Rapport fra tilsyn med rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang ved Cocoon ressurssenter for barnevern og etnisitet 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i vest Agder gjennomførte i perioden 2.2.11 til 9.6.11 tilsyn med Cocoon ressurssenter for barnevern og etnisitet. Formålet med tilsynet var å undersøke om institusjonen gjennom sitt styringssystem sikrer at lover og forskrifter blir fulgt opp. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner for føring av tvangsprotokoller
• Behandling av klager ved bruk av tvang

Det ble gitt et avvik under tilsynet:

Cocoon ressurssenter for barnevern og etnisitet informerer ikke foresatte/verger, om klageadgangen ved bruk av tvang overfor beboere på institusjon.

Det ble ikke gitt merknader ved tilsynet.

Dato: 21.6.2011

Torhild Tallaksen
revisjonsleder

Ine B. Hauklien
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Cocoon ressurssenter for barnevern og etnisitet i perioden 2.2.11 til 21.6.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernsinstitusjonene etter lov om barneverntjenester §§ 2-3 og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Cocoon ressurssenter for barnevern og etnisitet består av fire avdelinger. En avdeling er ornsorgssenter for enslige mindreårige. De tre andre tar imot barn som har tiltak fra den kommunale barneverntjenesten. Institusjonen har spesialisert seg på barn og unge med minoritetsbakgrunn, spisset mot de barna som står i fare for eller er utsatt for tvangsgifte, æresdrap, kjønnslemlestelse, menneskehandel og vold i nære relasjoner.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 2.2.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 9.6.11.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 9.6.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om tvangsprotokoller ble tilfredsstillende utført med henblikk på beskrivelse av bakgrunnen for tvang, den aktuelle situasjonen og resultatet. Videre at klageadgangen ble gjort kjent for parter og at det ble gitt hjelp til å klage, dersom dette var nødvendig.

5. Funn

Avvik 1.

Cocoon ressurssenter for barnevern og etnisitet informerer ikke foresatte l verger, om klageadgangen ved bruk av tvang overfor beboere på institusjon.

Avvik fra forvaltningsloven§ 27 jf forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneveminstitusjon § 25, jf internkontrollforskriften § 12 andre ledd bokstav g.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I den skriftlige dokumentasjonen fremkommer det ikke at verger/foresatte blir informert om deres adgang til å klage på utførelse av tvang.
• Der er ikke rutiner som tilsier at verge/foresatte skal ha informasjon ved bruk av tvang.
• Ansatte har en ulik praksis for når de informerer foresatte/verger og i hvilke tilfeller de gjør dette.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner
• Forskrift til krav om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart med oversikt over ansatte og vikarer
• Alle tvangsprotokoller fra 201O og frem til dags dato
• Rutiner for føring av tvangsprotokoller
• Rutiner for klagebehandling og oversendelse av klager
• Delegasjonsreglement

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ble ikke gjennomgått ytterligere dokumentasjon under tilsynet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Første varsel ble utsendt 26. januar (denne ble utsatt)
• Nytt varsel ble utsendt 2. februar
• Plan over dagen ble utsendt 30.mai
• Nytt forslag fra Cocoon innkom den 7.juni.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Siri Løvbukten Ine B. Hauklien Torhild Tallaksen