Rapport fra tilsynet med sosiale tjenester ved Nav Hægebostad, Hægebostad kommune 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Vest – Agder gjennomførte i perioden 02.04.2013 – 21.08.2013 tilsyn med Hægebostad kommune/ NAV Hægebostad. Tilsynet som ble gjennomført som systemrevisjon, omfattet behandling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i NAV, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller, avgrenset til temaet forsvarlig saksbehandling av søknader generelt og søknad fra personer med forsørgeransvar for barn spesielt.

Det ble ikke funnet noen avvik eller gitt merknader.

Dato: 21.08.2013

Trond Sælør
revisjonsleder

Birthe Guttormsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Hægebostad, Hægebostad kommune i perioden 02.04.2013 – 21.08.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler det som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Rapporten viser at det ikke ble funnet avvik eller gitt merknader under revisjonen, men den gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke muligheter for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV Hægebostad ble etablert i 2010. Det er et lite Nav kontor. Det ble i 2012 fattet 95 vedtak etter lov om sosiale tjenester ved kontoret. Kontoret er organisert med felles Nav leder med nabokommunen Lyngdal. Hægebostad har avsatt 0,5 stillingshjemmel til Nav kontoret. Nav stat har 1,8 stillingshjemler ved kontoret. Saksbehandler knyttet til lov om sosiale tjenester i Nav er også ansatt i halv stilling ved Nav Lyngdal. I denne organiseringen ligger det muligheter for samarbeid mellom kommunene på Nav feltet. Dette utnyttes ved at de bruker hverandre for å drøfte saker og for å avlaste hverandre ved behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.04.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt06.05.2013.

Åpningsmøte ble avholdt 11.06.2013.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøteble avholdt 12.06.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Det er ført tilsyn med forvaltningen av økonomisk stønad etter §§18 og 19 i loven, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller, avgrenset til temaet forsvarlig saksbehandling av søknader generelt og søknad fra personer med forsørgeransvar spesielt.

Fokuset i tilsynet har vært delt inn i to områder: Kartlegging, vurdering med påfølgende beslutning/vedtak. Det har vært spesielt fokus på ivaretakelse av barn under de to fokusområdene.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader knyttet til de reviderte områdene.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr.131 - Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 - Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 -11-19 – 1463 - Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv A-2/2012 - Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kopi av samarbeidsavtalen mellom Nav Hægebostad og Nav Vest-Agder
• Organisasjonskart
• Utdrag av kommunens handlingsplan som omhandlet sosialtjenestene
• Delegasjonsreglementet for Nav Hægebostad/Hægebostad kommune
• Rutinebeskrivelse for sosiale tjenester i Nav Hægebostad
• Ulike interne skjema til bruk i saksbehandlingen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 18 søknader med dokumentasjon
• Gjennomgang av 15 saker med dokumentasjon
• Søk i Acos og Arena for å sjekke journalnotater i 10 saker.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 02.04.2013, innhenting av opplysninger
• Formøte for å avklare og presentere tilsynet ytterligere
• Mottok dokumenter fra kommunen 14.05.2013
• Dagsorden for tilsynet, datert 28.05.2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Birthe Guttormsen, revisor
Elin Saltrøe, revisor
Trond Sælør, revisjonsleder