Helsetilsynet

 Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 1.2.2011 til 6.5.2011 tilsyn med Farsund kommune/Nav Farsund. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Revisjonen var avgrenset til tre hovedområder knyttet til

  • Håndtering av henvendelser
  • Kartlegging og innhenting av opplysninger
  • Vurderinger og beslutninger

Det ble ikke funnet avvik under dette tilsynet, men det ble gitt to merknader:

1. Farsund kommune ved Nav Farsund dokumenterer ikke at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker når innvilget stønad blir utbetalt direkte til kreditor.

2. Kommunens skriftlige orientering om kriterier for å motta akutt sosialhjelp kan tydeliggjøres slik at den blir i tråd med praksis.

Dato: 6.5.2011

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder

Birthe Guttormsen
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Farsund kommune/Nav Farsund i perioden 1.2.2011 - 6.5.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Det ble ikke avdekket avvik under revisjonen.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

 

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Farsund kommune har ca. 9400 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med to nivåer, rådmann med 3 kommunalsjefer og 25 resultatenheter, herunder Nav Farsund.

Nav Farsund ble etablert i september 2007. Kontoret er organisert med avdeling for mottak og avdeling for oppfølging med hver sin avdelingsleder. Nav leder er kommunal enhetsleder og deltar i enhetsledermøte med rådmannen/kommunalsjefen på linje med andre enhetsledere i kommunen. Nav Farsund har 19,5 årsverk hvorav 10,5 er kommunalt ansatt.

Det er etter oppstart i 2007, lagt flere kommunale oppgaver til Nav kontoret og kommunen har tilført stillingsressurser.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1.2.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 7.3.2011.

Åpningsmøte ble avholdt 31.3.2011.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav Farsund i forbindelse med formøtet.

Sluttmøte ble avholdt 1.4.2011.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Det er ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller.

Fylkesmannen har undersøkt om Farsund kommune ved Nav- Farsund sørger for at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det er lagt særlig vekt på å undersøke hvordan henvendelser om økonomisk stønad blir håndtert, herunder om reglene om taushetsplikt blir ivaretatt, om det foretas en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og om søknader blir avgjort etter en konkret og individuell vurdering.

 

5. Funn

Merknad 1:

Farsund kommune ved Nav Farsund dokumenterer ikke at det er innhentet samtykke fra tjenestemottaker når innvilget stønad blir utbetalt direkte til kreditor.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Det ble opplyst gjennom intervju at tjenestemottaker ga samtykke før denne form for utbetaling ble benyttet. Dette ble imidlertid ikke alltid dokumentert skriftlig, verken ved bruk av samtykkeerklæring eller i journalnotat.

Kommentar:

Når samtykke ikke er dokumentert skriftlig, kan det medføre risiko for uenighet om samtykke til utbetalingsmåten faktisk er gitt.

Merknad 2:

Kommunens skriftlige orientering om kriterier for å motta akutt sosialhjelp kan tydeliggjøres slik at den blir i tråd med praksis.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Ved gjennomgang av dokumenter fremkom det flere steder at nødhjelp (sosialstønad i akutte situasjoner) var betinget av at situasjonen var oppstått uforutsett. Gjennom intervju ble praksis knyttet individuell vurdering dokumentert. Individuell vurdering fremkom også ved gjennomgang av vedtak.

Kommentar:

Feilinformasjon kan medføre at det ikke søkes om slik stønad.

 

6. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2010-11-19 - 1463 Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5
  • Rundskriv A-1/2010 av 20.12.2010 Statlege rettleiande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom Farsund kommune og Nav – Vest-Agder angående etablering og drift av felles arbeids- og velferdskontor
  • Organisasjonskart, kommunens organisering i forhold til Nav Farsund
  • Organisasjonskart over Nav – Farsund, hvordan enheten er organisert i forhold til stillinger, avdelinger og ansvarsforhold
  • Oversikt over ansatte i Nav – Farsund
  • Oversikt over ansatte som forvalter lov om sosiale tjenester i Nav og deres oppgaver/myndighet knyttet til dette
  • Fordeling av arbeidsoppgaver og møtestruktur fra våren 2011
  • Årsmelding 2009
  • Søknadsskjema og maler for vedtak
  • Diverse rutinebeskrivelser, bl a
    ”Informasjon til søkere av sosialhjelp”
    Oversikt over dokumentasjon som skal innhentes
    Rutiner ved registrering av søknad
    Kommunens veiledende retningslinjer for utmåling av sosialstønad
    Praksis/retningslinjer bidrag andre formål
    Nødhjelp
  • Oversikt over opplæringstiltak første kvartal
  • Klientutvalgets funksjon
  • Kopi av 10 vedtak om tildeling av økonomisk sosialhjelp etter §§ 18 og 19 fra en bestemt periode
  • Kopi av 10 vedtak om avslag på økonomisk sosialhjelp etter §§ 18 og 19 fra en bestemt periode
  • Kopi av vedtak som i 2010 var førstegangsvedtak for 5 søkere som fikk innvilget stønad
  • Kopi av vedtak som i 2010 var førstegangsvedtak for 5 søkere som fikk avslag på stønad
  • Kopi av 10 vedtak om akutthjelp som var gjort i 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 5 klient mapper
  • Serviceerklæringer og tjenestebeskrivelser

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, datert 1.2.2011, innhenting av opplysninger
  • E-post fra kommunen med oppnevning av kontaktperson, datert 14.2.2011
  • E-post, datert 14.2.2011 med orientering om innhold i formøte
  • Mottak av dokumenter fra kommunen (15.3.2011)
  • Dagsorden for tilsynet, datert 24.3.2011

 

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Ann Kristin Stave

Avdelingsleder

X

X

 

Mona Rom Kjørrefjord

Veileder

X

X

 

Kirsten Fuglestad

Veileder

X

X

 

Anne O. Skeibrok

Veileder

X

X

 

Anne-Margrethe T. Johnsen

Kommunalsjef

X

X

X

Jan E. Salvesen

Veileder

X

X

X

Ljiljana Medic

Veileder

X

X

 

Arne Tregde

Nav-Leder

X

X

X

Sissel Brekne

Avdelingsleder

X

 

X

Line Kolnes

Veileder

 

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Birthe Guttormsen, revisor

Elin Saltrøe, revisor

Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleder