Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav ved Nav-Songdalen 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 28.6.2011 – 22.11.2011 tilsyn med Songdalen kommune/Nav-Songdalen. Tilsynet ble gjennomført som systemrevisjon, og omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting av opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Denne rapporten beskriver det avviket som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Avvik:

• Songdalen kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad blir avgjort etter en konkret og individuell vurdering

Dato: 22.11.2011

Birthe Guttormsen, revisjonsleder

Britt Møll Abrahamsen, revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav-Songdalen i perioden 8.6.2011 – 22.11.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet dette året.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik, som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Songdalen er det ca 6 000 innbyggere. Kommunen er organisert etter enhetsmodellen. Administrativt har kommunen to nivåer; rådmann med kommunalsjefer og enhetsledere. Nav-leder er en av kommunens enhetsledere.

Nav-Songdalen ble etablert i 2010, og holder til i et nytt bygg sentralt i kommunen sammen med blant annet kommuneadministrasjonen. Nav-Songdalen er organisert med en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling med hver sin teamleder.

Nav-Songdalen har en fagutviklerstilling, som er lønnet av prosjektmidler fra Arbeids- og velferdsdirektoratet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 28.6.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble gjennomført 7.9.2011

Åpningsmøte ble gjennomført 11.10.2011.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet i løpet av 11-12.10.2011.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Det ble gjennomført befaring ved Nav-Songdalen i forbindelse med formøtet.

Sluttmøte ble gjennomført 12.10.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Dette gjelder stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til tre hovedområder:

• Håndtering av henvendelser fra brukere
• Kartlegging og innhenting av opplysninger
• Vurdering og beslutninger

5. Funn

Avvik:

Songdalen kommune sikrer ikke at søknader om økonomisk stønad blir avgjort etter en konkret og individuell vurdering

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf 4, 5 og 6
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4
• Avviket bygger på følgende:
• Av vedtakene kommer det ikke alltid klart frem om stønaden er gitt etter § 18 eller § 19
• Det fremkom ulik forståelse av hva som ligger i livsoppholdsbegrepet
• Det er utarbeidet kommunale retningslinjer knyttet til tannbehandling og akutt hjelp, som ikke er tråd med loven
• Rundskriv IS-17/2005, som gjelder behandling av søknader fra samboere følges ikke. Ved behandling av søknad om stønad legger Nav-Songdalen til grunn at samboere med felles barn har felles økonomi
• Det er utarbeidet egne satser for ungdom. Denne satsen brukes i enkelte saker, uten at det vises til en individuell vurdering
• Det fremkommer behov for økt kompetanse om behandling av økonomisk stønad. På dette området er det fra kommuneledelsen ikke gjennomført systematisk opplæring
• Det er manglende system for å kontrollere resultatet av saksbehandlingen
• Det er lite kjennskap til hvordan ansatte kan melde feil/uønskede hendelser, selv om kommunen har laget et system for dette
• Det er ikke foretatt systematisk risikovurdering innen dette fagområdet
• Det fremkom under intervju at plassering av ansvar og myndighet ikke er tydelig forstått i organisasjonen

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Ved tilsynet er det funnet mangler ved styringssystemet i forhold til å sikre en konkret og individuell vurdering av retten til økonomisk stønad. Manglene kan innebære at de som har rett til slik stønad ikke får ivaretatt denne retten. Kommunen har et ansvar for at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. God kjennskap til og oversikt over lovverk på tjenesteområdet er en forutsetning for å kunne yte tjenester i samsvar med loven

Fra 1.1.2010 ble det innført en plikt for kommunen til å etablere internkontroll på området økonomisk stønad. Det betyr at kommunen systematisk må planlegge, utføre, kontrollere og om nødvendig korrigere virksomhetens aktiviteter på dette området. Ifølge forskriften skal virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Manglende opplæring er spesielt sårbart når medarbeidere får nye saksområder, slik det har vært ved Nav-Songdalen. Systematisk arbeid med opplæring og kompetanseutvikling er nødvendig, for å sikre at tjenestene er forsvarlige.

Det er utarbeidet system for å melde feil/uønskede hendelser, men dette er verken kjent eller tatt i bruk. Når system for tilbakemelding og avvikshåndtering ikke brukes, kan det innebære en risiko for svikt i tjenesten – og redusert mulighet for forbedringsarbeid.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131 - Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 - Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 -11-19 – 1463 - Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001 - Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-1/2010 av 20.12.2010 - Statlege rettleiande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning, som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Songdalen kommune og Nav Vest-Agder
• Organisasjonskart, Songdalen kommune med oversikt over rådmannens stab og enhetsledere
• Oversikt over ansatte i Nav-Songdalen som forvalter lov om sosiale tjenester i Nav (navn, stilling, arbeidsområde)
• Stillingsbeskrivelse for de som forvalter kommunale tjenester i Nav
• Diverse søknadsskjema knyttet til søknad om økonomisk stønad
• Skjema som gjelder samtykke
• Kommunens årsmelding fra 2010, som omhandler sosialområdet (Nav)
• Utdrag fra rutinehåndboka som gjelder fagområdet økonomisk stønad
• Kommunens veiledende satser for økonomisk sosialhjelp fra 1.1.2011
• Rutine for mottak av søknad om økonomisk stønad
• Kopi av 7 vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19, som ble gjort etter 1.3.2011
• Kopi av 8 vedtak om avslag på økonomisk stønad etter §§18 og 19, som ble gjort etter 1.2.2011
• Kopi av 6 vedtak fra 2011, som gjelder innvilget søknad om akutt hjelp
• Kopi av 5 vedtak fra nye brukere, som fikk avslag på økonomisk stønad
• Kopi av 4 vedtak om akutt hjelp, som er gjort i 2011

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 klientmapper
• Gjennomgang av journalnotater i datasystemet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev med varsel om tilsyn, datert 28.6.2011, og e-post til tjenestesjef 10.8.2011
• Melding fra kommunen om kontaktperson for tilsynet
• E-post fra Fylkesmannen datert 22.8.2011 med orientering om formøtet
• Kommunens innlevering av dokumenter, mottatt på formøtet 7.9.2011
• Brev fra Fylkesmannen, datert 26.9.2011 med dagsorden for tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Britt Møll Abrahamsen, revisor
Monica Bjørkholt Gundersen, revisor
Trond Sælør, revisor
Birthe Guttormsen, revisjonsleder