Rapport fra tilsyn med helsemessig og sosial beredskap i Flekkefjord kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet ble gjennomført etter systemrevisjonsmetodikk og omfattet følgende områder:

Kommunens helsemessige og sosiale beredskap.

Tilsynet ble utført sammen med beredskapsseksjonen i Fylkesmannens samfunnsavdeling, som hadde tilsyn med generell beredskap etter sivilbeskyttelsesloven.

Flekkefjord kommune har en generell beredskapsplan, vedtatt av bystyret 24.10.l0. Det foreligger en risiko- og sårbarhetsanalyse fra 2009. Kommunen har videre bl.a. plan for helsemessig og sosial beredskap, smittevernplan, plan for pandemisk influensa, kontinuitetsplan for helse- og omsorgssektoren ved influensapandemi, plan for evakuerte og pårørendesenter, samt diverse tiltakskort.

Det ble påvist ett avvik:

1. Flekkefjord kommune har ikke et system for opplæring som sikrer nødvendig kompetanse vedr. helsemessig og sosialberedskap.

Det ble gitt en merknad:

1. Flekkefjord kommune bør gå gjennom sine rutiner for å sikre tilfredsstillende sikkerhet av forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler; jf. forskrift 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m. v. 8.

Dato: 24.10.2012

Kristian Hagestad
revisjonsleder

Kristin Hagen Aarsland
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Flekkefjord kommune i perioden 08.06.2012. Revisjonen inngår som del av den planlagte tilsynsvirksomheten helse- og omsorgsavdelingen hos Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Tilsynet ble utført sammen med tilsyn med generell beredskap etter sivilbeskyttelsesloven, foretatt av beredskapsseksjonen i Fylkesmannens samfunnsavdeling.

Fylkesmannen har myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenester i fylket etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. 2.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten gjennom sin internkontroll ivaretar de ulike krav som stilles i lovgivningen. En revisjon omfatter undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forrebygge overtredelse av lovgivningen innenfor det temaet tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rappmien omhandler avvik som er avdekket og merknader som er gitt under revisjonen. Den gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av kommunen - spesielle forhold

Flekkefjord kommune har vel 9000 innbyggere og er en bykommune ved sjøen med vekt på sjøfart, industri, service- og primærnæringer. Sørlandet sykehus HF Flekkefjord ligger midt i byen. Det er store friluftsområder, og folketallet på sommeren øker betydelig p.g.a. turister, særlig langs skjærgården. To større øyer- Hidra og Andabeløy- kan kun nås med båt. Folketallet på Hidra, som er den største, er ca. 700.

Kommunen ledes av et lederlag med kommunalsjefer rundt rådmannen. Kommunalsjefen for helse og velferd har blant annet ansvar for helse-, omsorgs- og sosial tjenester. Kommuneoverlegen har en faglig, rådgivende rolle overfor kommunalsjefen, herunder også for helsemessig og sosial beredskap. En rådgiver ivaretar funksjon som beredskapskoordinator. Den faste kriseledelsen i kommunen består av åtte medlemmer; rådmann (leder), ordfører. tre kommunalsjefer (derunder for helse og velferd), kommuneoverlegen, beredskapskoordinator og sekretærleder. Alle har fast stedfortreder. Det foreligger varslingslister for relevante personer.

Flekkefjord kommune har en generell beredskapsplan, vedtatt av bystyret 24.10.10. Det foreligger en risiko- og sårbarhetsanalyse fra 2009. I tillegg foreligger følgende planer, som er særlig relevante for helsemessig og sosial beredskap:

• Plan for helsemessig og sosial beredskap, godkjent av bystyret 16.03.10.
• Smittevernplan, godkjent av bystyret 16.03.10
• Plan for pandemisk influensa, godkjent av bystyret 16.03.10, revidert og godkjent av rådmannen 10.08.12
• Kontinuitetsplan for helse- og omsorgssektoren ved influensapandemi, udatert, men i følge kommuneoverlegen utarbeidet i 2009.
• EPS-plan for evakuerte og pårørendesenter, utarbeidet 01.09.10, ajourført O 1.02.12

Diverse tiltakskort.

FoiTige tilsyn med helsemessig og sosial beredskap i FlekkefJord ble gjennomføt1i 2008. Det ble den gang gitt et ganske «bredt» avvik basert på relativt mange observasjoner, som var relatert til § 2-7 i forskrift om helsemessig og sosial beredskap. Siden den gang har kommunen jobbet aktivt med beredskapsspørsmål. Bl.a. har helse- og velferdssektoren vært forsterket med en prosjektstilling. Planverket er fornyet og supplert. Kommunen har også høstet erfaringer gjennom flere hendelser med beredskapsmessige aspekter de siste par 'irene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.06.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.08.2012.

lnterv,juer ble avholdt 23.08.2012. Sju personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 23.08.2012.

På sluttmøtet ble det foretatt en felles oppsummering og gjennomgang av avvik og merknader.

4. Hva tilsynet omfattet

I  det følgende beskrives krav som følger av helse- og sosiallovgivningen, og som ved dette tilsynet er benyttet som revisjonskriterier; d.v.s. hvilke normer kommunens systematiske tiltak og praksis er vurdert opp mot.

Forskrift om internkontroll tar sosial- og helsetjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

I følge lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 5-2 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for sin helse- og omsorgstjeneste. Tilsvarende finnes det i lov om sosiale tjenester i NAV § 16 et krav om beredskapsplan for arbeids- og velferdsforvaltningen.

Disse planene skal utarbeides i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap.

Nænnere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift 23.07.2001 om beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid m. v. etter lov om helsemessig og sosial beredskap. Det vises også til <<Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen»fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009).

Planverk for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvtige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten. Kommunestyret skal i følge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Revisjon av ros-analyser og planer bør finne sted minst hvert fjerde år, og de bør behandles i kommunestyret like ofte. Det stilles ikke krav om noen egen beredskapsplan for kommunens helse- og sosial tjenester, men kommunen skal kunne dokumentere hvordan den har planlagt sin beredskap på disse områdene.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse, jf. § 3 i forskriften. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget tor forebyggende tiltak og som f,rrunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må i følge § 4 omfatte prosedyrer tor ressursdisponering og omlegging av drift, som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon, slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne fram.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig å sikre at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6. Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartnere bør fremgå av planen.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse. Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf 9. Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Helsedirektoratet har i dokumentet «Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» kapittel 14 utarbeidet et forslag til mal for plan for helse- og sosialberedskap, som dekker kravene i lov og forskrift. Uansett hvordan kommunen organiserer arbeidet med helsemessig og sosial beredskap, forutsettes det at disse momentene er med.

5. Funn

I dette kapittel beskrives tilsynsmyndighetens observasjoner og faktiske forhold som er særlig relevante for dette tilsynet.

Virksomheten kan gis avvik eller merknader med utgangspunkt i revisjonskriterier i helse- og sosiallovgivningen, herunder krav i forskrift om internkontroll om hvordan kommunen systematisk styrer sin virksomhet, og om den oppnår de resultater som lovgivningen forutsetter.

Det ble påvist ett avvik.

Avvik 1

Flekkefjord kommune har ikke et system for opplæring som sikrer nødvendig kompetanse vedr. helsemessig og sosial beredskap

Dette er avvik fra forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter helsemessig og sosial beredskap av 23.07.2001 nr. 881. § 7.

Observasjoner som ligger til grunn for avviket:

• Det er ikke systematisk opplegg for informasjon til nytilsatte om helsemessig og sosial beredskap, utover det som gjelder brann
• Kommunen har ingen opplæringsplan for helsemessig og sosial beredskap
• Bortsett fra det som gjelder brann, har det ikke vært årlige øvelser knyttet til helsemessig og sosial beredskap.

Det ble gitt en merknad.

Merknad 1

Flekkefjord kommune bør gå gjennom sine rutiner for å sikre tilfredsstillende sikkerhet av forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler; jf forskriftens § 8 om forsyningssikkerhet.

Observasjoner som ligger til grunn for merknaden:

• Forsyning av materiell og utstyr er ikke nærmere omtalt i planverket.
• Det foreligger ikke liste for legemiddellager.
• Kommunen legger til grunn at nødvendige legemidler kan skaffes fra apotek og sykehus; det er ingen avtale som sikrer dette.

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.1984
• Lov om helsemessig og sosial beredskap av 23.06. 2000 nr. 56
• Forskrift om krav til helsemessig og sosial beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23.07.2001 nr. 881
• Lov om vern mot smittsomme sykdommer av 05.08.1994 nr. 55
• Forskrift om smittevern i helsetjenesten av 17.06.2005 nr. 610.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige dritt og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Risiko- og sårharhetsanalyse for Flekkefjord kommune fra 2009
• Beredskapsplan for Flekkefjord kommune datert 05.07.2012 med delplaner for informasjonsberedskap, evakuerte- og pårørendesenter og psykososialt kriseteam Sjekkliste for årlig evaluering av beredskapsforberedelser i kommunen 2011
• Plan for helsemessig og sosial beredskap, godkjent av bystyret 16.03.10. Smittevemp1an, godkjent av bystyret 16.03.10
• Plan for pandemisk int1uensa, godkjent av bystyret 16.03.10, revidert og godkjent av rådmannen l 0.08.12
• Kontinuitetsplan for helse- og omsorgssektoren ved influensapandemi, udatert, men i følge kommuneoverlegen utarbeidet i 2009.
• EPS-plan for evakuerte og pårørendesenter, utarbeidet 01.09.10, ajourfør 01.02.12 diverse tiltakskort.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over kommunens deltakere på åpningsmøte og s1uttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkesmannen deltok
Fylkeslege Kristian Hagestad, revisjonsleder tilsyn med helsemessig og sosial beredskap
Seniorrådgiver Kristin Hagen Aarsland, revisor tilsyn med helsemessig og sosial beredskap
Fylkesberedskapssjef Yngve Årøy, revisjonsleder for beredskapstilsyn
Rådgiver Bjørg Karin Tveiten, revisor tor beredskapstilsyn