Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav ved Nav Flekkefjord 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 14.2.2012 til 14.6.2012 tilsyn med Flekkefjord kommune/Nav Flekkefjord. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold fra personer med forsørgeransvar. Revisjonen var avgrenset til om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurdering(er) som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse. Det er undersøkt om barnas behov er tilstrekkelig ivaretatt i kartleggings- og vurderingsfasen.

Denne rapporten beskriver det avviket som ble påpekt innen det reviderte område :

• Flekkefjord kommune sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av søknad om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 14.6.2012

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder

Monica B. Gundersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Flekkefjord i perioden 14.2.2012 - 14.6.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten skal omhandle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Flekkefjord er en kommune med rundt 9050 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert med 2 nivåer, rådmann med 3 kommunalsjefer og enhetsledere. Nav leder er enhetsleder og rapporterer til kommunalsjef for Helse og velferd.

NAV Flekkefjord var pilot i Vest-Agder. Kontoret er organisert i tre team, to av teamene har veiledning av brukere som har behov for oppfølging over tid, et av teamene har ansvar for oppgaver relatert til personer som oppsøker mottaket for informasjon. Flyktningetjenesten er lagt til Nav kontoret samt innsøkning til spesialistbehandling for rusmisbrukere. I tillegg utfører kontoret «settekontoroppgaver» for alle Nav kontor i Vest-Agder. Det er ansatt 18 personer. Ansatte arbeider etter generalistmodell.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.2.2012

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.4.2012

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.4.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Det er ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i NAV, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller, herunder de saksbehandlingskrav og styringskrav som følger av loven.

Tema for tilsynet var avgrenset til behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Ved gjennomføring av tilsynet er det undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn, med vekt på om kommunen sikrer at søkerens situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad at det gjøres individuelle vurderinger.

5. Funn

Avvik 1:

Flekkefjord kommune sikrer ikke forsvarlig saksbehandling av søknad om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 jf §§ 4 og 5, forvaltningsloven § 17 samt forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten.

Avviket bygger på følgende:

• Det foreligger ikke felles og likeartet rutiner eller felles praksis som sikrer at relevante opplysninger innhentes ut over søkers inntekter og utgifter/ økonomiske opplysninger. Det fremkom at det var opp til den enkelte saksbehandler å etterspørre nødvendig dokumentasjon på livssituasjonen, utover det som skulle følge søknaden
• Det blir ikke på en systematisk måte kartlagt og nedtegnet opplysninger som vil være avgjørende for å vurdere barns hjelpebehov. Dette gjelder bl.a. opplysninger om sosiale og helsemessige forhold og særskilte utgifter som er nødvendige for at barn skal ha en levestandard som er tilstrekkelig for barnets behov og utvikling. Det fremkommer gjennom intervju at det innhentes opplysninger om mange forhold, men det er ikke alltid disse nedtegnes.
• Det er ikke en felles forståelse for hva som er faglig forsvarlig nivå for hvilke opplysninger som er nødvendige i saker hvor det er barn i husstanden. Barn omtales i sakene, men det fremkommer i liten grad hva som er vektlagt ved stønadsutmåling, bortsett fra de sakene hvor det er søkt om stønad direkte til barn.
• Det gjennomføres samtaler med søker, men opplysninger fra disse samtalene journalføres ikke rutinemessig.
• Det foretas ikke en systematisk gjennomgang/kontroll av om kartleggingen og vurderingen i sakene er i tråd med lov og forskrift
• Ved kontroll av vedtakene som går ut, etterspørres sjelden hvilke opplysninger om barnet som har vært lagt til grunn for resultatet.
• Det fremkom under intervju at plassering av ansvar og myndighet ikke er tydelig forstått i organisasjonen. Det fremkom ulik forståelse av hvem som har fagansvar for de sosiale tjenestene.
• Det er ikke gjennomført risikoanalyser på området økonomisk sosial hjelp.
• Det fremkom lite kjennskap til eller kunnskap om system for avvikshåndtering
• Det ble gjennom intervju gitt uttrykk for behov for mer kunnskap om hvilke opplysninger som skulle innhentes og hvordan dette skulle gjøres.
• Det fremkommer ønske om mer opplæring på feltet. Det ble vist til opplæringsplaner og kartlegging, men at dette i større grad var knyttet opp mot andre tjenester ved kontoret

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Ved tilsynet er det funnet mangler ved styringssystemet i forhold til å sikre at det innhentes nødvendig dokumentasjon/opplysninger for å behandle søknader fra personer med forsørgeransvar for barn samt kontroll med de vedtak som fattes. Manglene kan innebære at de som har rett til slik stønad ikke får ivaretatt denne retten. Kommunen har et ansvar for at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. God kjennskap til og oversikt over lovverk på tjenesteområdet er en forutsetning for å kunne yte tjenester i samsvar med loven.

Fra 1.1.2010 ble det innført en plikt for kommunen til å etablere internkontroll på området økonomisk stønad. Det betyr at kommunen systematisk må planlegge, utføre, kontrollere og om nødvendig korrigere virksomhetens aktiviteter på dette området. Ifølge forskriften skal virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Manglende opplæring er spesielt sårbart når medarbeidere får nye saksområder eller skal arbeide innenfor mange saksområder. Systematisk arbeid med opplæring og kompetanseutvikling er nødvendig i alle ledd i organisasjonen, for å sikre at tjenestene er forsvarlige.

Det er utarbeidet system for å melde feil/uønskede hendelser, men det fremkom usikkerhet om hvordan dette brukes/praktiseres. Når system for tilbakemelding og avvikshåndtering ikke brukes, kan det innebære en risiko for svikt i tjenesten – og redusert mulighet for forbedringsarbeid.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131 - Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 - Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 -11-19 – 1463 - Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001 - Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-2/2011 - Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av samarbeidsavtalen mellom Flekkefjord kommune og Nav Vest-Agder
• Bystyrets behandling av Lokal samarbeidsavtale
• Delegasjonsreglement for Flekkefjord kommunen
• Delegasjon av myndighet innenfor kommunens ansvarsområde til Nav Flekkefjord
• Intern delegasjon i Nav Flekkefjord
• Oversikt over kommunens organisering
• Organisasjonskart over Nav Flekkefjord
• Oversikt over ansatte i Nav Flekkefjord og hvilken formel kompetanse disse har
• Oppgavefordeling ved Nav Flekkefjord
• Bystyresak: Revisjon av veiledende sosialhjelpssatser, herunder Økonomisk sosialhjelp til barnefamilier
• Prosedyre for saksbehandling av sosialsøknader
• Oversikt over nødvendig dokumentasjon (informasjonsskriv til søker)
• Søknadsskjema
• Informasjonsskriv om økonomisk rådgivning
• Regnskap 2010 med årsberetning for Flekkefjord kommune
• Notat: «Opplæringsplaner + resyme av og grunnlag for den opplæring som har foregått»
• 15 saksmapper med søknader/saker fra personer med forsørgeransvar

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 saker med innsyn i enkelte journalnotater i Velferd
• Dokumenter knyttet til kommunens arbeid med å lukke avvik etter tilsyn med barnevern, helse og sosialtjenester til barn og unge ( LOT 2008)
• Stillingsbeskrivelse?
• Kompetansekartlegging?

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 14.2.2012, innhenting av opplysninger
• E-post, datert 28.2.2012 med orientering om innhold i formøte
• Mottak av dokumenter fra kommunen (19.3.2012)
• Dagsorden for tilsynet, datert 10.4.2012

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Trond Sælør, seniorrådgiver
Monica B. Gundersen, seniorrådgiver revisor
Britt Møll Abrahamsen, ass. avdelingsdirektør, revisjonsleder