Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Hægebostad og Audnedal barneverntjeneste 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Undersøkelser i barneverntjenesten jf. lov om barneverntjenester § 4-3
• Evalueringer av hjelpetiltak til hjemmeboende barn jf. lov om barneverntjenester § 4-5
• Barns rett til medvirkning

Det ble funnet to avvik:

Avvik 1

Hægebostad kommune sikrer ikke at barneverntjenesten gjennomfører undersøkelser i henhold til krav fastsatt i lov eller forskrift.

Avvik 2

Hægebostad kommune sikrer ikke at tiltak til hjemmeboende barn blir evaluert i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift. 1

Dato: 14.juni 2012

Torhild Tallaksen
revisjonsleder

Ine Berit Hauklien
revisor'

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hægebostad og Audnedal barneverntj neste i perioden 2. februar 2012 til3.mai 2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmann ns planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Hægebostad og Audnedal kommune har et interkommunalt samarbeid på området barnevern, hvor Hægebostad kommune er vertskommune.

Kommunene har til sammen rundt 3300 innbyggere. Barnevemtjenesten er organisert under enhetsleder for helse og sosial. Enhetsleder for helse og sosial er organisert direkte under rådmannen. Denne organiseringen fremkommer imidlertid annerledes på kommunens nettside. Her ligger det interkommunale barnevernet direkte under rådmannen. Det fremkommer heller ikke på nettsiden at barneverntjenesten er en del av helse og sosialenheten. Rådmannen bekreftet imidlertid at det lå feil på nettsiden og at barnevernleder skulle rapportere til enhetsleder for helse og sosial. I praksis er også det tette bånd mellom rådmannen og barneverntjenesten med mye uformell kontakt.

Barneverntjenesten har nå 4,20 stillinger, etter å ha fått midler til l,20 stillinger gjennom de øremerkede midlene på statsbudsjettet. Til tross for økningen av ansatte er dette fremdeles en liten barneverntjeneste som fort kan bli sårbare ved sykdom og ferieavvikling.

Alle saksbehandlere jobber med alle områder innen lovverket.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2.februar 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 16.april 2012.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 17.april 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynets to hovedtemaer er den kommunale barneverntjenesten undersøkelse og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende batn. Brukermedvirkning er undertema for begge hovedtemaene. Brukermedvirkning vil i denne sammenheng være barnets rett til å bli informert og til å uttale seg i saker som angår dem.

Det er den kommunale barneverntjenesten som har ansvaret for gjennomføring av undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak etter barnevernloven §§ 4-3 og 4-5. Tilsynet har vurdert om kommunen utfører disse oppgavene innenfor rammene av barnevernloven, samt forvaltningsloven, Norges forpliktelser etter FNs barnekonvensjon og gjeldende forskrifter.

For å kontrollere at undersøkelsen gjennomføres i tråd med gjeldene lov og forskriftskrav vurderte Fylkesmannen om kommunen sikrer

• At det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse
• At barns rett til medvirkning i undersøkelsesfasen ivaretas
• At det er foretatt en forsvarlig vurdering før undersøkelsen konkluderes

Ved evaluering av hjelpetiltak, vurderte Fylkesmannen om kommunen sikrer

• At det foretas en tilstrekkelig evaluering av hjelpetiltakene
• At barns rett til medvirkning ivaretas i evalueringsfasen
• At det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes

I tillegg til praksis og rutiner innen tilsynet, ble kommunens internkontroll vurdert i forhold til temaet for tilsynet. Det er i barnevernloven § 2-1 og forskrift om internkontroll et krav om at kommunen skal ha et system for internkontroll. Tilsynet har undersøkt om kommunene Hægebostad og Audnedal gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme utføres innenfor rammene av barnevernloven §§ 4-3, 4-5 og 6-3. Internkontrollen er ikke noe som er, men en kontinuerlig prosess som utgjør planlegging, utføring, kontrollering og korrigering av praksis. Fylkesmannen vurderte i hovedsak om kommunens internkontroll sikrer

• Tilstrekkelig opplæring og oppfølging av kompetanse hos de ansatte
• At det gjennomføres områdeovervåkning for å avdekke avvik eller områder med risiko for svikt og oppfølgingen av disse
• At det er oppfølging fra ledelsen med tanke på om prosedyrer og retningslinjer følges

5. Funn

Avvik 1:

Hægebostad kommune sikrer ikke at barneverntjenesten gjennomfører undersøkelser i henhold til krav fastsatt i lov eller forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven §§ 4-3 og 6-1
• Barnevernloven § 2-1 jf forskrift om internkontroll

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen har utarbeidet rutinehåndbok, denne inneholder bl.a. rutiner for hvordan en undersøkelse skal gjennomføres. Rutinene er motstridende og det er uklart ha som til enhver tid gjelder. Rutinene er uklare da de fremstår forskjellige i de ulike hovedpunktene under undersøkelse. Det fremkommer i tillegg i intervjuene at d t legges til grunn en annen praksis enn det rutinehåndboka beskriver
• Det dokumenteres ikke at det foretas skriftlige vurderinger underveis i alle undersøkelsene. Det fremkom i intervju at det ble gjort vurderinger, men de ble tkke skriftliggjort.
• Det er ikke gitt skriftlig samtykke til innhenting av opplysninger i alle saker. I de saker hvor det skal være gitt et muntlig samtykke er det ikke dokumentert hvem som har samtykket og hvor det skal innhentes opplysninger fra.
• Tjenesten har et system for skriving av avviksmeldinger. Det fremkom imidlerti under intervjuene at det er ulik forståelse for hva som er et avvik og hva de ansa1te skal skrive avviksmeldinger i forhold til.
• I undersøkelsessaker som henlegges er det ikke tilstrekkelig dokumentert hvorda!n undersøkelsen er gjennomført og de vurderinger/konklusjoner som er foretatt fø:tr henleggelsen. Sakene viser ikke om det er foretatt samtaler med barna eller hvill{e opplysninger som er fremkommet gjennom samtaler med aktuelle samarbeidsparter
• Barneverntjenesten har en opplæringsplan, men planen er tilfeldig og ikke knyttt opp til en systematisk vurdering av hvilke behov for opplæring tjenesten har. Det erte vurdert hva barneverntjenesten er i behov for å tilegne seg av kunnskap og hvordan denne kunnskapen/kompetansen kan brukes aktivt i undersøkelser.

Avvik 2:

Hægebostad kommune sikrer ikke at tiltak til hjemmeboende barn blir evaluert i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven §§ 4-5 og 6-1
• Barnevernloven § 2-1 jf forskrift om interkontroll

Avviket bygger på følgende:

• Det dokumenteres ikke i alle saker at tiltaksplaner blir evaluert.
• Tiltaksplanene blir ikke i alle saker evaluert i samarbeid med aktuelle parter
• Det fremkommer ikke i dokumentasjonen at barna blir hørt ved evaluering av hjelpetiltak.
• Tiltaksplaner blir ikke i alle saker undertegnet av parter og det fremkommer ikke dokumentasjon som begrunner årsaken til dette.
• Gjennom intervjuer og dokumentinnsyn er det ikke synliggjort at tiltaksplanen blir brukt som et aktivt verktøy
• Det skrives ikke avviksrapporter ved manglende tiltaksplaner og manglende evaluering. Dette blir ikke etterspurt av ledelsen og kan således ikke brukes til forbedring av tjenesten.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.november 1989
• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr.100
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Liste over ansatte
• Internkontrollrutiner
• Årshjul
• Kompetansehevingsplan
• Avviksskjema
• Undersøkelsesrapporter fra 2011
• Liste over barn med aktive saker

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 23 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev datert 2. februar 2012
• Oversendelse av etterspurte dokumenter datert 9.mars 2012
• Dagsorden datert 27.mars 2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Siri Løvbukten
Ine B. R.Hauklien
Torhild Tallaksen