Rapport fra tilsyn med kvalifiseringsprogrammet i NAV ved NAV Kvinesdal 2013

Fylkesmannen i Vest-Agder

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Regelverk

7. Dokumentunderlag

8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynet omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i NAV er i samsvar med lov om sosiale tjenester i NAV. Under tilsynet undersøkte vi om tjenesten er tilgjengelig for aktuelle deltakere, om kartlegging av sakene er tilstrekkelig og om vurderingene er forsvarlige, også om det er en individuell vurdering i den enkelte sak. Videre undersøkte vi om deltakerne får oppfølging i samsvar med loven.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader under tilsynet.

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Trond Sælør
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV-Kvinesdal i perioden 04.07.2013 – 22.11.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Kvinesdal kommune er det ca 5870 innbyggere. Kommuneadministrasjonen ligger i kommunens sentrum. Kommunen er organisert med rådmann, kommunalsjefer og flere tjenesteenheter. NAV som tjenesteenhet er organisert under sektor for samfunnsutvikling, som ledes av kommunalsjef.

NAV Kvinesdal er organisert med en enhetsleder og to avdelingsledere og flere faggrupper. Fagansvarlig har et særlig ansvar for å holde seg og gruppa oppdatert i forhold til endringer i lovverk og for å vedlikeholde retningslinjer, iverksette rutiner og arbeide systematisk for å nå enhetens mål. Det er en egen faggruppe for kvalifiseringsprogrammet (KVP) i NAV. I 2012 var det 9 personer i Kvinesdal kommune, som var deltakere i KVP.

I tillegg til de obligatoriske kommunale tjenestene i NAV, ligger også introduksjonsloven, rusarbeid og Husbankens låne- og tilskuddsordninger til kontoret (bortsett fra bostøtte, som er lagt til Servicetorget i kommunen). NAV kontoret har 6,5 kommunale årsverk inkludert en engasjementstilling, og 4,7 statlige årsverk.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.07.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 7, Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 13.08.2013.

Åpningsmøte ble avholdt 3.09.2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7, Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i publikumsmottaket ved NAV Kvinesdal 13.08.2013

Sluttmøte ble avholdt 04.09.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Under tilsynet undersøkte vi om tjenesten er tilgjengelig for alle aktuelle deltakere, om kartleggingen av sakene er tilstrekkelig og om vurderinger er forsvarlige – også om det blir foretatt individuelle vurderinger i den enkelte sak.

Kommunen skal ha internkontroll etter lov om sosiale tjenester i NAV § 5, og forskrift om internkontroll gitt i medhold av loven. Tilsynet undersøkte om, og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at de oppgaver som er pålagt etter loven blir gjennomført.

5. Funn

Det ble ikke gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknader under tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Forvaltningsloven av 10.02.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning, ble levert til tilsynet under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Kvinesdal kommune og NAV Vest-Agder
• Organisasjonskart over NAV Kvinesdal
• Kommunens organisering i forhold til NAV Kvinesdal
• Oversikt over ansatte i NAV Kvinesdal, med oppgavefordeling
• Årsmelding fra 2012, som gjelder tema for tilsynet
• De 5 siste vedtakene om tildeling av KVP med underlagsmateriale
• Skjema som brukes i saksbehandlingen av KVP
• Rutinebeskrivelser om saksflyten når det gjelder KVP
• Rutiner knyttet til KVP, slik som kartlegging, behovsvurdering, delegasjon på saksområdet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 elektroniske journaler (velferd, gosys, Arena), KVP deltakere
• 11 saksmapper, KVP deltakere
• Kommunens hjemmeside på internett

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 04.07.2013
• Svar fra kommunen om kontaktperson
• Etterspurte dokumenter gitt tilsynet på formøtet 13.08.2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Trond Sælør, revisor
Elin Kristensen, observatør
Birthe Guttormsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet