Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Vennesla kommune / Nav Vennesla 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 10.6.2010 til 8.12.2010 tilsyn med Vennesla kommune/Nav Vennesla. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Revisjonen var avgrenset til tre hovedområder knyttet til

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting av opplysninger
• Vurderinger og beslutninger.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet 1 avvik og gitt 1 merknad.

Avvik:

Vennesla kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad blir avgjort etter en konkret individuell vurdering.

Merknad:

Vennesla kommune dokumenterer ikke at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker når innvilget stønad overføres direkte til kreditor

Dato: 8.12.2010

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder

Birthe Guttormsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vennesla kommune / Nav Vennesla i perioden 10.6.2010 –8.12.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vennesla er en kommune med ca 13100 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med en to - nivå struktur. Det er to kommunalsjefer knyttet til rådmannen, hvorav kommunalsjef for oppvekst og levekår har styringslinje til Nav leder.

Nav Vennesla ble etablert i november 2007. Nav leder er kommunal enhetsleder. Kontoret har en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling samt en oppfølgingsenhet for brukere med rusutfordringer. Det er ansatt 32 personer (25 årsverk). Flere av de arbeidstagerne som ble overført fra kommunen til Nav Vennesla har sluttet og deres stillinger er blitt ivaretatt av statlig tilsatte som dermed har fått endret sine arbeidsoppgaver.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.6.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 13.10.2010.

Åpningsmøte ble avholdt 8.11.2010.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav Vennesla i forbindelse med formøtet.

Sluttmøte ble avholdt 9.11.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til tre hovedområder

Håndtering av henvendelser fra brukere

Kartlegging og innhenting av opplysninger

Vurderinger og beslutninger

5. Funn

Avvik 1:

Vennesla kommune Nav Vennesla sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad blir avgjort etter en konkret individuell vurdering

Avvik fra følgende regelverk:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 og 21 jf §§ 4,5 og 6

Avviket bygger på:

• Gjennomgåtte vedtak har i stor grad standardiserte begrunnelser med få spor av individuelle vurderinger knyttet både til innvilgelse av - og avslag på stønad.
• Under intervjuene fremkommer det at tidspresset er stort og at man av den grunn som oftest begrenser innholdet i vedtakene til inntekts- og utgiftsvurdering knyttet opp mot veiledende satser.
• De aller fleste vedtak om avslag er uklare når det gjelder hvorvidt søknaden er vurdert etter § 19.
• Det fremkommer ikke hvilke vurderinger som ligger til grunn for valg av stønadsform, for eksempel lån eller rekvisisjon/utlevering av matpose.
• Ved direktebetaling til kreditor, fremkommer det verken i vedtaket eller i journalnotat at dette har skjedd i samråd med søker.
• Det er etablert en møtestruktur for drøfting av saker før vedtak treffes. Resultatet av disse drøftingene nedtegnes sjelden, og vedtakene som gjøres gjenspeiler ikke resultatet av disse drøftingene med hensyn til individuell vurdering.
• Det er utarbeidet interne prosedyrer for behandling av søknader om sosial stønad, men innholdet var ikke kjent for alle ansatte. Det var usikkerhet om hvor man kunne finne prosedyrene.
• Det fremkom behov for økt kompetanse knyttet til lov om sosiale tjenester og at dette er tatt opp med ledelsen. Kommuneledelsen har ikke tatt initiativ til systematisk opplæring i Nav.
• Det er lagt til rette for direkteveiledning av nye medarbeidere innenfor det reviderte området. Opplæringen blir gitt ut fra det behov den enkelte medarbeider gir uttrykk for. Det er ikke system for planlegging, gjennomføring eller evaluering av slik opplæring.
• Klagesaksavgjørelser fra Fylkesmannen brukes ikke systematisk i forbedringsarbeid.
• Kommunen mangler tiltak for å evaluere sosialtjenesten i Nav herunder tiltak for å avdekke og registrere brudd på rutiner og prosedyrer og om regelverket på området overholdes.

Merknad 1:

Vennesla kommune dokumenterer ikke at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker når innvilget stønad overføres direkte til kreditor.

Merknaden er bygget på følgende:

• Det ble opplyst gjennom intervju at tjenestemottaker ga samtykke før denne form for utbetaling ble benyttet. Dette er ikke dokumentert skriftlig, verken i samtykkeerklæring eller i journalnotat. Når samtykke ikke er dokumentert skriftlig, kan det medføre risiko for uenighet om samtykke til utbetalingsmåten faktisk er gitt.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. Det betyr at kommunen må planlegge, utføre, kontrollere og om nødvendig korrigere virksomhetens aktiviteter på dette området. Lovfestet plikt til å etablere et internkontrollsystem / styringssystem på området økonomisk stønad ble innført 1.1.2010, jf § 5 i lov om sosiale tjenester i Nav. Det er et lederansvar å følge med i den daglige driften og å påse at tiltak og tjenester fungerer som planlagt.

Fylkesmannen finner ved denne revisjonen at det er utarbeidet faglige prosedyrer, men at disse ikke er kjent eller brukt av alle ansatte. Det foreligger ikke et helhetlig system for avvikshåndtering i virksomheten. Klagesaksavgjørelser fra Fylkemannen blir ikke systematisk brukt i forbedringsarbeid. Det er ikke laget et system som sikrer nødvendig opplæring av ansatte.

Opplæring er spesielt sårbar når medarbeidere får nye saksområder slik det har vært ved Nav Vennesla. Selv om det er etablert en ordning der en erfaren medarbeider sitter skulder ved skulder sammen med mindre erfarne medarbeidere for å veilede, drøfte og kontrollere saksbehandlingen av søknader om sosial stønad, mangler det et ledelsesforankret helhetlig system som sikrer nødvendig opplæring av ansatte.

Når det ikke er etablert et tilfredsstillende styringssystem mister kommunen muligheten til å evaluere sine tjenester og dermed kunne forbedre arbeidet slik at det blir i samsvar med regelverket.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr. 00
• Lov om behandlingsmåten i forvaltnings saker
• FOR 2002-12-20 nr. 1731
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv I-34/2001
• Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.2009
• Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Vennesla kommune og Nav Vest-Agder
• Organisering av Nav Vennesla
• Beskrivelse av kommunens organisering i forhold til Nav Vennesla
• Detaljert oversikt over ansatte i Nav Vennesla
• Kommunens årsmeldinger for 2008 og 2009
• Delegasjonsbestemmelser samt oversikt over delegasjon knyttet til fagmyndighet og budsjettmyndighet på fagfeltet sosiale tjenester.
• Rutiner vedrørende:
  Livsoppholdssatser i Vennesla kommune
  Kommunal garanti
  Innvilgelse av sosiallån
  Tannbehandling
  Mottak av søknad og saksgang
  Arkivrutiner – fagsystemer
  Journalføring av brukerkontakt
  Tiltak for unge under 22 år
• Diverse søknadsskjema og maler for vedtak
• Kopi av de 10 første vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 som ble gjort etter 1.4.2010
• Kopi av de 10 første vedtak om avslag på økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 som ble gjort etter 1.4.2010
• Overordnet kompetanseplan
• Kommunikasjonsplan
• Lokal beredskapsplan for Nav Vennesla

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 15 klientmapper
• Gjennomgang/ stikkprøve av journalnotater i fagsystemet Acos

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 10.6.2010
• Brev fra Fylkesmannen datert 23.8.2010 – innhenting av opplysninger
• Brev fra kommunen med oppnevning av kontaktperson for tilsynet datert 2.9.2010
• E-post, datert 20.9.2010 med orientering om formøte
• Kommunens innsending av dokumenter, mottatt hos Fylkemannen 15.10.2010
• Brev, datert 27.10.2010 med dagsorden for tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Birthe Guttormsen, revisor
Elin Saltrøe, revisor
Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleder
Fagsjef Kirsti Marie Stokkeland, Statens helsetilsyn, deltok som observatør