Rapport fra tilsyn med kommunens tiltak for å identifisere, utrede og følge opp hjemmeboende eldre med demenssykdom, herunder samarbeidet med fastlegene i Flekkefjord kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i samarbeid med Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomført systemrevisjon med Flekkefjord kommunen sine sosial- og helsetjenester til personer med demens i eget hjem. Tilsynet er et landsomfattende tilsyn med sosial- og helsetjenesten i 2011. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre, avgrenset til de med vedtak på helse- og sosialtjenester Kommunens ivaretagelse av grunnleggende behov hos personer med demens Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende med demens

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Under tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å påpeke ett avvik.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at kontinuitet og regelmessighet i tjenesten blir ivaretatt for personer med demens

Dato: 19. september 2011

Hanne Damsgaard
revisjonsleder

Håkon Kiledal
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Flekkefjord kommune i perioden 30. mars 2011 -19. september 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagtetilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Flekkefjord kommune har 9 013 innbyggere. Helse- og velferd er organisert som en av tre enheter under rådmannen. Kommunalsjef har det overordnede ansvaret for helse og velferdssektoren. Helse og velferd er igjen inndelt i tre tjenesteområder med helsetjenester, pleie- og omsorgstjenester og Nav. Under pleie- og omsorgstjenestene ligger Tjørsvågheimen, Hjemmebasert omsorgstjeneste, tjeneste for funksjonshemmede, psykiske helsetjenester, kjøkkentjenesten og en nyopprettet enhet som kalles forebyggende helsetjenester. Tilsynet ble gjennomført i hjemmebasert omsorgstjeneste ved sonene Lyng og Hvitveis. Hver sone yter både hjemmesykepleie og hjemmehjelpstjenester.

Av planlagte tiltak som har betydning for demente skal det opprettes et tilbud om geriatrisk daghospital tre dager i uka i nært samarbeid med SSHF Flekkefjord. Videre planlegges bofelleskap for demente med 12-14 boenheter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30. mars 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 31. mai 2011.

Intervjuer

Elleve personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 1. juni 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om kommunale pleie- og omsorgstjenester identifiserer og følger opp utviklingen av demens hos hjemmeboende eldre, avgrenset til de med vedtak om helse- og sosialtjenester. Dette omfattet også samarbeid med fastlegene om utredning, kartlegging og oppfølgning av demenssykdom.

Tilsynet undersøkte også om kommunen ivaretar grunnleggende behov ved individuell tilrettelegging, brukermedvirkning, kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutøvelsen. Tilsynet reviderte også kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at kontinuitet og regelmessighet i tjenesten blir ivaretatt for personer med demens.

Avvik fra følgende myndighetskrav: kommunehelsetjenesteloven § 2-1, jf. §§ 1-3 a og 6-3, kvalitetsforskriften § 3 og internkontrollforskriften § 4.

Kommentar:

For personer med demensutvikling/demens er det viktig at tjenestene er forutsigbare, regelmessige og innrettet slik at personer med demens opplever trygghet i forhold til ivaretakelse av tjenestebehov og gjennomføring av tjenestene. Det innebærer at kommunen må tilstrebe at tjenestene ytes regelmessig og at kontinuitet ivaretas slik at tjenestemottakeren opplever forutsigbarhet og trygghet. Kommunen må sikre at helsetjenesten ved hjemmesykepleier ivaretar disse elementene ved dekning av grunnleggende behov.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at tjenesten organiseres slik at det er færrest mulig tjenesteytere til demente brukere i hjemmetjenesten. Gjennomgangen av journaler viser at det er mange forskjellige tjenesteytere som gir tjenester til samme pasient på samme dag
• Kommunen har ikke prosedyrer eller en innarbeidet praksis for at tjenestene som gis blir ivaretatt med en rimelig grad av likhet. Det foreligger ikke plan for en systematisk oppdatering og evaluering av tiltakene i Profil.
• Det foreligger ikke beskrivelse av hva ordningen med primærkontakt skal inneholde. Dette er heller ikke kjent i organisasjonen. Det fremgår under intervju at formålet med primærkontakt var at hver bruker skulle ha en primærkontakt som hadde hovedansvaret for oppdatering av tiltakene i Profil. Tilsynet fant imidlertid ingen dokumentasjon på at denne ordningen fungerte i praksis.

6. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte i hjemmebaserte omsorgstjenester
• Kommunens handlingsplan som omhandler helse og sosialtjenestene:
  -Økonomiplan og budsjett
  -Helse og omsorgsplan, foreløpig versjon
  -Virksomhetsplan for helse- og omsorg
• Opplæringsplan for ansatte i hjemmetjenesten:
  -Kurs og opplæringsplan i hjemmebasert omsorg
  -Søknad om kompetansemidler, rapportskjema
• Oversikt over ordninger for kunnskapsoverføring og opplæring
• Redegjørelse for avvikssystemet
• Materiell som omhandler brukermedvirkning knyttet til brukere av hjemmetjenesten
• Beskrivelse av hvordan praksisen er på etterspurte områder
• Oversikt over navn på tjenestemottakere som enten har fått diagnosen demens de siste to årene eller som vi er kjent med er under utredning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 avviksmeldinger fra Profil
• 16 mapper til pasienter som er under utredning eller som har fått diagnosen dement
• Fem mapper til personer over 80 år som mottar hjemmetjenester

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn datert 30. mars 2011

• Dokumentasjon mottatt fra Flekkefjord kommune den 6. mai 2011
• Dagsorden for tilsynet datert 11. juni 2010
• E-post korrespondanse mellom revisjonsleder og kontaktperson som gikk på praktisk tilrettelegging av tilsynet

7. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Håkon Kiledal, revisor
Ingrid Mydland, revisor
Hanne Damsgaard, revisjonsleder