Rapport fra tilsyn med kommunens tiltak for å identifisere, utrede og følge opp hjemmeboende eldre med demenssykdom, herunder samarbeidet med fastlegene i Lindesnes kommune 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder, ved Helse- og omsorgsavdelingen, har gjennomført systemrevisjon med Lindesnes kommune sine helse- og sosialtjenester til hjemmeboende eldre med demens.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demenssykdom hos hjemmeboende eldre, avgrenset til de med vedtak på helse- og sosialtjenester
• Kommunens ivaretakelse av grunnleggende behov hos personer med demens
• Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrete behov for tjenester hos hjemmeboende eldre

Det ble gitt ett avvik:

Lindesnes kommune sikrer ikke at mulig demenssykdom fanges opp hos hjemmeboende eldre.

Dato: 26.06.2012

Toril Hagerup-Jenssen
revisjonsleder

Ingrid Mydland
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lindesnes kommune i perioden 27. januar – 26.06.2012. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse – og omsorgstjenesten § 2, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lindesnes kommune er en kystkommune med 4700 innbyggere.

For noen år siden ble det foretatt en omorganisering av tjenestetilbudet til de innbyggere som har behov for heldøgns omsorgstilbud. En fløy av sykehjemmet ble omdisponert til omsorgsboliger og antall sykehjemsplasser ble redusert.

Omsorgstjenestetilbudet er nå organisert i fem enheter, direkte under Helse- og omsorgssjefen.

• Enhet for felles ressurser, her er blant annet dagsenter for demente plassert.
• Enhet for rehabilitering og hjemmetjenester, her er hjemmetjenestene plassert og avdeling for rehabilitering og korttidsopphold.
• Enhet for varige botilbud for eldre. Her er nattevaktene organisert. Skjermet avdeling har 14 langtidsplasser og 1 korttidsplass. Her er også de 24 omsorgsleilighetene organisert, hvorav 17 er i bruk.
• Enhet for funksjonshemmede med avlastningstilbud, korttidsplasser og botilbud med tjenester.

Det er dessuten en egen enhet for legetjenester.

Enhet for rehabilitering og hjemmetjenester, enhet for varige botilbud til eldre og enhet for funksjonshemmede har alle en enhetsleder og en daglig leder.

Det ble sagt at det er pasientene med de tyngste pleiebehovene som bor i omsorgsboligene, og at det er tyngre pleiefaktor i omsorgsboligene enn på skjermet enhet. På skjermet enhet bor pasienter med demensdiagnose. Når deres fysiske pleiebehov blir svært omfattende blir de overført til omsorgsbolig. Det er kommunens ansatte som utfører alt det administrative/praktiske arbeidet knyttet til overføring fra sykehjem til egen bolig.

Det var vårt inntrykk at det var gjennomgående fokus på ivaretakelse av brukers egen mestring. Primærkontaktsystemet var gjennomført, det var etablert godt samarbeid både med legesenteret i kommunen og pårørende, og det var gjennomgående grundig dokumentasjon i Profil.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27. januar 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 7 mars 2012.

Åpningsmøte ble avholdt 24. april 2012.

Intervjuer

Tolv personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i Dokumentunderlag, kapittel 7.

Sluttmøte ble avholdt 25. april 2012

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om den kommunale pleie- og omsorgstjenesten identifiserer og følger opp utviklingen av demens hos hjemmeboende eldre, avgrenset til de med vedtak om helse- og sosialtjenester. Dette omfattet også samarbeidet med fastlegen om utredning, kartlegging og oppfølging av demenssykdom.

Tilsynet undersøkte også om kommunen ivaretar grunnleggende behov ved individuell tilrettelegging, brukermedvirkning, kontinuitet og regelmessighet i tjenesteutøvelsen. Tilsynet reviderte også kommunens evne til å identifisere og følge opp endrete behov for tjenester.

5. Funn

Avvik

Lindesnes kommune sikrer ikke at mulig demenssykdom fanges opp hos hjemmeboende eldre.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunal helse- og omsorgstjenestelov § 3-1, jf. § 4-1. Kvalitetsforskriften § 3 og internkontrollforskriften § 4.

Følgende observasjoner ligger til grunn for avviket:

• Kommunen sikrer ikke at alle ansatte som jobber med hjemmeboende eldre har tilstrekkelig kunnskap om demens. Det finnes ikke systematiske ordninger for kunnskapsoverføring og opplæring om demens.
• Kommunen har ikke oversikt over ansattes kunnskap og kompetansebehov ift. demens (kompetanseplan er under utarbeidelse).
• Kommunen sikrer ikke at ansatte med spesiell kompetanse på demens gis anledning til systematisk kunnskapsutveksling i organisasjonen.
• Under flere av intervjuene kom det frem at flere opplever at demenssykdom fanges opp for sent.
• Det sikres ikke at viktige observasjoner fra dagsenter videreformidles systematisk på tvers av enheter.
• Uklare ansvarslinjer både vertikalt og horisontalt kan vanskeliggjøre en helhetlig oversikt over kommunens tilbud og oppfølging av demente.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Lindesnes kommune har egen hjemmeside med beskrivelse av tjenestetilbud og organisasjonskart, dette er beskrevet i kap.2.

Av intervjuene gikk det frem at flere ansatte opplevde styringslinjene med mange ledernivåer som uklare, og fortsatt forholdt seg til forrige leder. Dersom ikke ledelsen sikrer at styringslinjer og oppgavefordeling blant de ansatte er klare, vil man kunne risikere at hjemmeboende eldre ikke får de tjenester de har behov for.

Helse- og omsorgsetaten har mange ansatte med lang erfaring og mye kompetanse i forhold til eldre med demens, særlig ved skjermet avdeling. Kommunen hadde til sammen hele 92 deltakere ved opplæringsprogrammet Demensomsorgens ABC og Eldreomsorgens ABC i 2011, men det var uvisst hvor mange det var av disse som hadde tatt demensomsorgens ABC. Kommunen har et eget demensteam, sammensatt av ansatte som tar del i daglig drift. Disse deltar i utredning av demente, men de har ikke fått avsatt tid til systematisk videreformidling av sin kompetanse til andre. Mangel på systematisk opplæring gjør at ikke alle ansatte som jobber med hjemmeboende eldre har kunnskaper til å kunne identifisere tegn på demens. Kommunen har heller ikke sjekklister eller lignende verktøy som kan gi ansatte veiledning i forhold til å identifisere demens hos hjemmeboende eldre, eller skriftlige rutiner for når lege skal kontaktes for utredning. Dette vil kunne medføre at hjemmeboende eldre som utvikler demens ikke får nødvendig utredning, oppfølging og tjenester så tidlig som ønsket i sykdomsforløpet.

Kommunen opplyser at kompetanseplan for de ansatte er under utarbeidelse. Det er viktig at en slik plan inneholder oversikt over både ansattes kompetanse og kompetansebehov, og at kommunen følger opp med nødvendig ekstern eller intern opplæring.

Enhetene har jevnlig personalmøter og tverrfaglige møter. Det fremkom likevel under tilsynet at problemstillinger i forhold til eldre med demens sjelden er tema under disse møtene, og at det ikke i tilstrekkelig grad legges til rette for oppmøte i en travel arbeidsdag.

Det fremgikk videre at leder for dagtilbudet for demente etter oppfordring om samarbeid omkring hjemmebesøk til demente, sjelden ble invitert til møter i hjemmetjenesten. Mangel på utveksling av viktige observasjoner fra dagsenteret ble derfor ikke nedtegnet eller etterspurt. Dersom ikke kommunen legger til rette for faste møtepunkter for de ansatte, vil erfaringsutveksling skje tilfeldig, uten at en sikrer at vanskelige problemstillinger blir drøftet.

Kommunen bør sørge for at arbeidstakere med kompetanse på demens medvirker i interne fora, slik at samlet kunnskap i helse- og omsorgsetaten utnyttes på best mulig måte.

Kommunen oppgir at siste brukerundersøkelse ble gjennomført i 2004. Eldre er som kjent en

brukergruppe som ofte viser tilbakeholdenhet i forhold til å klage, noe som innebærer at kommunen aktivt må innhente deres erfaringer for å kunne nyttiggjøre seg disse i utviklingen av tjenestetilbudet. Når det gjelder tjenestetilbudet til eldre med demens vil også pårørende kunne ha verdifull informasjon som kan brukes systematisk i kommunens kvalitetsarbeid.

Flere ansatte nevner ernæring og tvang som eksempler på områder hvor de mener det er fare for svikt i tjenestetilbudet til eldre med demens. Det er viktig at ledelsen skaffer oversikt over områder der det er fare for svikt. Ledelsen må foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen, for å sikre kontinuerlig bedring av virksomheten. Kommunen har et fungerende avvikssystem, og god meldekultur blant de ansatte. Noen ansatte ga imidlertid utrykk for usikkerhet om hva som er å definere som avvik. Slik usikkerhet kan føre til at avvik ikke blir meldt, og at det derved ikke blir iverksatt tiltak for å hindre gjentakelse. Kommunen bør i større grad sikre en felles forståelse av hva som er avvik.

Avvik meldes systematisk oppover i ledelsen, og helse- og omsorgssjefen holder oversikt over statistikk.

7. Regelverk

• Lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift 14. april 2000 nr 328 om fastlegeordningen i kommunene
• Forskrift 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen

• Stillingsbeskrivelser for enhetsledere i helse-og omsorgsetaten, daglig leder i enhet for rehabilitering og hjemmetjenester og for gruppeleder i enhet for varige botilbud for eldre.
• Organisasjonskart Helse- og omsorgsetat
• Ansvarsfordeling i Profil
• Beskrivelse av gruppefunksjonen i hjemmetjenesten
• Beskrivelse av helse- og omsorgsetaten
• Demensteam ansvar og oppgaver
• Hjemmesykepleie, beskrivelse og standard
• Ansattoversikt i enhet for varige botilbud for eldre og enhet for rehabilitering og hjemmetjenester
• Iplos- registrering
• Virksomhetsplan HO, revidert februar 2012
• Personlig hygiene og naturlige funksjoner
• Sjekkliste ny bruker i hjemmetjenesten
• Korttidsopphold og avlastningsopphold på institusjon
• Møtet med bruker
• Målsetting for Helse- og omsorgsetaten
• Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling og tilpasset omsorg
• Hjemmesykepleie, system for opplæring av nyansatte
• Oversikt over kontaktpersoner og ressurspersoner i fagteam
• Pasientansvarlig sykepleier
• Rutine for bruk av PDA i Lindesnes kommune
• Selvstendighet og egenomsorg
• Trygghet, respekt og forutsigbarhet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler til tolv hjemmeboende pasienter

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Ingrid Mydland, revisor
Hanna Nilsen, revisor

Toril Hagerup-Jenssen, revisjonsleder