Rapport fra tilsyn med helsemessig og sosial beredskap i Kvinesdal kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de funn som ble påvist innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen ble gjennomført i tidsromet 27.09.2011 – 29.12.2011 og omfattet følgende områder:

Kommunens planer for helsemessig og sosial beredskap

Det ble ikke påvist avvik under tilsynet.

Dato: 29.12.2011

Geir Stangeland
revisjonsleder

Kristin Hagen Aarsland
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Kvinesdal kommunes planer for helsemessig og sosial beredskap i perioden 27.09.2011 – 29.12.2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler funn som er gjort under revisjonen, men gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.  

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kvinesdal kommune er en landkommune med ca. 5800 innbyggere. Kommunen har næringsvirksomhet innenfor flere områder med blant annet jordbruk, tungmetall og annen mellomstor industri, handel- og servicenæring og helse- og sosialtjenester. Kommunen har store jordbruksarealer, men også noe kystlinje og hei/fjellterreng. De viktigste transportformene går langs vei, men jernbanetrasséen gjennom kommunen er viktig fra et beredskapssynspunkt.

Ut fra en beredskapsvurdering vil de fleste mulige hendelser kunne inntreffe, men risiko- og sårbarhetsvurderinger (ROS) har konkludert med at det er størst fare for store hendelser knyttet til store trafikkulykker, brann i institusjonsbygg, dambrudd,  flom, svikt i strøm eller telekommunikasjon og ulykker i industrien. 

Kvinesdal kommune gjorde i 2011 et stort arbeid med å revidere og redigere ROS-analyser og er nå i gang med å redigere sine beredskapsplaner ut fra dette. De helsemessige og sosiale beredskapsplanene er revidert.  Det foreligger smittevernplan, tuberkulosekontrollprogram, panedmiplan og tilhørende tiltakskort for noen av disse i de relevante helseenhetene i kommunen.

Til grunn for de helse- og sosiale beredskapsplanene ligger enkelte ROS-analyser som er felles med den generelle beredskapsplanleggingen.

Kommunen har i tillegg til sin generelle beredskapsplan, en plan for kvalitetssikringssystemet i beredskapsarbeidet.

Den overordnete bevisstheten på helse- og sosial beredskap på ledelsesnivå i kommunen er meget god.  På ledernivå har flere gjennomgått opplæring innenfor generell beredskap. Det har for øvrig vært mye lærdom i kommunen gjennom beredskapsøvelser og faktiske alvorlige hendelser som har funnet sted. Det fremkommer at beredskapsbevisstheten går inn i de fleste områdene i kommunen. Således involveres mange i revisjonsarbeidet av ROS-analyser innen beredskap.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.09.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 29.11.2011.

Intervjuer

7  personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 29.11.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Her beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen, og som ved dette tilsynet benyttes som revisjonskriterier; d.v.s. hvilke normer kommunens systematiske tiltak og praksis vurderes opp mot.

Forskrift om internkontroll for sosial- og helsetjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedrer sine tjenester.

I følge kommunehelsetjenesteloven § 1-5 og sosialtjenesteloven § 3-6 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i

forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap. Det vises også til ”Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen»  fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009). 

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige

beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Slik revisjon av ROS analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år, og behandles i kommunestyretlike ofte.

Det stilles ikke krav til en egen plan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal kunne dokumentere hvordan de har planlagt sin beredskap på området.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. § 3 i forskriften. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak, og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskapved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandlemed politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartere bør også fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Helsedirektoratet har i dokumentet Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen kapittel 14 utarbeidet et forslag til mal for plan for helse- og sosialberedskap som dekker kravene i lov eller forskrift. Uansett hvordan kommunen organiserer arbeidet med helsemessig og sosial beredskap må momentene være med.

5. Funn

Det ble ikke påvist avvik under tilsynet.

Følgende observasjoner er gjort:

• Kommunen har beredskapsplaner som er oppdatert og politisk behandlet. Det er fastsatt plan for revisjon av planene.
• ROS-analysen er nylig revidert. Denne er behandlet på alle nivåer og i mange enheter i kommunen. ROS-analysen bærer preg av å være grundig vurdert ut fra kommunens egenart og problemer. Den er oversiktlig.
• Beredskapsplanene bygger på ROS-analyser og omfatter de områder kommunen finner nødvendig å ha planer for. Det finnes egne planer eller tiltakskort på enhetsnivå som omhandler mer stedlige beredskapsforhold. Disse skal nå gjennomgås ut fra ny ROS. Planene er laget med kjennskap til, og dels samarbeid med lokale bedrifter. Det er bevissthet på at planene skal samordnes med kommuner i Listerregionen og sykehus. Det er videre bevissthet på samarbeid med politi og brannvesen i beredskapsplaner og utøvelse.
• Innholdet i beredskapsplanene synes implementert i forskjellige ledd i kommunen. Det er generelt stor bevissthet på beredskap på mange plan og blant mange medarbeidere.
• Det foreligger varslingslister som oppdateres og som har «vikarnavn». Det foreligger planer for ressursdisponering av materiell, personell og evakueringssteder, til bolig etc.
• Det foreligger retningslinjer for informasjonstiltak.
• Det er planlagt at man skal ha beredskapsøvelser, og det har tidligere vært viktige øvelser som kommunen har brukt i erfaringsarbeidet. Kommunen har opplevd flere store, alvorlige hendelser som de har håndtert tilfredsstillende og tatt lærdom av.
• Det foreligger ikke en formell opplæringsplan av relevant personell, men det foretas jevnlig (minst årlig) en gjennomgang av beredskapsplaner med flere enhetsledere og relevant personell, samt i andre tilfeller gjennom medarbeidersamtaler.
• Kommunen har gjennom en ordning med «hilseminister» mulighet for å «fange opp» eventuell befolkning som ikke er i kommunens tjenesteapparat, men som kan få behov for hjelp ved eventuelle katastrofer (enslige, avsidesboende og lignende)
• Kommunen har trukket NAV kommune inn for å sikre befolkningens behov for akutt økonomisk- og bolighjelp.
• Smittevernplanen må oppdateres med henblikk på tuberkulose, og gjerne inneholde noe om standardtiltak og bekledning. Likevel er tuberkulosekontrollprogrammet oppdatert og det gjeldende dokument i kommunen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Helsetilsynet merker seg at det er et stort fokus på beredskap i kommunen. Denne bevisstheten er gjennomgående og samordnet på de plan og ledd som tilsynet har fått innsyn i. Det synes videre som at  styringssystemet som ligger til grunn for alle beredskapsplanene er godt fundert i kommuneledelsen, politiske organer og i de utøvende tjenestene innen helse og sosial i kommunen. Ansvarslinjer er klare og implementering av planene oppfattet på de områdene som tilsynet har revidert.

7. Regelverk

• Lov av 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift av 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov av 5.8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Forskrift av 17.6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
• Forskrift av 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
• Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Rutiner: ROS og KU i arealplanleggingen
• Sjekkliste for å vurdere potensielle ROS forhold
• Kvalitetssikringssystemet for beredskapsarbeidet i Kvinesdal kommune
• Risiko- og sårbarhetsanalyse i Kvinesdal kommune
• Beredskapsplan for Kvinesdal kommune
• Plan for helsemessig og sosial beredskap i Kvinesdal kommune
• Smittevernplan Kvinesdal kommune
• Tuberkulosekontrollprogram
• Beredskapsplan for pandemisk influensa i Kvinesdal kommune

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen i Vest-Agder og Helsetilsynet i Vest-Agder sendt 27.09.2011
• Mottatt dokumenter fra Kvinesdal kommune 31.10.2011
• Program tilsendt Kvinesdal kommune 03.11.2011

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Geir Stangeland, Helsetilsynet i Vest-Agder , revisjonsleder
Kristin Hagen Aarsland, Helsetilsynet i Vest-Agder , revisor
Yngve Aarøy, Fylkesmannen i Vest-Agder , revisjonsleder Fylkesmannen           
Bjørg Karin Tveiten, Fylkesmannen i Vest-Agder , revisor Fylkesmannen