Rapport fra tilsyn med Songdalen kommunes tiltak for å forebygge og behandle underernæring hos eldre i sykehjem og hjemmetjenesten 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i samarbeid med Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomført systemrevisjon med Songdalen kommunes tiltak for å forebygge og behandle underernæring hos eldre i sykehjem og i hjemmetjenesten. Denne rapporten beskriver de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer identifisering av ernæringsmessig risiko og underernæring hos pasienter i sykehjem og i hjemmetjenesten.
• Om kommunen sikrer oppfølging av pasienter i sykehjem og i hjemmetjenesten for å forebygge og behandle underernæring.

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknad innen de reviderte områdene.

Dato: 30.12.2010

Fredrik Dahl
revisjonsleder

Håkon Kiledal
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Songdalstunet i perioden 10.11.2010 -30.12.2010. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Systemrevisjonen avdekket ingen avvik eller merknader. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Songdalen kommune har ca. 5940 innbyggere. Det er to markerte sentra i kommunen med Nodeland i sør og Kilen i Finsland i nord. Kommunens administrasjonssentrum er lokalisert på Nodeland. Kommunens eneste sykehjem ligger på Nodeland, hvor også det kommunale helse- og sosialsenteret inkludert Hovedundervisningssykehjemmet i regionen holder til. Kommunens hjemmetjeneste er delt i to hovedområder; Nodeland og Finsland.

Av organisasjonskartet fremgår det at kommunen har en enhet for helse, pleie og omsorg. Enhetsleder har både faglig, administrativt og økonomisk ansvar for enheten. Enhetsleder har 5 avdelingsledere direkte under seg inndelt i hjemmetjenesten, institusjon, kjøkken, Svarttjønnheia bofellesskap og Kirkeveien bofellesskap, i tillegg FoU-leder og kommuneoverlegen. Avdelingsleder for åpen omsorg er nytilsatt, og derfor møtte tidligere leder til intervju under tilsynet.

Under avdeling for hjemmebasert omsorg ligger også middagsmatombringing som er en av tjenestene som kommunen kan tilby sine brukere etter søknad. Sykehjemslegen har 12 timer i uka avsatt til arbeid i sykehjemmet. Det ble gjennomført omvisning for tilsynsteamet ved Songdalstunet og også i det nye rådhusbygget som ligger like over gaten for helse- og sosialsenteret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.07.2010. Songdalen kommune ba om utsettelse fordi de opprinnelige datoene ikke passet. Nytt tidspunkt 10. og 11. november 2010 ble avtalt pr. telefon. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt. Avklaringer som det var behov for som forberedelse til tilsynet ble gjort på telefon.

Åpningsmøte ble avholdt 10. november kl 09.00.

Intervjuer:

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11. november 2010 kl. 15.00.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet eldre som mottar tjenester etter kommunehelsetjenesteloven og/eller etter sosialtjenesteloven. Tilsynet omfattet både hjemmeboende eldre og de som bor på sykehjem.

Tilsynet omfattet også internkontroll på de reviderte områdene - at kommunen har planlagt, organisert og styrt sin virksomhet på de reviderte områder på en tilfredsstillende måte.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt noen merknader under tilsynet.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Pleie- og omsorgstjenesten har gjennom den siste tiden utarbeidet prosedyre for kartlegging av ernæringsmessig risiko hos brukere både i hjemmetjenesten og i sykehjem. Helsetilsynet fikk inntrykk av at prosedyren var implementert gjennom utførelse av regelmessige rutiner.

6. Regelverk

• LOV 1982-11-19 nr. 66: Lov om helsetjenesten i kommunene
• LOV 1991-12-13 nr. 81: Lov om sosiale tjenester m.v.
• LOV 1999-07-02 nr. 64: Lov om helsepersonell m.v.
• LOV 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2002-12-20 nr. 173:Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• FOR 2003-06-27 nr. 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for kommunen med organisering av helse- og sosialtjenestene, herunder hjemmebasert omsorg og for sykehjemmet på detaljnivå.
• Den delen av kommunens handlingsplan som omhandler helse- og sosialtjenester, herunder hjemmebasert omsorg og sykehjemmet.
• Oversikt over de ansatte i hjemmebasert omsorg og på sykehjemmet med stillingsstørrelse, stillingsbetegnelse og eventuelt utdanning.
• Opplæringsplan for ansatte i hjemmebasert omsorg og på sykehjemmet.
• Oversikt over hvilke ordninger kommunen har for kunnskapsoverføring og opplæring, eksempelvis faste møter, internundervisning, overlappingsmøter mellom vakter og lignende.
• Redegjørelse for avvikssystemet til hjemmebasert omsorg og på sykehjemmet.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Pasientjournal fra de siste 10 pasientene som er innlagt på langtids- eller korttidsopphold ved sykehjemmet.
• 5 (Det var spurt om 10, men de hadde kun 5) journaler (papirjournaler) fra pasienter som hadde vært innlagt i minst 6 måneder.
• De siste 5 førstegangsvedtak om hjemmesykepleie.
• Journal fra 5 pasienter med vedtak om hjemmesykepleie og/eller praktisk bistand som omfattet hjelp til ernæring (inkludert matombringing, innkjøp, tilberedning eller annen bistand ved måltidene) som har hatt hjelp i minimum 3 måneder.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• 15.07.2010: Fra Helsetilsynet i Vest-Agder med varsel om tilsyn med Songdalen kommunes tiltak for å forebygge og behandle underernæring hos eldre i sykehjem og i hjemmetjenesten.
• E-post 19., 20. og 21. august med oppnevning av kontaktperson for tilsynet, samt endring av dato for tilsynet.
• 18.10.2010: Innkommet brev fra Songdalen kommune med oversendelse av etterspurt dokumentasjonsgrunnlag for tilsynet.
• 29.10.2010: Fra Helsetilsynet i Vest-Agder til Songdalen kommune med dagsorden for tilsynet m.v.
• 29.11.2010: Fra Helsetilsynet i Vest-Agder, oversendelse av foreløpig tilsynsrapport
• E-post av 16.12.10 fra Songdalen kommune med tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Fredrik Dahl, seniorrådgiver/jurist ved Helsetilsynet i Vest-Agder, revisjonsleder
Sidsel Birkeland Skaar, seniorrådgiver/sykepleier ved Helsetilsynet i Vest-Agder
Håkon Kiledal seniorrådgiver/sosionom ved Helsetilsynet i Vest-Agder
Ingrid Mydland rådgiver/sykepleier ved Helsetilsynet i Vest-Agder (observatør)