Rapport fra tilsyn med Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang ved Mandal ungdoms- og familiesenter 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i perioden 23.februar 2011 til 5.april 2011 gjennomført tilsyn med institusjonen Mandal ungdoms- og familiesenter. Formålet med tilsynet er å undersøke om institusjonen gjennom sitt styringssystem sikrer at lover og forskrifter er oppfylt. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller
• Behandling av klager på bruk av tvang

Det ble gitt 1 avvik under tilsynet:

Mandal ungdoms- og familiesenter sikrer ikke at foreldre blir informert om klageadgangen ved bruk av tvang.

Det ble ikke påpekt merknader under tilsynet

Dato: 27.april 2011

Torhild Tallaksen
revisjonsleder

Wenche løland
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Mandal ungdoms- og familiesenter i perioden 23. februar 2011 - 5 april 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med institusjoner etter lov om barneverntjenester §§ 2-3 og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Institusjonen består av 3 avdelinger hvorav to avdelinger ligger i Mandal og en avdeling i Lyngdal. Alle avdelingene er godkjent for å ta imot barn og unge etter alle paragrafer i barnevernloven.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 23. februar 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 5.april 2011.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 5. april 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandlingen av klager på bruk av tvang.

Tilsynet undersøkte om tvangsprotokoller ble tilfredsstillende utført med henblikk på beskrivelse av bakgrunnen for tvangen, den aktuelle situasjonen og resultatet. Videre at klageadgangen ble gjort kjent for parter og at det ble gitt hjelp til å klage, dersom dette var nødvendig.

5. Funn

Avvik 1

Mandal ungdoms- og familiesenter sikrer ikke at foreldre/foresatte gis faktisk klageadgang ved bruk av tvang overfor beboere i institusjonene.

Avvik fra forvaltningsloven § 27 jf forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon § 25, jf internkontrollforskriften § 12 andre ledd bokstav g.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I den skriftlige dokumentasjonen fremkommer det ikke at foreldre/foresatte spesifikt blir informert om deres adgang til å klage.
• Foreldre/foresatte får utdelt brosjyre over rettigheter i institusjon, men denne viser ikke til foreldre/foresatte sin klagerett.
• Der foreldre/foresatte blir informert pr. telefon om tvangsbruk, blir de ikke automatisk opplyst om at de kan klage på bruken av tvang.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner
• Forskrift til krav om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte og vikarer
• Rutiner for føring av tvangsprotokoller
• Rutiner for oversendelse av protokoller
• Rutiner for klagebehandling
• Rutiner for beslutning om bruk av tvang - delegasjonsfullmakter
• Kopi av tvangsprotokoller for 2010
• Referater fra personalmøter for siste halvår 2010 og 2011

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ble ikke gjennomgått ytterligere dokumentasjon under tilsynet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 23.02.2011
• Dokumenter fra institusjonen mottatt hos fylkesmannen 25.03.2011
• Brev datert 28.03.2011 med dagsorden for tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Torhild Tallaksen, Wenche Løland og Siri Løvbukten