Rapport frå tilsyn med folkehelsearbeidet i Åseral kommune 2013

Samandrag

Statens helsetilsyn har det overordna faglege ansvaret for tilsyn etter lov om folkehelsearbeid, jf. § 32 i loven. Statens helsetilsyn har lagt opp til eit landsomfattende tilsyn etter lov om folkehelsearbeid i 2014. I det høvet blei nokre fylke inviterte til å gjennomføre pilottilsyn i 2013. Fylkesmannen i Vest-Agder er eitt av tre fylke som gjennomførte dette. I alt blei det utført tilsyn i tre kommunar i fylket.

Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påvist innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Om kommunen har løpande oversikt over helsetilstanden i befolkninga, og dei positive og negative faktorane som kan verke inn på denne.
• Om det på bakgrunn av dette oversiktsarbeidet blir vurdert om det er behov for justeringar av løpande tiltak, og/eller behov for å sette i verk (nye) tiltak
• Om det løpande oversiktsarbeidet legg til rettes for arbeidet med det samla oversiktsdokumentet, som skal utarbeidast kvart fjerde år, og som skal vere klart ved oppstart av arbeidet med planstrategien til kommunen etter plan- og bygningsloven § 10-1.

Det blei påvist eitt avvik ved tilsynet.

Avvik

• Kommunen har ikkje gjennom tilstrekkeleg styring sikra løpande oversikt over helsetilstanden i befolkninga og negative så vel som positive faktorar som verkar inn på denne.

Kristian Hagestad
revisjonsleiar

Fredrik Dahl
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med Åseral kommune i perioden 25.06.13 - 17.03.14. Revisjonen inngår som ein del av den planlagte tilsynsverksemda til Fylkesmannens i 2013.

Fylkesmannen er gitt mandat til å føre tilsyn etter lov om folkehelsearbeid § 31.

Føremålet med ein systemrevisjon er å vurdere om verksemda gjennom internkontrollen sin ivaretar ulike krav i lovgivninga. Ein revisjon omfattar undersøking av:

• Kva for tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og forebygge brott på lovgivninga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• Tiltaka blir følgte opp i praksis og om nødvendig blir korrigerte
• Tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivninga blir følgt opp

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved granskning av dokument, ved intervju og ev. andre undersøkingar (verifikasjonar).

Rapporten etter tilsyn omtalar ev. avvik som er avdelte og merknader som er gitt under revisjonen. Den gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda utfører innanfor dei områda tilsynet omfatter.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav gitt i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift, men der det er grunn til å peike på rom for forbetring.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Åseral er ein landkommune i indre, vestre Vest-Agder med store hei- og fjellområde. Åseral er ein stor kraftkommune. Sentrale næringar elles er jord- og skogbruk og turisme. Åseral har eit rikt kulturliv. Folketalet per 01.01.13 var 912, talet har vore temmeleg stabilt dei siste ti åra.

Åseral er organisert med bl.a. tre avdelingar, leia av kvar sin avdelingssjef; Kultur og oppvekst, Levekår og Utvikling og drift. Kommunen har folkehelserådgiver i 20 % stilling, organisatorisk plassert i avdelinga for levekår. Det ligg føre plan for endringar i organisatorisk modell, bl.a. med folkehelserådgivar knytta nærare til rådmannen.

Kommunehelseprofilen utarbeidd av Nasjonalt folkehelseinstitutt for 2013 viser bl.a. at Åseral har lågare andel barn med einsleg forsørgjar enn landet totalt. Andelen uføretrygda under 45 år er høgare enn landsnivået. Vurdert etter data frå fastlege og legevakt er andelen med psykiske symptomer og lidingar så vel som personar med diabetes 2 lågare enn landsnivået; medan andelen med plager og sjukdom knytta til muskel- og skjelettsystemet er høgare.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei utsendt 25.06.13.

Dokument: Oversikt over dokument kommunen har oversendt i samband med tilsynet, og som er gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei ikkje arrangert.

Opningsmøte fann stad 05.12.13.

Intervju: Seks personar blei intervjua.

Sluttmøte fann stad 05.12.13.

4. Kva tilsynet omfatta

I folkehelsemeldinga, Meld. St. 34 (2012-13), uttaler regjeringa i kapittel 7.1.3 at tilsyn med folkehelseloven skal bidra til å støtte kommunesektoren sine eigne aktivitetar for å ivareta folkehelse gjennom sitt plan- og styringssystem. Det går her fram at tilsynet bør innrettast mot dei fireårige plansyklusane i kommunen.

Ved avgjerda om tema for pilottilsyna har Statens helsetilsyn lagt vekt på uttalinga i folkehelsemeldinga om at ein ved gjennomføring av tilsynsaktivitet skal ta omsyn til at folkehelsearbeidet skal integrerast i det øvrige planarbeidet i kommunen. Av dette følgjer at det må takast høgde for kor i planprosessen kommunen er på tilsynstidspunktet. Ved avgjerda er det også lagt vekt på at både folkehelseloven og forskrifta ennå er relativt nye, med ikrafttreding respektivt 01.01. og 01.07.12.

Ut frå dette har Helsetilsynet fastsett at tilsynet skal omfatte om kommunen sikrar, gjennom tilstrekkeleg styring og leiing (internkontroll) at:

• Den har løpande oversikta over helsetilstanden i befolkninga og dei positive og negative faktorane som kan verke inn på denne. Det inneber at:
  - den løpande oversikta er basert på kunnskap frå opplysningar som statlege helsestyresmakter (og fylkeskommunen) gjer tilgjengelege, kunnskap frå dei kommunale helse- og omsorgstenestene, kunnskap om faktorar og utviklingstrekk i miljø og lokalsamfunn som har innverknad på helsa i befolkninga, folkehelseutfordringar og tiltak som er identifiserte i kommunale planar
  - kunnskapen som følgje av den løpande oversikta blir nytta som grunnlag for å identifisere folkehelseutfordringar i kommunen, årsaksforhold (kva som påverkar folkehelsa og på kva slag måte) og konsekvensar desse forholda kan ha for folkehelsa.
• Det på bakgrunn av dette oversiktsarbeidet blir vurdert om det er behov for justeringar av løpande tiltak, og/eller behov for å sette i verk (nye) tiltak.
• Det løpande oversiktsarbeidet legg til rettes for arbeid med det samla oversiktsdokumentet som skal utarbeidast kvart fjerde år og vere klart ved oppstart av arbeidet med kommunal planstrategi etter plan- og bygningsloven § 10-1.

5. Funn

Det blei avdekt eitt avvik under tilsynet.

Avvik

• Kommunen har ikkje gjennom tilstrekkeleg styring sikra løpande oversikt over helsetilstanden i befolkninga og negative så vel som positive faktorar som verkar inn på denne.

Dette er avvik frå følgjande krav i lovverket

- Lov om kommunenes folkehelsearbeid § 5

- Forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 4-5

Følgjande observasjoner ligg til grunn for konklusjonen ved tilsynet:

• Ved tilsynsbesøket 05.12.13 blei det presentert eit dokument «Helseoversyn 2013, versjon 1.0, utkast per 04.12.13»
• Dokumentet dekker punkt a-b i forskrifta § 3, men ikkje eller i liten grad punkta c-f.
• Dokumentet har ein del med kvalitative vurderingar, kjeldene er her uklare
• Det framgår ikkje om kunskapar innhenta frå kommunale helse- og omsorgstenester inngår i dokumentet
• Dokumentet omtaler også tenestetilbod og tiltaksforslag innafor dette feltet
• Kommuneoverlegen har tatt hovudrolla i oversiktsarbeidet, den kommunale prosessen fram mot denne ansvarsplasseringa framstår som uklar
• Ansvaret for oversiktsarbeidet er ikkje allment kjent i den kommunale organisasjonen
• Det er uklart korleis forholdet er mellom det ansvaret som ligg til folkehelsegruppe/folkehelsekoordinator og det som kommuneoverlegen har
• Aktivitetar knytta til oversiktsarbeid og anna folkehelseinnsats framstår som sårbar.
• Krav om fireårsdokument er delvis ukjent i den kommunale leiinga
• Det føreligg ingen klar plan for vidare prosess med utvikling av løpande helseoversikt fram til fireårsdokumentet, som skal vere eit premiss for planstrategien i starten av ny valperiode
• Mangel på oversiktsdokument fram til nå kan ha gjort at tiltak ikkje er iverksett eller justert ut frå kunnskap om uheldige utviklingstrekk.

6. Regelverk

• Lov om kommunenes folkehelsearbeid LOV-2011-06-24-29, spesielt
  - § 31 Statlig tilsyn
  - Kap. 2 Kommunens ansvar, derunder § 5 Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer i kommunen
  - § 27 Samfunnsmedisinsk kompetanse
  - § 30 Internkontroll
• Forskrift om oversikt over folkehelsen FOR 2012-06-28-692
• Lov om planlegging og byggesaksbehandling LOV- 2008-06-27-71, spesielt § 10-1 Kommunal planstrategi

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon som blei gjennomgått før og under revisjonsbesøket:

• Organisasjonskart Åseral kommune
• Ny organisatorisk modell for Åseral kommune
• Evaluering av den administrative organiseringa i Åseral kommune 2013 del 2; samt udatert saksframstilling om dette temaet for kommunalutvalet og kommunestyret
• Kommunal planstrategi for Åseral kommune 2012
• Vedtak av kommunal planstrategi for Åseral kommune 2012-2015, kommunestyresak 12/44
• Levekårsplan 2010-2011
• Kommuneplan for Åseral 2011-2020
• Revidering av kommuneplanen for Åseral – forslag til planprogram pr. 09.02.2010
• Kommuneplan for idrett og fysisk aktivitet 2012-2015 (2012-2023)
• Økonomiplan 2014-2017 – Budsjett 2014
• Årsmelding 2012 Åseral kommune
• Plan for verksemda ved Åseral barnehage og Åseral barne- og ungdomsskule, 2012-2014
• Åseral kommune – Helseoversyn 2013, Versjon 1.0 Utkast pr. 04.12.13.
• Overordna mål og strategiar for folkehelsearbeidet i Åseral kommune; udatert og usignert notat
• Rutinar for vedlikehald av oversikt og påverknadsfaktorar, udatert og usignert notat
• Folkehelselova kapittel 2 – samordning av oppgåver, udatert og usignert notat
• Stillingsbeskrivelse for planleggjar, udatert
• Stillingsbeskrivelse for helsesøster, datert 02.04.2008
• Stillingsbeskrivelse for einingsleiar Utvikling, datert 03/2012
• Stillingsbeskrivelse for einingsleiar for barnehage / barnehagefagleg ansvarleg, udatert
• Notat om folkehelsekoordinator, udatert, signert Randi Byremo
• Notat: Ti sentrale personar innan folkehelsearbeidet i Åseral, tittel og namn, udatert
• Folkehelseprofil Åseral 2013, Folkehelseinstituttet

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev av 25.06.13 frå Fylkesmannen i Vest-Agder til Åseral kommune v/rådmann: Varsel om tilsyn med kommunalt folkehelsearbeid
• Brev av 16.10.13 frå Fylkesmannen: Endring av dag for tilsynsbesøk, innhenting av førehandsinformasjon
• Brev av 22.11.13 frå Fylkesmannen til Åseral kommune: Dagsorden m.v. ved tilsynsbesøk 05.12.13
• E-post av 02.12.13 frå Åseral kommune v/kommuneoverlegen: Oversending av informasjon

8. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen på neste side er det gitt ein oversikt over deltakarane frå kommunen på opnings- og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen deltok:

• Frå embetsleiinga
  - Ass. fylkesmann Tom Egerhei, revisor
• Frå helse- og omsorgsavdelinga
  - Fylkeslege Kristian Hagestad, revisjonsleiar
  - Seniorrådgivar Fredrik Dahl, revisor
• Fra miljøvernavdelinga
  - Seniorrådgivar Vibeke Wold Sunde, revisor