Rapport fra tilsyn med helsemessig og sosial beredskap i Farsund kommune 2012

Sammendrag

Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens planverk for helsemessig og sosial beredskap, derunder smittevem

Farsund kommune har en overordnet ros-analyse og en plan for kriseledelse. I disse inngår overordnede elementer av helsemessig og sosial beredskap. Ros-analysen og planen er datert i desember 2011. Det foreligger egen smittevemplan, som i hovedsak er nettbasert. I tillegg finnes sektorvise beredskapsplaner for enheter innen helse-, omsorgs- og sosialtjenester. De sistnevnte ble ikke lagt frem for revisjonsteamet før revisjonsbesøket i kommunen. Men i etterhånd er det innsendt slike planer for fire enheter. Det er noe uklart hva sammenhengen er mellom enhetsplanene innbyrdes, så vel som mellom disse og overordnet plan for kriseledelse.

Ikke alle planene og ros-analyser som ligger til grunn for disse, er datert, og for mange er det ikke angitt når de skal revideres. Planene er ikke behandlet i kommunestyret siden 2004.

Det ble påvist ett avvik:

• Farsund kommune har ikke et planverk for helsemessig og sosial beredskap som ivaretar alle krav for å sikre helse-, omsorgs- og sosiale tjenester til befolkningen i en krisesituasjon.

Kristian Hagestad
revisjonslederKristin Ragen Aarsland
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Farsund i perioden 06.02.-18.06.12.

Revisjonen inngår som del av den planlagte tilsynsvirksomheten helse- og omsorgsavdelingen hos Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen. Den gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Farsund kommune har ca. 9.500 innbyggere. Den er en bykommune ved sjøen med industri og skipstrafikk. Der er store jordbruksområder. Lista-landet er et viktig samlested for trekkfugl.

Kommunen ledes av et lederlag rundt rådmannen, som bl.a. består av tre kommunalsjefer. En av disse tre har ansvar for helse og omsorg. Dette tjenesteområdet omfatter elleve enheter.

I den kommunale kriseledelsen inngår ordfører, rådmann, de tre kommunalsjefene, kommuneoverlegen og beredskapskoordinator.

Kommunen har en overordnet ros-analyse og en plan for kriseledelse, begge datert i desember 2011. I disse inngår også overordnede elementer av helsemessig og sosial beredskap. I planen er intern og ekstern varslingsliste med relevante personer.

Det foreligger egen smittevernplan, datert 11.06.11, som er nettbasert. Den har henvisning til bl.a. relevant lovverk og Folkehelseinnstituttets smittevernhåndbok. Den omtaler nærmere 14 deltema, A01- A14. Deltema A04 utgjør kommunens tuberkuloseplan. Deltema A13 gjelder infeksjonskontroll i helsetjenesten.

De ulike enhetene innen tjenesteområdet helse og omsorg har sine interne beredskapsplaner. De sistnevnte ble ikke lagt frem for revisjonsteamet før revisjonsbesøket i kommunen. Men i etterhånd er det innsendt planer for følgende fire enheter: Listaheimen, psykisk helse og barne- og ungdomstjenester, hjemmetjenester Vanse og hjemmetjenester Farsund.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.02.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.04.12 kl. 09.00-09.30.

Intervjuer

Totalt åtte personer ble intervjuet. Fire av disse hadde særlig relevans for helsemessig og sosial beredskap: Kommunalsjeffor helse og omsorg, kommuneoverlege, rådmann og beredskapskoordinator.

Sluttmøte ble avholdt 17.04. kl. 14.25-15.00.

4. Hva tilsynet omfattet

I det følgende beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen, og som ved dette tilsynet er benyttet som revisjonskriterier; d.v.s. hvilke normer kommunens systematiske tiltak og praksis er vurdert opp mot.

Forskrift om internkontrollfor sosial- og helsetjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

I følge lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 5-2 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for sin helse- og omsorgstjeneste. Tilsvarende finnes det I lov om sosiale tjenester i NAV § 16 et krav om beredskapsplan for arbeids- og velferdsforvaltningen. Disse planene skal utarbeides i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap.

Nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m.v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap. Det vises også til “Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen”  fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009).

Planverk for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten. Kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Revisjon av ros-analyser og planer bør finne sted minst hvert fjerde år, og de bør behandles i kommunestyret like ofte. Det stilles ikke krav om noen egen beredskapsplan for kommunens helse- og sosialtjenester, men kommunen skal kunne dokumentere hvordan den har planlagt sin beredskap på disse områdene.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse,jf. § 3 i forskriften. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift, som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon, slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne fram.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig å sikre at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6. Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartnere bør fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse. Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9. Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Helsedirektoratet har i dokumentet «Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» kapittel 14 utarbeidet et forslag til mal for plan for helse- og sosialberedskap, som dekker kravene i lov og forskrift. Uansett hvordan kommunen organiserer arbeidet med helsemessig og sosial beredskap, forutsettes det at disse momentene er med.

5. Funn

I dette kapittel beskrives tilsynsmyndighetenes observasjoner (kalt revisjonsbevis) og faktiske forhold som er særlig relevante for dette tilsynet.

Virksomheten kan gis avvik eller merknader med utgangspunkt i revisjonskriterier i helse- og sosiallovgivningen, herunder krav i forskrift om internkontroll om hvordan kommunen systematisk styrer sin virksomhet, og om den oppnår de resultater som lovgivningen forutsetter.

Det ble påvist ett avvik:

Avvik 1

• Farsund kommune har ikke et planverk for helsemessig og sosial beredskap som ivaretar alle krav for å sikre helse-, omsorgs- og sosiale tjenester til befolkningen i en krisesituasjon.

Dette er avvik fra lov om helsemessig og sosial beredskap av 23. 06. 2000 nr. 56 § 2-2, jf. også § 1-1, og jf. forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23. 07. 2001 nr. 881.

Observasjoner som ligger til grunn for avviket:

Forskriftens § 2

• Gjeldende planer for helsemessig ogsosial beredskap, derunder smittevernplan er ikke behandlet i kommunestyret
• Det fremgår ikke av planen hvor ofte den og de ROS-analyser det bygges på, skal oppdateres

Forskriftens § 4

• Det er uklarhet i planene om ressursdisponering av personell og utstyr i beredskapssituasjoner

Forskriftens § 6

• Plansystemet for helsemessig og sosial beredskap er fragmentert med en overordnet del i kommunens plan for kriseledelse og delplaner for elleve enheter
• Det er uklart hvordan det sikres at enhetsplanene er harmonisert innbyrdes og i forhold til kommunens plan for kriseledelse.
• Det mangler et internkontrollsystem som kan sikre at de enkelte enheter følger opp sine planforpliktelser
• Beredskapsplaner er ikke samordnet med helseforetaket.

Forskriftens § 7

• Det mangler plan for opplæring og kompetanseutvikling/-vedlikehold for personalet
• Kommunen har ikke et system som sikrer at alle ansatte er kjent med beredskapsplanverket

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984
• Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23.06. 2000 nr. 56
• Forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23. 07. 2001 nr. 881
• Lov om vern mot smittsomme sykdommer av 05.08.1994 nr. 55
• Forskrift om smittevern i helsetjenesten av 17.06.2005 nr. 610.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Plan for kriseledelse Farsund kommune, oppdatert desember 2011
• Overordnet ROS-analyse for Farsund kommune, oppdatert pr 01.12.11
• Sikkerhet- og beredskapsplan for vannforsyningen i Farsund kommune, revidert 05.07.11

Dokumentasjon som ble ettersendt etter revisjonsbesøket:

• Beredskap i Farsund kommune. Aktiviteter på beredskapsområdet i 2012.
• Rådmannens handlingsplan for 2012. (Utkast-versjon, ikke behandlet)
• Beredskapsdokumenter for Listaheimen
• Beredskapsdokumenter for enheten for psykisk helse og barne- og ungdomstjenester
• Beredskapsdokumenter for hjemmetjenesten Vanse
• Beredskapsdokumenter for hjemmetjenesten Farsund

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om beredskapstilsyn og tilsyn med helsemessig og sosial beredskap, brev fra Fylkesmannen til Farsund kommune 06.02.12.
• Program m.v. for gjennomføring av beredskapstilsyn og tilsyn med helsemessig og sosial beredskap i Farsund kommune, brev fra Fylkesmannen 28.03.12.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over kommunens deltakere på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Richard Ivar Buch	ordfører	X
August Salvesen	rådmann	X	X
Anne-Margrethe Tjøtta Johnsen	kommunalsjeffor helse og omsorg	X	X
Sigurd Waage Løvhaug	kommuneoverlege	X	X	X
Anja Pettersen	beredskapskonsulent	X	X	X
Just Quale	kommunalsjef for drift	X	X
JanHomung	enhetsleder teknisk	X	X
Kjersti Skiple Verdal	saksbehandler	X	X
Johan Martin Mathiassen	kommuneplan!egger	X	X

Fra Fylkesmannen deltok

Fylkeslege Kristian Hagestad, revisjonsleder tilsyn med helsemessig og sosial beredskap

Seniorrådgiver Kristin Hagen Aarsland, revisor tilsyn med helsemessig og sosial beredskap

Fylkesberedskapssjef Yngve Årøy, revisjonse!der for beredskapstilsyn

Rådgiver Bjørg Karin Tveiten, revisor for beredskapstilsyn