Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 2.5.2011 – 21.10.2011 tilsyn med Lyngdal kommune/Nav-Lyngdal. Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon, og omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Håndtering av henvendelser
  • Kartlegging og innhenting av opplysninger
  • Vurderinger og beslutninger

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble funnet 2 avvik:

  • Lyngdal kommune sikrer ikke en forsvarlig kartlegging/innhenting av relevante opplysninger ved søknad om økonomisk stønad
  • Lyngdal kommune sikrer ikke at alle søknader om økonomisk stønad blir vurdert utfra en konkret og individuell vurdering

Dato: 21.10.2011

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Britt Møll Abrahamsen
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lyngdal kommune/Nav Lyngdal i perioden 2.5.2011 – 21.10.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet dette året.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige, for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader, som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Lyngdal er det ca 7 800 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med to nivåer, rådmann og enhetsledere. Nav-leder er en av kommunens enhetsledere, og deltar regelmessig sammen med de øvrige enhetslederne på møter med rådmannen. Kommunen har et ledelsesutviklingsprogram, og Nav-leder deltar på dette. Nav-leder i Lyngdal er også leder av Nav-Hægebostad.

Nav-Lyngdal ble etablert i 2007, og holder til i nye lokaler i sentrum. Kontoret har 13 årsverk fordelt på 20 personer. Nav-Lyngdal er organisert med en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling med hver sin avdelingsleder. Kommunen har blant annet etablert et eget team med representanter fra Nav og andre kommunale etater, som jobber spesielt med personer som har utfordringer knyttet til bolig.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2.5.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble gjennomført 1.6.2011.

Åpningsmøte ble gjennomført 30.8.2011.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet i løpet av 30- 31.8 2011. Intervju med rådmannen ble gjennomført 8.9.2011.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav Lyngdal i forbindelse med formøtet.

Sluttmøte: Det ble gjennomført et kort oppsummeringsmøte 31.8.2011. Selve sluttmøtet ble gjennomført 16.9.2011.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Dette gjelder stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til tre hovedområder:

  • Håndtering av henvendelser fra brukere
  • Kartlegging og innhenting av opplysninger
  • Vurdering og beslutninger

5. Funn

Avvik 1:

Lyngdal kommune sikrer ikke en forsvarlig kartlegging/innhenting av relevante opplysninger ved søknad om økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 og 6.
  • Forvaltningsloven § 17.
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Søknadene inneholder i liten grad opplysninger utover personalia og hva det blir søkt om
  • Gjennomgang av saksmapper viste at det ikke alltid var lagt ved annen dokumentasjon der søknadene var mangelfullt utfylt
  • Det foreligger ikke klare retningslinjer for hvilke opplysninger som skal hentes inn, og hvordan dette skal gjøres. Det er opp til den enkelte saksbehandler å vurdere hvilke opplysninger som er nødvendige, for å behandle søknaden
  • Det innhentes opplysninger om mange forhold (barn, helseforhold, familiesituasjon), men disse skrives ikke rutinemessig ned. Det er ikke systematikk i at det skrives journalnotat etter samtale. Det kan derfor være vanskelig å se om relevante opplysninger er innhentet
  • Samtykke til å innhente opplysninger fra andre enn offentlige etater, gjøres ikke rutinemessig. Dersom slikt samtykke innhentes, dokumenteres dette ikke skriftlig
  • Når det innhentes kontoutskrift, opplyses det kun unntaksvis om muligheten til å sladde tekst på denne

Avvik 2:

Lyngdal kommune sikrer ikke at alle søknader om økonomisk stønad blir avgjort etter en konkret og individuell vurdering

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 og 21, jf 4, 5 og 6
  • Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er en møtestruktur for å drøfte saker om økonomisk sosialhjelp, men den brukes ikke slik som planlagt
  • Vanskelige saker drøftes mellom saksbehandlere, men resultatet av disse drøftingene gjenfinnes ikke alltid i vedtak når det gjelder hensynet til individuell vurdering
  • Gjennomgang av saksmapper og vedtak viser i liten grad hvordan man er kommet frem til stønadsnivået, hvilken individuell vurdering som ligger til grunn eller hvilket skjønn som er utøvet
  • Av vedtakene kommer det ikke alltid klart frem om stønaden er gitt etter § 18 eller § 19, og det fremkommer ulik forståelse av hva som ligger i livsoppholdsbegrepet
  • Det fremkommer behov for økt kompetanse om behandling av økonomisk sosialhjelp, og at dette er tatt opp med ledelsen. På dette området er det fra kommuneledelsen ikke tatt initiativ til systematisk opplæring
  • Ved nødhjelp brukes rekvisisjon ofte som stønadsform. Det fremkommer ikke i vedtaket hvilke vurderinger som er lagt til grunn for valg av dette – heller ikke om valg av stønadsform er gjort sammen med søkeren
  • Det er utarbeidet skjema for samtykke til direkte utbetaling til kreditor. Dette brukes ikke alltid. Innhentet muntlig samtykke dokumenteres sjeldent
  • Oppgaven knyttet til økonomisk sosialhjelp er i hovedsak lagt til mottaksavdelingen. Oppfølgingsavdelingen behandler også slike saker. Det fremkommer at saker blir fordelt utfra hvem som har tid. Det kan skape uklarhet om hvem som har ansvar for oppgaven.
  • Det faglige ansvaret for saksområdet er lagt til avdelingslederne, men det fremkommer ulike synspunkter på hva dette innebærer. Det fremkommer videre at det i liten grad er samordning på saksområdet mellom avdelingslederne
  • Det er manglende system for å kontrollere resultatet av saksbehandlingen
  • Det fremkom lite kjennskap til, eller kunnskap om system for avvikshåndtering

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen skal påse at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. Fra 1.1.2010 ble det innført en plikt for kommunen til å etablere internkontroll på området økonomisk stønad. Det betyr at kommunen systematisk må planlegge, utføre, kontrollere og om nødvendig korrigere virksomhetens aktiviteter på dette området.

God kjennskap til og oversikt over lovverk på tjenesteområdet er en forutsetning for å kunne yte tjenester i samsvar med loven. Manglende opplæring er spesielt sårbart når medarbeidere får nye saksområder, slik det har vært ved Nav-Lyngdal. Systematisk arbeid med opplæring og kompetanseutvikling vil ofte være en viktig faktor, for å sikre at tjenestene er forsvarlige.

 

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr.131 Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • FOR 2010-11-19-1463 Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5
  • Rundskriv A-1/2010av 20.12.2010 Statlege rettleiande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samarbeidsavtale mellom Lyngdal kommune og Nav Vest-Agder
  • Organisasjonskart, Lyngdal kommune med oversikt over enhetsledere og rådmannens stab
  • Oversikt over ansatte på Nav-Lyngdal (navn, stilling og arbeidsområde)
  • Kommunens årsmelding fra 2010 som omhandler sosialområdet (NAV)
  • Sak til kommunestyret 9.11.2001: Satser for økonomisk sosialhjelp
  • Notat om administrative rutiner for klientutvalget
  • Lederavtale – enhetsledere
  • Delegasjon til Nav leder og avdelingslederne
  • Beskrivelse av kvalitetsverktøy for sertifisering av veilederkompetanse i Nav
  • Diverse søknadsskjema knyttet til søknad om økonomisk stønad
  • Rutine for mottak av søknad om økonomisk sosialhjelp
  • Skjema for betaling direkte til kreditor
  • Kopi av 8 vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§18 og 19, som ble gjort etter 1.3.2011
  • Kopi av 8 vedtak om avslag på økonomisk stønad etter §§ 18 og 19, som ble gjort etter 1.2.2011
  • Kopi av 5 vedtak fra 2011 som gjelder søknad om akutt hjelp
  • Kopi av 8 vedtak fra nye brukere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 8 klientmapper
  • Gjennomgang av journalnotater i datasystemet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev med varsel om tilsyn, datert 2.5.2011
  • Melding fra Nav-leder 6.5.2011 om kontaktperson for tilsynet
  • E-post fra Fylkesmannen datert 25.5.2011 med orientering om formøte
  • Kommunens innsending av dokumenter, mottatt hos Fylkesmannen innen 9.6.2011
  • Brev fra Fylkesmannen, datert 12.8.2011 med dagsorden for tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Evy-Anni Evensen

Rådmann

 

X

 

Solveig Vatne

Nav-leder

X

X

X

Anita Å. Hauan

Avdelingsleder

X

X

X

Marie Ann Salvesen

Veileder

X

 

X

Rita Vintland

Merkantil

X

 

X

Åse Svendsen

Veileder

X

 

X

Jon Erling Erlandsen

Veileder

X

X

X

Anne Marie Holmen

Veileder

X

 

X

Bjørn Fosse

Veileder

X

X

 

Marta Vinsrygg

Veileder

X

X

X

Susanne Ørner Pettersen

Veileder

X

   

Lillian Skårdal

Merkantil

X

X

 

Zvezdana Malbasa

Veileder/flyktningekonsulent

X

 

X

Bjørn Røhme Berger

Veileder

X

X

 

Monica Skomedal

Avdelingsleder

X

X

X

Thorvald Stusvik

Veileder

   

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Elin Saltrøe
Britt Møll Abrahamsen
Birthe Guttormsen
Trond Sælør (obervatør, nyansatt hos Fylkesmannen i Vest-Agder)