Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn ved Farsund kommune, Lister barneverntjeneste 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 15.juni 2011 til 2.november 2011 tilsyn med barneverntjenesten i Lister. Barneverntjenesten i Lister består av kommunene Flekkefjord, Kvinesdal, Sirdal, Farsund og Lyngdal. Farsund er vertskommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet fØlgende områder:

• Undersøkelser i barneverntjenesten, jf barnevernloven § 4-3
• Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf barnevernloven § 4-5
• Barns rett til medvirkning er undertema under begge hovedtemaene, jf barnevernloven§ 6-3

Det ble gitt to avvik ved tilsynet

1. Farsund kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

2.  Farsund kommune sikrer ikke at tiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Dato: 2. november 2011

Torhild Tallaksen
revisjonsleder

Ine R. Hauklien
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Farsund kommune, Lister barneverntjeneste i perioden 15.juni 2011 - 2.november 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfYllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lister barnevern er en interkommunal tjeneste bestående av kommunene Flekkefjord, Lyngdal, Farsund, Kvinesdal og Sirdal. Farsund kommune er vertskommune for det interkommunale barnevernet. Samarbeidet startet opp 1.1.201 O. De fem kommunene har til sammen i overkant av 33.000 innbyggere og dekker et ganske stort geografisk område.. Lister barnevern har totalt pr. 30.6.2011, 23,8 fagstillinger og 0,9 merkantil stilling. Lister barnevern har organisert seg med en enhetsleder med ansvar for barnevern, nærmeste leder til enhetsleder er kommunalsjef. Barneverntjenesten har spesialisert seg i grupper hvor en gruppe har ansvar for mottak, en for undersøkelse, en for tiltak og en gruppe for barn plassert utenfor hjemmet. Hver av gruppene har en fagleder. Undersøkelsesgruppen har nettopp innført at de skal bruke malen til Kvello i alle undersøkelser.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 15.juni 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 26. september 2011.

Intervjuer

8 personer ble intenrjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 27.september 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Den kommunale barneverntjenestens arbeid med

• Undersøkelser jf barnevernloven§ 4-3
• Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5
• Barns rett til medvirkning står sentralt under begge hovedtema. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert og til å uttale seg.

5. Funn

Avvik 1

Farsund kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Barnevernloven §§ 4-3 og 6-1. Internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav f

Avviket bygger på følgende funn:

• Kommunen overholder ikke frister for undersøkelser i alle saker. Av de 16 sakene vi fikk inn var fristene ikke overholdt i 6 av sakene.
• Det utarbeides ikke en skriftlig plan for undersøkelse i alle saker slik at oppfølging av lovkrav og kvalitetskrav til god saksbehandling sikres.
• Interne drøftinger i enkeltsaker dokumenteres ikke fortløpende i barnets journal
• I rutinehåndboka fremkommer det at det skal rapporteres om manglende oppfølging av kvalitetskrav til fagleder som månedlig skal rapportere videre til enhetsleder. Dette blir ikke etterspurt/fulgt opp av ledelsen.
• Rutinehåndbokas kap. 4 omhandler hvordan undersøkelser skal gjennomføres. Den rutinen som er laget følges ikke opp på alle punkter i praksis og den praksis som er utarbeidet følges ikke opp av ledelsen.
• Det dokumenteres ikke at der er foretatt en midtveisevaluering i sakene.
• Der blir ikke skrevet avviksskjema ved lovbrudd. Disse blir heller ikke etterspurt fra ledelsen.

Avvik 2

Farsund kommune sikrer ikke at tiltak til hjemmeboende barn blir evaluert i henhold til krav i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Barnevernloven §§ 4-5 og 6-1. Interkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav f og g.

Avviket bygger på følgende funn:

• Det fremkom i oversendte saker, ved tilfeldig søk idata og i intervjuer at ikke alle barn har tiltaksplan. Halvårsrapportene underbygger også dette funn.
• Gjeldende tiltaksplaner blir ikke alltid evaluert i samsvar med evalueringsdato
• Barn blir ikke alltid tilstrekkelig hørt ved valg av hjelpetiltak og evalueringen av disse.
• Kommunen sørger ikke for at det alltid blir innhentet opplysninger fra støttekontakter/besøkshjem ved evaluering av hjelpetiltak.
• Det skrives ikke avviksskjema ved manglende tiltaksplaner og evaluering av hjelpetiltak
• Ledelsen etterspør ikke avviksskjema for å synliggjøre svikt i tjenesten og til bruk i eget forbedringsarbeid.

6. Regelverk

• FNs konvensjon om barns rettigheter
• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over kommunen
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Rutinehåndbok
• 16 undersøkelsesrapporter
• Liste over aktive hjelpetiltak med iverksettelsesdato
• 15 tiltaksplaner

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Stikkprøver i datasystemet på tiltaksplaner og evalueringer
• Stikkprøver i datasystemet på samtaler med barn

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• E-post datert 13.september hvor vi ba om oversendelse av 15 tiltaksplaner i tillegg til dokumenter som viste evalueringer og samtaler med barn.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Ine Berit R. Hauklien revisor
Siri Løvbukten revisor
Torhild Tallaksen revisjonsleder