Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV ved Nav Marnardal 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder gjennomførte i perioden 15.3.2012 til 29.6.2012 tilsyn med Marnardal kommune/Nav Marnardal. Tilsynet, som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad til livsopphold fra personer med forsørgeransvar. Revisjonen var avgrenset til om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse. Det er undersøkt om barnas behov er tilstrekkelig ivaretatt i kartleggings- og vurderingsfasen.

Det ble ikke funnet avvik. Det ble gitt en merknad:

• Kommunen kan forbedre kontrollrutinene med de vedtak som sendes ut

Dato: 29.6.2012

Britt Møll Abrahamsen
revisjonsleder

Trond Sælør
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Marnardal kommune/Nav Marnardal i perioden 15.3.2012 – 29.6.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten viser at det ikke ble funnet avvik under revisjonen, men den gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Marnardal er en innlandskommune i Vest-Agder med et innbyggertall på ca. 2220. Kommunen er administrativt organisert med 2 nivåer, rådmann med 2 kommunalsjefer og enhetsledere. Nav-leder er enhetsleder og rapporterer til kommunalsjef på fagområdet sosiale tjenester og til rådmannen generelt vedrørende drift av Nav kontoret. Nav kontoret er i kommunehuset hvor også samarbeidende etater er lokalisert.

Nav Marnardal har felles leder med Nav Audnedal og Nav Åseral. Det blir gjennomført daglige videomøter mellom kontorene i de tre kommunene.

NAV Marnardal har to personer i tillegg til Nav leder som i mer eller mindre grad har arbeidsoppgaver knyttet til det reviderte området.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.3.2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 25.4.2012.

Åpningsmøte ble avholdt 23.5.2012.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav Marnardal i forbindelse med formøtet.

Sluttmøte ble avholdt 24.5.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

<

Det er ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i NAV, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller, herunder de saksbehandlingskrav og styringskrav som følger av loven.

Tema for tilsynet var avgrenset til behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Ved gjennomføring av tilsynet er det undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn, med vekt på om kommunen sikrer at søkerens situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad og at det gjøres individuelle vurderinger.

5. Funn

Merknad 1:

Kommunen kan forbedre kontrollrutinene med de vedtakene som sendes ut.

Merknaden er bygget på følgende:

• Det er kontrollrutiner knyttet til saksbehandling, men da kontoret i perioder kun har en medarbeider til stede kan kontrollen bli vanskelig å gjennomføre.
• Enkelte vedtak har kun en underskrift selv om rutinen sier to.
• Ansatte og ledelse ga uttrykk for risiko på dette området da man i en periode fremover ville få endringer i personalet.

Kommentar:

Marnardal kommunes styringssystemer og Nav Marnardal sin praksis knyttet til styring, vurderes til å tilfredsstille de krav til internkontroll som fremgår av forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen. Som det fremgår av merknaden som ble gitt under tilsynet, vurderer Fylkesmannen at det vil styrke sikkerheten for at lovkravene overholdes dersom gjeldende rutine på området i større grad gjennomføres.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131 - Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 - Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 -11-19 – 1463 - Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv I-34/2001 - Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-2/2011 - Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Marnardal kommune og NAV Vest-Agder
• Oversikt/ beskrivelse av kommunens delegasjonssystem:
• Reglement for politisk virksomhet i Marnardal kommune
• Delegasjon til kommunalt ansatt NAV leder
• Etablering av NAV-kontor :Kommunestyrevedtak av 16.06.2008
• NAV - delegering av myndighet av 11.08.2008
• Organisasjonskart over NAV Åseral, Audnedal og Marnardal
• Kommunens organisering i forhold til NAV Marnardal
• Oversikt over ansatte i NAV Marnardal som forvalter Lov om sosiale tjenester i NAV
• Årsmelding for NAV - kommune for 2010 og 2011
• Dokumenter/rutiner knyttet til saksbehandling av søknader:
  Rutine for behandling av saknader om økonomisk stønad
• Rutine for behandling av søknader om nødhjelp
• Rutinebeskrivelse for saksbehandling i Velferd
• Rutinebeskrivelse for registrering av ny bruker i Velferd
• Søknadsskjema om økonomisk stønad
• Informasjonsskriv: Orientering til søkere av økonomisk stønad
• Mal for forvaltningsmelding
• Mal for vedtak om økonomisk stønad/nødhjelp
• Utbetalingsanvisning for kontant utbetaling av nødhjelp
• Rutiner for saksflyt ved søknad om økonomisk stønad
• Marnardal kommunes vedtak på utmåling av stønad til livsopphold av 11.02.2002
• Rutine for internkontroll ihht. Lov om sosiale tjenester i NAV § 5
• Rutine for avvikshåndtering
• Rutine for avviksregistrering i Kvalitetslosen
• Rutiner ved bosetting av flyktninger
• Søknad om midler til styrking av innsats mot barnefattigdom 2012
• Virksomhetsplan i NAV Åseral, Audnedal og Marnardal
• 12 brukermapper

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Perm med kopi av vedtak fra 2012

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 15.3.2012, innhenting av opplysninger
• E-post, datert 30.3.2012 med orientering om innhold i formøte
• Mottak av dokumenter fra kommunen (4.5.2012)
• Dagsorden for tilsynet, datert 18.5.2012

8. Deltakere ved tilsynet

<

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Trond Sælør
Seniorrådgiver Monica B. Gundersen
Fung. avdelingsdirektør Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleder