Rapport fra tilsyn ved Cocoon ressurssenter for barnevern og etnisitet 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest-Agder har i perioden 9. september 2013 til 8. november 2013, gjennomført tilsyn med institusjonen Cocoon ressurssenter for barnevern og etnisitet. Formålet med tilsynet er å undersøke om institusjonen gjennom sitt styringssystem sikrer at lover og forskrifter er oppfylt.

Denne rapporten skal beskrive eventuelle avvik og merknader som blir påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Barnevernloven § 5-9, jf. rettighetsforskriften § 1 og tilsynsforskriften § 7.

• Forsvarlig omsorg og behandling
  Daglig omsorg
  Oppfølging i skole og opplæringstilbud
  Oppfølging av fritidsaktiviteter
  Beboernes  medvirkning

Barnevernloven § 6-10

• Politiattester

Det ble ikke gitt avvik eller merknad under tilsynet.

Dato: 12.11.2013

Siri Løvbukten
revisjonsleder

Ine B. Rolstad Hauklien
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Cocoon i perioden 9. september - 12. november 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernvirksomheten  i kommunene og føre tilsyn med institusjonene etter lov om barneverntjenester  §§ 2-3 og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering  av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Cocoon ressurssenter for barnevern og etnisitet består av 3 avdelinger med til sammen 12 plasser. Institusjonen kan ta imot barn fra 10-18 (23) år etter følgende plasseringsparagrafer  i barnevernloven:  §§ 4-4,5. ledd, 4-12, 4-6, 1. og 2. ledd, 4-24, 4-25 og 4-26. Institusjonen tar ikke imot plasseringer etter bvl. § 4-24, 1.ledd, annet strekpunkt; « ved vedvarende misbruk av rusmidler». Institusjonen har spesialisert seg på barn og unge med minoritetsbakgrunn med ulike omsorg- og hjelpebehov som f.eks. de barna som står i fare for eller utsatt for tvangsgifte,  menneskehandel,  æresdrap, kjønnslemlestelse  og vold i nære relasjoner.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen  omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 9.september 2013. Tilsendte dokumenter ble mottatt hos Fylkesmannen den 9. oktober 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 22. oktober 2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt den 22. oktober 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Institusjonens rutiner og praksis knyttet til tilsynstemaet.

Tilsynet gjennomgikk etterspurt, innsendt dokumentasjon fra institusjonen i henhold til temaet.

Tilsynet intervjuet ansatte i forhold til temaet.

Tilsynet ba om ytterligere dokumentasjon under tilsynet, jf. punkt 8.

5. Funn

Tilsynet fant ikke avvik fra lov og forskrifter i forhold til det oppsatte temaet.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Institusjonen har hatt stor utskiftning av personalet fra midten av 2012. Institusjonen har gjennomført en omfattende opplæring og veiledning av ansatte. Det er en høy andel av de ansatte som har barnevernfaglig utdannelse. Institusjonen har arbeidet med å få interne rutiner til å fungere gjennom alle ledd i organisasjonen, noe som gjenspeilet seg gjennom intervjuer av ansatte på ulike nivåer i organisasjonen.

7. Regelverk

Lov om barneverntjenester

Lov om behandlingsmåten  i forvaltningssaker Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner

Forskrift til krav om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning  som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Skriftlige rutiner knyttet opp til tilsynstemaet
• Internkontrollsystemet  til institusjonen
• Oversikt over ansatte
• Planer for beboerne
• Husordensregler
• Institusjonsplan
• Politiattester

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 6 ukeplaner som ulike hovedkontakter hadde ansvar for å følge opp
• 6 referat fra beboernes husmøter, 2 fra hver avdeling

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 9. september 2013.
• Dokumenter fra institusjonen mottatt hos fylkesmannen den 9. oktober 2013
• Plan for dagen ble utsendt 14. oktober 2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene  deltok:

Revisorer: May Britt Pedersen
Ine B. Rolstad Hauklien

Revisjonsleder: Siri Løvbukten