjon, kompetanse, brukermedvirkning
• Delegasjonsvedtak fra rådmannen til Nav- leder
• Delegasjon fra Nav- leder til nestleder/teamleder
• Oversikt over ansatte (kommunalt og statlig)
• Oversikt over arbeidsoppgaver lagt til team mottak og team oppfølging
• Satser for sosialhjelp i Søgne (ungdom under 24 år)- kommunestyre sak 20/10 av 22.4.2010
• Rutiner for sosialtjenesten i Søgne kommune Nav Søgne
• Utskrift av eksempler på standardtekster som ligger i saksbehandlingsprogrammet Socio
• Prosedyre for saksflyt ved behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp
• Rutine for behandling av klagesaker
• Orientering til søkere: Dokumentasjon ved søknad om økonomisk sosialhjelp
• Stillingsbeskrivelser
• Kopi av de 10 første vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 etter 1.2.2010
• Kopi av de 10 første vedtak om avslag på økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 etter 1.2.2010

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 8.6.2010
• E-post, datert 29.7.2010 med orientering om formøte
• Kommunens innsending av dokumenter, mottatt hos Fylkemannen 20.8.2010
• Brev, datert 2.9.2010 med dagsorden for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Avdelingsdirektør Elin Saltrøe
Rådgiver Birthe Guttormsen
Seniorrådgiver Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Monica B. Gundersen deltok som observatør første dag av tilsynet