Rapport fra tilsyn med målsetting og plan for ungdommens opphold på institusjonen og ivaretakelse av ungdommens opplæring ved Mandal ungdoms-og familiesenter 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i perioden 2. februar til 13. mars 2012 gjennomført tilsyn med institusjonen Mandal ungdoms- og familiesenter. Formålet med tilsynet er å undersøke om institusjonen gjennom sitt styringssystem sikrer at lover og forskrifter er oppfylt.

Denne rapporten beskriver de awik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsforskriften § 7, herunder:

• Målsetting og plan for ungdommens opphold på institusjonen
• Institusjonens ivaretakelse av ungdommens opplæring

Det ble gitt 1 avvik under tilsynet:

Mandal ungdoms - og familiesenter sikrer ikke at det utarbeides nye handlingsplaner ved endring av plasseringsvedtak.

Det ble gitt en merknad ved tilsynet.

Mandal ungdoms- og familiesenter anbefales å skriftliggjøre ansvarsforholdet i institusjonen i forhold til beboers rett og plikt til opplæring.

Dato: 27.mars 2012

Siri Løvbukten
revisjonsleder

Wenche L. Becker-Eriksen
revisor

Ine B. Rolstad Hauklien
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Mandal ungdoms- og familiesenter i perioden 2. februar - 26. mars 2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernvirksomheten i kommunene og føre tilsyn med institusjonene etter lov om barneverntjenester §§ 2-3 og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Institusjonen består av tre avdelinger, med noe geografisk avstand til hverandre. En avdeling er lokalisert i Mandal, en i Lyngdal og en i Søgne. Sistnevnte er en helt ny avdeling og fikk sin godkjenning i desember 2011. Alle avdelingene er godkjent for å ta imot barn og unge etter alle paragrafer i barnevernloven.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 2. februar 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 13. mars 2012.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt samme dag, 13. mars 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Institusjonens rutiner og praksis for å ha en målsetting og plan for oppholdet og at ungdommen får opplæring som samsvarer med regelverket.

Tilsynet gjennomgikk det etterspurte, innsendte materiale fra institusjonen i henhold til tema.

5. Funn

Avvik 1

Mandal ungdoms - og familiesenter sikrer ikke at det utarbeides nye handlingsplaner ved endring av plasseringsvedtak.

Avvik fra barnevernloven §§ 2-3 og 5-7 jf. tilsynsforskriften § 7 tredje ledd, jf. Internkontrollforskriften § 12 andre ledd bokstav g.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremkom ikke i den skriftlige dokumentasjonen at alle handlingsplaner var på plass. To av elleve handlingsplaner var ikke på plass.
• Det fremkom ikke i rutinene og gjennom intervjuene hvordan institusjonen sikret en jevnlig vurdering av handlingsplanene.

Merknad 1

Mandal ungdoms- og familiesenter anbefales å skriftliggjøre ansvarsforholdet i institusjonen i forhold til beboers rett og plikt til opplæring.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om tilsyn i barnevernsinstitusjoner
• Forskrift til krav om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Skriftlige rutiner knyttet opp til tema
• Vedtak, tiltaksplaner og handlingsplaner for alle beboerne

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tertialrapport i forhold til rapportering av skoletilbud og dagtilbud fra den enkelte avdelingsleder.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 2. februar 2012.
• Dokumenter fra institusjonen mottatt hos Fylkesmannen den 28. februar 2012.
• Plan for dagen ble sendt ut 5. mars 2012.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Wenche L. Becker-Eriksen, Ine B. Rolstad Hauklien og Siri Løvbukten