Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV ved Nav Kristiansand 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 29.5.2012 til 22.10.2012 tilsyn med Kristiansand kommune/Nav Kristiansand. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold fra personer med forsørgeransvar. Revisjonen var avgrenset til om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurdering(er) som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse til personer med forsørgeransvar. Det er undersøkt om barnas behov er tilstrekkelig ivaretatt i kartleggings- og vurderingsfasen.

Denne rapporten beskriver det avviket som ble påpekt innen det reviderte område:

Kristiansand kommune/ Nav Kristiansand sikrer ikke systematisk kartlegging og individuell vurdering av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 22.10.2012

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder Trond Sælør
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kristiansand kommune/Nav Kristiansand i perioden 29.5.2012 – 22.10.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i innevørende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nav Kristiansand ble etablert i april 2011. Det er landets største Nav kontor. Kontoret er organisert med sju avdelinger med hver sin leder som rapporterer til en felles NAV leder. Nav leder er enhetsleder i kommunens helse- og sosialsektor som ledes av helse- og sosialdirektør. Det er fagutvikler i Nav leders stab.

Det er fem avdelinger som fatter vedtak etter Lov om sosiale tjenester i NAV (LST), Nav- senter (mottak), Nav Ungdom, Nav oppfølging, Nav KVP/tiltak og Nav intro. Det er knyttet barneansvarlig til hver av disse avdelingene.

Kommunen har i flere år hatt prosjektet «Fokus på Barn». Dette er nå knyttet til Nav Kristiansand. Kommunen har et sosialt oppfølgings- og tiltaksteam (SOFOT) utenfor Nav kontoret.

Under tilsynet er det intervjuet ansatte i to av avdelingene som saksbehandler søknader fra personer med forsørgeransvar, Nav senter og Nav oppfølging.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.5.2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 14.6.2012.

Åpningsmøte ble avholdt 10.9.2012.

Intervjuer

14 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført en omvisning i lokalene til Nav Kristiansand i forbindelse med formøtet.

Sluttmøte ble avholdt 13.9.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Det er ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i NAV, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller, herunder de saksbehandlingskrav og styringskrav som følger av loven.

Tema for tilsynet var avgrenset til behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Det er undersøkt om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas en forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad - og om det foretas forsvarlige vurderinger av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

5. Funn

Avvik 1:

Kristiansand kommune/ Nav Kristiansand sikrer ikke systematisk kartlegging og individuell

vurdering av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 jf §§ 4 og 5, forvaltningsloven § 17 samt forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten.

Avviket bygger på følgende:

• Nav kontoret skiller mellom «standard vedtak» og enkeltvedtak. Det ble opplyst at standard vedtak knytter seg til livsopphold.
• Det fremkommer av rutinebeskrivelse og gjennom intervju at det er opplysninger om søkers økonomiske situasjon samt antall barn og deres alder som innhentes som grunnlag for vedtak om standard sosialhjelp/supplerende sosialstønad. Ved gjennomgang av saksmapper og vedtak er det få spor av andre opplysninger enn antall barn, alder og faktisk forsørgeransvar
• Det fremkommer i en rutinebeskrivelse (2.6) at «i mottakssamtaler med foreldre og barn skal det innføres og registreres obligatoriske spørsmål knyttet til barns situasjon».

• Ved gjennomgang av saksmapper og journalnotater er dette i liten grad nedfelt skriftlig.
• Det er ulike opplysninger som innhentes av økonomisk saksbehandler og av veileder.
• Det fremkom at saksbehandler i all vesentlighet innhenter opplysninger om økonomiske forhold, mens veileder kartlegger andre og flere forhold knyttet til søkers livssituasjon. Innhentede opplysninger fra veileder legges ikke systematisk til grunn for saksbehandling av søknad om sosial stønad etter §§ 18 og 19.
• Opplysninger om søkers situasjon som innhentes/kartlegges av veiledere skrives i Arena, mens opplysninger som kartlegges av økonomisk saksbehandler skrives i Acos. Ansatte gir uttrykk for manglene opplæring/kunnskap om datasystemene slik at kartlagte opplysninger ikke alltid kan nyttiggjøres i saksbehandlingen.
• Det er ingen formell møtestruktur mellom økonomisk saksbehandler og veileder som sikrer at innhentede opplysninger blir lagt til grunn for vedtaket, men det fremkommer at utveksling av opplysninger som oftest skjer i et «makkerforhold»
• Kartleggingsskjema til bruk av veiledere i Nav senter var ikke kjent av alle.
• Det fremkommer i tilsendt administrativ rutine som beskriver saksgang, p.4 at søknad skal behandles i henhold til lov om sosiale tjenester i Nav, forvaltningsloven samt rutiner og retningslinjer utarbeidet av Kommunen/NAV. I henhold til kommunale retningslinjer ytes det barnetillegg for hvert barn til og med familiens andre. Fra og med 3. barn ytes kr. 1016 samtidig som barnetrygd regnes som inntekt. Ved gjennomgang av saksmapper framkommer det at Nav Kristiansand følger kommunenes retningslinjer med å yte barnetillegg for hvert barn til og med familiens andre barn. Det er i liten grad dokumentert en konkret og individuell vurdering av behovet utover kommunens satser for ordinært livsopphold. Dette bekreftes gjennom intervju.
• Nav Kristiansand bruker et datasystem som automatisk gir forslag til stønadsnivå basert på kommunens retningslinjer/sats.
• Det fremkom i intervju at spørsmål om forsvarlighet knyttet til stønadens størrelse har vært tatt opp internt, og at tilbakemelding er at kommunale retningslinjer skal følges.
• Når det søkes spesielt om stønad/tiltak for barn, innvilges dette vanligvis med henvisning til § 19. Det vurderes sjeldent om dette er en ytelse som skal gis etter § 18
• Det foretas ikke en systematisk gjennomgang/kontroll av om kartleggingen og vurderingen i sakene er i tråd med lov og forskrift. Ved kontroll av vedtakene, etterspørres sjelden hvilke opplysninger om barna som har vært lagt til grunn for resultatet. Det fremkom at kontroll av standard vedtakene i første rekke knyttet seg til at kommunale retningslinjer var overholdt.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fra 1.1.2010 ble det innført en plikt for kommunen til å etablere internkontroll på området økonomisk stønad. Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikke sikrer at kartlegging, vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar er i tråd med lov og forskriftskrav. Dette kan innebære at de som har rett til slik stønad ikke får ivaretatt denne retten. Kommunen har heller ikke kontrollrutiner som fanger opp denne type svikt, noe som medfører at kommunen mangler grunnlag for å rette forholdet.

Kommunen har et ansvar for at virksomheten er innrettet slik at søknader om økonomisk stønad behandles på en forsvarlig måte. God kjennskap til og oversikt over lovverk på tjenesteområdet er en forutsetning for å kunne yte tjenester i samsvar med loven.

Ifølge forskriften skal virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Manglende opplæring er spesielt sårbart når medarbeidere får nye saksområder eller må forholde seg til nye arbeidsmåter og ny teknologi. Systematisk arbeid med opplæring og kompetanseutvikling er nødvendig i alle ledd i organisasjonen, for å sikre at tjenestene er forsvarlige.

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131 - Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 - Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 -11-19 – 1463 - Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001 - Sosialtjenesteloven kapittel 5 / Rundskriv Hovednr. 35 til Lov om sosiale tjenester i NAV/
• Rundskriv A-2/2011 - Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt/hentet ut under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av samarbeidsavtalen mellom Kristiansand kommune og Nav Vest-Agder
• Bystyrets behandling av sak «etablering av NAV-Kristiansand
• Delegasjon fra rådmannen til direktørene av 29.02.2012
• Oversikt over kommunens organisering
• Organisasjonskart over Nav Kristiansand
• Oversikt over ansatte som arbeider med lov om sosiale tjenester i NAV, knyttet til NAV Mottak og NAV Oppfølging
• Oppgavefordeling NAV Mottak og NAV Oppfølging
• Prosedyre for saksbehandling av sosialsøknader
• Rutiner og veiledende regler for saksbehandling i sosialtjenesten (nivå 2)
• Veiledende regler for behandling av enkeltsaker
• Søknadskjema
• Dokumentasjonskrav til søknad om økonomisk sosialhjelp
• Retningslinjer for saksbehandlers og oppfølgers samarbeid med Barneansvarlig
• Årsmelding for 2010 og 2011- Helse- og sosial
• Evalueringsrapport med forslag til forbedringstiltak for NAV Kristiansand

Dokumentasjon som ble gjennomgått i NAV sine lokaler før revisjonsbesøket:

• 30 saksmapper med søknader/saker fra personer med forsørgeransvar
• Søk i datasystemene Acos og Arena for å sjekke journalnotater

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 29.5.2012, innhenting av opplysninger
• E-post, datert 5.6.2012 med orientering om innhold i formøte
• Mottak av dokumenter fra kommunen 26.6.2012)
• Dagsorden for tilsynet, datert 27.8.2012

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Monica B. Gundersen, revisor
Trond Sælør, Revisor
Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleder
Tom Egerhei, observatør