Rapport fra tilsyn med Kvalifiseringsprogrammet i NAV ved NAV Kristiansand 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.
• Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Det ble gitt ett avvik ved tilsynet:

Kristiansand kommune sikrer ikke en forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet

Dato: 16.12.2013

Trond Sælørrevisjonsleder

Birthe Guttormsenrevisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kristiansand kommune/NAV Kristiansand i perioden 28.08.2013 -16.12.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med NAV etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Kristiansand er det ca. 85000 innbyggere. NAV Kristiansand ble etablert i april 2011. Det er landets største NAV kontor. Kontoret er organisert med sju avdelinger med hver sin leder som rapporterer til en felles NAV leder. NAV leder er enhetsleder i kommunens helse- og sosialsektor som ledes av helse- og sosialdirektør.

Det er fire avdelinger som fatter vedtak etter Lov om sosiale tjenester i NAV (STL), NAV­ senter(mottak), NAV Ungdom, NAV oppfølging og NAV intro.

NAV Kristiansand hadde frem til 06.05.2013 en egen avdeling som jobbet med kvalifiseringsprogrammet. Ressursene til KVP jobbing ble redusert og arbeidet med kvalifiseringsprogrammet fordelt med to stillinger til ungdomsavdelingen for brukere under 25 år. Fire personer ble fordelt til oppfølgingsavdelingen for brukere over 25 år. En av disse fire stillingene er teamkoordinator og har fagansvar og koordinerer jobbingen med kvalifiseringsprogrammet. Felles for de andre i dette teamet er at de jobber både med kvalifiseringsprogrammet og med andre saksfelt i NAV. På tidspunktet hvor tilsynet ble gjennomført var to av de fire under opplæring.

Under tilsynet er det intervjuet en person fra NAV - senter/mottaket, en fra NAV ungdom og tre fra NAV oppfølging. I tillegg er leder for NAV oppfølging, leder ved NAV kontoret og helse- og sosialdirektøren intervjuet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.08.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 24.09.2013.

Åpningsmøte ble avholdt 05.11.2013.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.11.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om Kristiansand kommune/ NAV Kristiansand sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet nærmere om kommunen sikrer tilgjengelighet til tjenesten, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikrer forsvarlig kartleggings-, vurderings- og beslutningsprosesser ved tildeling av kvalifiseringsprogram. Innenfor forsvarlig gjennomføring undersøkte tilsynet nærmere om tidsfrister for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og omfang av tjenester er forsvarlig og i tråd med lov og forskrift.

5. Funn

Avvik:

Kristiansand kommune sikrer ikke gjennom tilstrekkelig styring en forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringspro grammet

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i NAV § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold) Lov om sosiale tjenester i NAV § 4 (krav til forsvarlighet)

Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 (internkontroll)

Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV §§ 4 og 5. Forskrift om kvalifiseringsprogram - og stønad § 1

Avviket bygger på følgende:

• I 7 av 14 saker utbetales KVP stønad uten at det foreligger noe program, enten hvor program ikke er utarbeidet eller program er utløpt.
• Ved oppstart foreligger vedtak og program, men det er venteliste på foreslått tiltak. KVP stønaden utbetales fra vedtaksdato.
• Det mangler stoppvedtak når deltaker har blitt borte fra programmet eller fått innvilget permisjon.
• I de 14 sakene vi gjennomgikk mangler det fastlagte evalueringstidspunkt i programmet som er kjent for deltaker.
• Programmene er lite konkrete på innhold og hva aktiviteten går ut på. Det er derfor vanskelig å fastslå om lovens krav om program tilsvarende 37.5 timer er innfridd.
• Det er innvilget KVP i 2 av 14 saker selv om arbeidsevnevurderingen konkluderer med «situasjonsbestemt innsats»,
• I 3 av 14 saker er saksbehandlingstiden fra søknad til oppstart i program gått over fristen på 6 mnd.
• I 3 av 3 saker hvor deltaker har avsluttet KVP har de ikke fått deltakerbevis.
• Det fremkommer ikke skriftlig notater i sakene som underbygger brukermedvirkning. I 11 av 14 saker foreligger ikke bruk av egenvurderingsskjema.
• Gjennom intervjuene kommer det frem uklar ansvarsdeling mellom koordinator for KVP, avdelingsleder i oppfølgingsavdelingen og nestleder i oppfølgingsavdelingen når det gjelder KVP.
• Koordinator for KVP har ansvar for oppfølgingsavdelingen og ungdomsavdelingen når det gjelder KVP. I praksis fungerer det kun i forhold til oppfølgingsavdelingen
• Det foreligger et system for avvikshåndtering, men dette er lite kjent for de ansatte.
• Det er manglende system for å kontrollere resultatet av gjennomføringen av KVP
• Fremmøtelistene danner grunnlag for riktig utbetaling av stønad. Rutinene i forhold til kontroll av at disse listene er riktig, er mangelfull.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Fra 1.1.2010 ble det innført en plikt for kommunen til å etablere internkontroll på områder som omfattes av sosialtjenesteloven i NAV. Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Kommunen har et ansvar for at virksomheten er innrettet slik at gjennomføringen av KVP programmet følges opp på en forsvarlig måte.

KVP er en engangsytelse som kan fås inntil to og et halvt år. Det er derfor ekstra viktig at programmet har tilstrekkelig innhold i hele perioden for å nå målet om arbeid og aktivitet. Det er et krav at NAV kan tilby en tett og koordinert oppfølging. NAV må derfor ha et system for å evaluere, kontrollere og justere slik at virksomheten har tilstrekkelig ressurser til å ivareta rettighetene til den enkelt i tråd med lov og forskrift.

Ifølge forskriften skal virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Manglende opplæring er spesielt sårbart når organisasjonen omorganiseres og medarbeidere får nye saksområder, nye arbeidsmåter og ny teknologi.

Systematisk arbeid med opplæring og kompetanseutvikling er nødvendig i alle ledd i organisasjonen, for å sikre at tjenestene er forsvarlige.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

Forvaltningsloven av 10.02.1967

Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Fylkesmannen ba om begrenset dokumentasjon da Fylkesmannen førte tilsyn med NAV Kristiansand for ett år siden og hadde mye kunnskap om organisasjonen og avtaler som foreligger.

• Nytt organisasjonskart
• Oversikt over ansatte som jobber med temaet for tilsynet
• Rutinebeskrivelser om saksflyten når det gjelder KVP
• Rutiner knyttet til KVP, slik som kartlegging, behovsvurdering, delegasjon på saksområdet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ble den 29 og 30 oktober gjennomgått 21 saksmapper på Nav Kristiansand. Etter gjennomgåelsen fikk vi bistand av fung. avdelingsleder til å gå gjennom de samme sakene i de ulike datasystemene. Dette for å danne et best mulig inntrykk av jobben som gjøres med kvalifiseringsprogrammet.
• Befaring i mottak/ Nav senter

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 28.08.2013
• Svar fra kommunen om kontaktperson
• Etterspurte dokumenter mottatt 15.10.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkesmannen deltok:
Birthe Guttormsen, revisor Elin Kristensen, revisor Trond Sælør, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet