Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Mandal kommune/ Nav Mandal 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 7.1.2011 til 5.3.2011 tilsyn med Mandal kommune/Nav Mandal. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Revisjonen var avgrenset til tre hovedområder knyttet til

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting av opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader under dette tilsynet

Dato: 5.3.2011

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder

Birthe Guttormsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Mandal kommune/ Nav Mandal i perioden 7.1.2011 – 5.3.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten viser at det ikke ble funnet avvik eller gitt merknader under revisjonen, men den gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Mandal kommune har ca.14700 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med to nivåer, rådmann med 3 kommunalsjefer og 20 resultatenheter, herunder Nav Mandal.

Nav – Mandal ble etablert september 2008, og har vært fylkets største Nav- kontor inntil mars 2011. Kontoret er organisert med avdeling for publikumsmottak og avdeling for oppfølging med hver sin avdelingsleder. Nav- leder er kommunal enhetsleder og deltar i enhetsledermøte med rådmannen/kommunalsjefen på linje med andre enhetsledere i kommunen. Det er 25 årsverk knyttet til kontoret, hvorav 14,5 er kommunalt ansatte. På statlig side er det i 2011 blitt redusert med 5 årsverk.

I avdeling for publikumsmottak er det etablert en egen forvaltningsgruppe knyttet til økonomisk sosialhjelp.

Publikum kommer i kontakt med sosialtjenesten via to betjente skranker i kontorets inngangsparti. Det er flere samtalerom knyttet til dette inngangsområdet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 7.1.2001. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 1.2.2011.

Åpningsmøte ble avholdt 9.3.2011.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav- Mandal i forbindelse med formøtet 1.2.2011.

Sluttmøte ble avholdt 10.3.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Det er ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller.

Fylkesmannen har undersøkt om Mandal kommune ved Nav- Mandal sørger for at søknader om økonomisk stønad behandles i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det er lagt særlig vekt på å undersøke hvordan henvendelser om økonomisk stønad blir håndtert, herunder om reglene om taushetsplikt blir ivaretatt, om det foretas en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og om søknader blir avgjort etter en konkret og individuell vurdering.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader knyttet til de reviderte områdene.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010-11-19 - 1463 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-1/2010 av 20.12.2010 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Mandal kommune og Nav – Vest-Agder angående etablering og drift av felles arbeids- og velferdskontor.
• Delegasjon av myndighet fra Mandal kommune (rådmannen) til Nav Mandal
• Organisasjonskart, Mandal kommune
• Organisasjonskart over Nav - Mandal, og kontorets organisering i forhold til kommunen
• Oversikt over ansatte i Nav – Mandal
• Oversikt over ansatte som forvalter lov om sosiale tjenester i Nav og deres oppgaver/myndighet knyttet til dette
• Årsmelding 2009 samt rapporteringer til kommuneledelsen i 2010
• Søknadsskjema og maler for vedtak
• Saksbehandlingsregler, retningslinjer for skjønnsutøvelse, herunder delegasjonsmyndighet
• Oversikt over dokumentasjon som skal innhentes
• Rutiner ved registrering av søknad
• Rutiner for behandling av klagesaker
• Veiledende kommunale satser til livsopphold
• Kopi av brev fra Nav-Mandal til datatilsynet vedr konfidensialitet av publikumsmottaket på Nav- Mandal
• Kompetansekrav, veileder publikumsmottak
• Kopi av 10 vedtak om tildeling av økonomisk sosialhjelp etter §§ 18 og 19 fra en bestemt periode.
• Kopi av 10 vedtak om avslag på økonomisk sosialhjelp etter §§ 18 og 19 fra en bestemt periode.
• Kopi av vedtak som i 2010 var førstegangsvedtak for 5 søkere som fikk innvilget stønad.
• Kopi av vedtak som i 2010 var førstegangsvedtak for 5 søkere som fikk avslag på stønad.
• Kopi av 10 vedtak om akutthjelp som var gjort i 2010.
• 5 fullstendige klientmapper

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Årsmelding for 2010
• Sak vedrørende sosiallån
• Sak vedr stønad etter § 19 i lov om sosiale tjenester i Nav
• Gjennomgang av journalnotater i ”Arena”

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 7.1.2011, innhenting av opplysninger
• E-post fra kommunen med oppnevning av kontaktperson, datert 19.1.2011
• E-post, datert 20.1.2011 med orientering om innhold i formøte
• Mottak av dokumenter fra kommunen (15.2.2011)
• Dagsorden for tilsynet, datert 28.2.2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Monica B. Gundersen

Rådgiver Birthe Guttormsen

Seniorrådgiver Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleder