Rapport fra landsomfattende tilsyn med helsestasjoner ved Lyngdal helsestasjon, Lyngdal kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen O til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring.

Det ble ikke funnet avvik ved tilsynet.

Dato: 9.10.13

Geir Stangeland
revisjonsleder

Hanne Damsgaard
revisor

Dokumentet er godlgent elektronisk og har derfor ingen underskrift.

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved helsestasjonen i Lyngdal, Lyngdal kommune i perioden 14.05.13 - 09.10.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn med helsestasjoner i Norge.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten, jf. Lov om statlig tilsyns med helse- og omsorgstjenesten.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lyngdal er en bykommune i Vest-Agder med ca. 8000 innbyggere. Kommunen har næringsvirksomhet innenfor flere områder med blant annet jordbruk, mellomstor industri, handel- og servicenæring og helse- og sosialtjenester. Kommunen har en relativt ung befolkning og har et stort flyktning/ asylmottak i forhold til kommunene størrelse. Det er ca. 100- 120 fødsler i året i kommunen.

Kommunen har en relativt «flat» struktur i ledelsen med rådmannen i spissen. Rådmannen har en ledergruppe, men det er flere tjenesteenheter som rapporterer rett til rådmannen. En av disse enhetene er "Enhet for barn og unge", der bl.a. helsestasjon og skolehelsetjenesten er organisert. Enheten ledes av KarenE. Lind som også er ledende helsesøster.

Helsestasjon og skolehelsetjenesten har ca. 4 helsesøsterstillinger, 20% helsestasjonslege, 10% skolelege ansatt. I tillegg er en flyktningesykepleier 70%, merkantil 80 % samt jordmor og familieveileder nært knyttet opp til helsestasjonen og har overgripende funksjoner innen enheten for barn og unge. Det er god utnyttelse av personalet og omfattende samarbeid og gjensidig bistand mellom de ulike personellgruppene. I tillegg er kommuneoverlegen tilstede i enheten 1-2- dager i uken. Man har inntil nå ikke hatt ansatt en kommunal fysioterapeut, noe som vil skje i nær fremtid. Det har imidlertid vært godt samarbeid med en privat barne­ fysioterapeut. Tilsynsteamet understreker imidlertid behovet for kommunal fysioterapeut for å sikre denne tjenesten. Både lege og helsesøstre er trygge på at man har sikret undersøkelser og oppfølging som ligger til dette faget. Enheten preges av gjennomgående samordnet praksis og av god kommunikasjon mellom de ulike personellkategoriene.

To av helsesøsterstillingene har vært besatt av sykepleiere som ikke har helsesøsterutdanning. Men det bekreftes at disse alltid har kunnet bli veiledet, og at det aldri har vært tvil om deres funksjon. Samme helsesøster følger barnet fra småbarn og gjennom skoletiden. Det er foretatt brukerundersøkelser som er kjent blant alle ansatte, og som er tatt til følge. Man har jevnlig personalmøter der tilbakemeldinger og evaluering av tjenesten er en del av innholdet. Det kommunale avvikssystemet brukes i liten grad, men den kontinuerlige evalueringen av daglig drift sikrer internkontrollen. I den nye kommuneplanen som snart skal vedtas, legges det opp til et økt fokus på å bruke systemet «kvalitetslosen» i hele kommunen. Det er bevissthet på både helsestasjon, skolehelsetjeneste og kvalitetssikring i ledelsen i kommunen.

Alle veiledere for helsestasjonen er godt kjent og nye oppdateringer/ endringer innføres systematisk. Alle helsekontroller gjennomføres og det er meget lav terskel for å ta inn barn utenom de faste kontrollene både hos helsesøster, helsestasjonslege og flyktningesykepleier. Det er meget godt samarbeid med både andre kommunale og spesialisthelsetjenester til barn som har sammensatte behov. Tolketjeneste brukes alltid der det er behov, som regel telefontolk og bevisstheten og forståelsen av dette er gjennomgående hos alle. Man er klart bevisst på vurdering av feilernæring og vekstproblemer hos barn og griper fatt i dette på en tilfredsstillende måte.

Man har innført et relativt nytt Winmed-3 IT system som har vært problematisk, men ved joumalgjennomgang var det eneste som ble bemerket at man ikke hadde notert ned fastlegens navn. Dette var praksis i det gamle systemet, og det har vært flere årsaker til at det ikke er gjennomført enda. Tilsynsteamet påpeker behovet for dette. Fastlegen orienteres imidlertid alltid ved henvisninger etc. Ansvarsgrupper, koordinatorfunksjon og individuell plan er etablert praksis.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt i slutten av juni 2013.. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet ble mottatt 08.08.13. Disse er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Programbrev ble sendt ut den 28.08.13

Åpningsmøte ble avholdt den 16.09.13.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 17.09.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter følgende tema i «Helsetjenester for barn 0-6 år», at;

• kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen O til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring.

5. Funn

Det ble ikke påvist avvik eller merknader ved tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om tilsyn med helse- og omsorgstjenesten i kommunene
• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Pasient- og brukerrettighetsloven
• Helsestasjonsforskriften
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunene helsetjeneste
• Journalforskriften
• Forskrift om virksomshetsovergripende pasientjournal
• Nasjonale veiledere for helsestasjoner, herunder;
  - Veileder til forskrift av 3. april2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS- 1154)
  - Faglige retningslinjer for oppfølging av premature barn (IS-1419)o Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS- 1235)
  - Nasjonale faglige retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736)
  - Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og unge (IS-1734)
  - Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet)
  - Veileder om kommunikasjon via tolk for ledere og personell i helse- og omsorgstjenestene (IS-1924)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan for helsestasjons- og skolehelsetjenesten, Lyngdal kommune
• Brukerundersøkelse om helsestasjonstilbudet ved ett-års kontroll, ved 0-5 års brukerundersøkelse.
• Orientering til den gravide
• Plan over arbeidsfordeling helsesøstre
• Program for helsestasjonstjenesten
• Trivselsundersøkelse blant arbeidstagere
• Orientering til planeier om WEB-basert IT i Lyngdal kommune
• Samarbeidsavtale mellom tannhelsetjenesten og helsestasjonene i kommunen
• Samarbeidsavtale med ABUP, Sørlandet sykehus HF, Farsund
• Program for skolehelsetjenesten
• Informasjon til foreldrene om veiing og måling i skolen
• Vaksinering av utenlandsreisende
• Folkehelseprofil Lyngdal kommune
• Delavtale mellom Sørlandet sykehus HF og Lyngdal kommune «Samarbeid om jordmortj enester»
• Delavtale mellom Sørlandet sykehus HF og Lyngdal kommune «Samarbeid om forebygging»
• Kommuneplan 2014-2025
• Henvisning til fysioterapeut
• Samtykkeerklæring
• Invitasjon til barselgruppe
• Etterlysing av helsekort
• Innkallelse til2-års kontroll
• Innkallelse til 4 års kontroll
• Glemte dere timen?
• Til fastlege
• Språk 4
• Oversikt over utdeling av informasjon ved ulike konsultasjoner
• Lyngdal kommune: Tertial rapport
• Henvisning til pedagogisk-psykologisk tjeneste
• Henvisning til barnehabilitering
• Bruk og lagring av personlige opplysninger
• Henvisning til tannklinikk
• Henvisning til psykisk helsevern for barn og unge
• Hjemmebesøk
• Søknader om tjenester
• Helseintervju for flyktninger
• Prosedyre for avviksregistrering og behandling
• Kompetanseløftet 2015 .......
• Introduksjon til nyansatte/vikarer i omsorgstjenesten- Lyngdal kommune
• Enhet for barn og unge- Helsestasjon- Jordmortjeneste- Helsetjenestetilbud til flyktninger og asylsøkere
• Smittevernplan for Lyngdal kommune
• Rutine: Støtteteam ved kriser
• Ruspolitisk handlingsplan

Journalgjennomgang:

• Barn som har fylt 6 måneder: 9 jr
• Premature barn: 4 jr
• Barn med skolestartundersøkelse: 11jr
• Barn med spesielle sammensatte behov: 7 jr
• Barn med fremmedkulturell bakgrunn: 9 jr.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Geir Stangeland, ass. Fylkeslege, Fylkesmannen i Vest-Agder, revisjonsleder
Randi Askjer, seniorrådgiver, Fylkesmannen i Vestfold, revisor
Hanne Damsgaard, seniorrådgiver (jurist), revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet