Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved Kristiansand kommune, barneverntjenesten 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Det ble gitt 1 avvik under tilsynet:

• Kristiansand kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet.

Torhild Tallaksen
revisjonsleder

Wenche Becker Eriksen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kristiansand kommune, barneverntjenesten i perioden 3. januar 2013 - 11. juni 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfattet
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kristiansand kommune har nettopp foretatt en omorganisering av sosialsektoren. Etaten ledes av helse- og sosialdirektøren, som har virksomhetsledere under seg. Barneverntjenesten er organisert un er virksomhetsleder for barne- og familietjenester. Under virksomhetsleder er tjenesteleder som er leder for barneverntjenesten. Barneverntjenesten er delt inn i grupper for barnevernvakt, barne- og familieavdeling, ungdomsavdeling og fosterhjem og institusjonsavdeling. Hver gruppe ledes av en avdelingsleder, med fag og personalansvar.

Fosterhjem og institusjonsavdelingen har barn plassert etter barnevernloven §4- 12 og barn plassert etter §§ 4-24 og 4-26. Frivillige plasseringer eter barnevernloven § 4-4 femte ledd blir fulgt opp av tiltaksgruppa.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3.januar 2013.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 9. april 2013.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11.april 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sne styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet utføres i tråd med myndighetskrav.

Tilsynet var avgrenset til å gjelde tidsrommet fra barnet er flyttet inn og så lenge det bor i fosterhjemmet. Arbeid med flytting eller tilbakeføring til hjemmet er ikke en del av tilsynet. Tilsynet er avgrenset til å gjelde barn under 18 år. Ettervern inngår ikke i tilsynet.

Tilsynsfører i fosterhjemmet og statlige familiehjem er ikke en del av tilsynet.

5. Funn

Avvik 1

• Kristiansand kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester §§ 4-16 og 4-22.
• Forskrift om fosterhjem §§ 7 og 8 samt forskrift om internkontroll i barneverntjenesten.

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen gjennomfører ikke de lovpålagte hjemmebesøk. Gjennomgang av mappene og 1/2 års rapport, viser at fosterhjemmene ikke får det minimum av antall besøk som loven krever. Ledelsen sikrer ikke at gjennomføringen av de lovpålagte besøk er utført. Dette fremkommer i dokumentasjon og intervjuer.
• Kommunen har ikke felles rutiner for hva som skal være innholdet i eller hvordan gjennomføre et hjemmebesøk. Planer og annen informasjon som er innkommet fra forrige besøk blir ikke brukt aktivt i forberedelsen til neste besøk. Dette fremkommer i intervjuer og dokumentasjon.
• Kommunen dokumenterer ikke alle innkomne opplysninger fra samarbeidsinstanser. Dette fremkom i intervjuer.
• Kommunenes ledelse har ikke utviklet prosedyrer, rutiner eller andre tiltak for å sikre oppfølgingen av barn i fosterhjem. Ledelsen har ikke fulgt med på hvordan dette arbeidet blir utført og det er ikke en felles forståelse for hva et hjemmebesøk skal inneholde.
• Kommunene gjennomfører ikke vurderinger av sårbare områder knyttet til oppfølgingen av barn i fosterhjem. Dette fremkom i intervjuer.
• Kommunen bruker ikke klager, avviksmeldinger o.l. til systematisk gjennomgang og forbedring av fosterhjemsarbeidet. Det finnes rutiner for avviksrapportering, men det er uklart hvordan disse blir fulgt opp og brukt til forbedring av tjenesten. Dette fremkom i intervjuer.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Lov om barneverntjenester § 2-1 annet ledd, sier at kommunen skal ha internkontroll for å sikre at oppgavene utføres i samsvar med lov eller i medhold av lov. Kravet til internkontroll innebærer at kommunenes ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av barnevernlovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Gjennom tilsynet har vi avdekket at kommunen ikkje sikrer at oppfølgingen av barn i fosterhjem er i tråd med lov og forskrift. Dette kan innebære at barn i fosterhjem ikkje blir ivaretatt. Kommunen har heller ikkje kontrollrutiner som fanger opp denne typen svikt, noe som fører til at kommunen mangler grunnlag for å rette på forholdet.

I følge forskrift om internkontroll skal virksomheten sørge for at erfaringer frå foreldre og barn blir brukt til forbedring av tjenesten. Virksomheten skal skaffe oversikt over tjenesten der hvor det er fare for svikt og utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen.

7. Regelverk

• Lov 1992-07-17 nr. 100: Lov om barneverntjenester
• Lov 1967-02-10 - Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift 2005-12-14 - Forskrift om internkontroll for kommunen oppgaver etter lov om barneverntjenester
• Forskrift 2003-12-18 - Forskrift om fosterhjem

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Oversikt over ansatte
• Rutinehåndbok og interne arbeidsdokumenter for FIA (fosterhjem og institusjonsavdeling)
• Kurs og aktivitetsplan
• Liste over barn plassert i fosterhjem
• Rapport fra Forvaltningsrevisjonen og kommunerapport fra ASSS­ nettverk 2012

Dokumentasjon som ble gjennomgått før revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 24 mapper, hvorav 8 plassert etter barnevernloven § 4-4 femte ledd, 2 etter §4-7 og 14 plassert etter § 4-12

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 3.1.2013
• Mottak av dokumenter datert 21.2.2013
• Dagsorden datert 19.3.2013
• Telefonsamtale vedrørende dagsorden

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpnings1nøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Siri Løvbukten, revisor
Wenche Becker Eriksen, revisor
Torhild Tallaksen, revisjonsleder
Kristin Løvseth, observatør

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet