Rapport fra tilsyn med kvalifiseringsprogrammet ved NAV Mandal 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer at tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i NAV er i samsvar med lov om sosiale tjenester i NAV. Under tilsynet undersøkte vi om tjenesten er tilgjengelig for aktuelle deltakere, om kartlegging av sakene er tilstrekkelig og om vurderingene er forsvarlige, også om det er en individuell vurdering i den enkelte sak. Videre undersøkte vi om deltakerne får oppfølging i samsvar med loven.

Det ble gitt et avvik under revisjonen.

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Trond Sælør
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Mandal i perioden 08.08.2013 – 06.12.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Mandal kommune er det ca 15.260 innbyggere. NAV-kontoret ligger sentralt i byens sentrum. Administrativt har kommunen to nivåer; rådmann med kommunalsjefer og enhetsledere. NAV-leder er en av kommunens enhetsledere.

NAV Mandal er organisert med en enhetsleder, stabstjenester og en avdelingsleder for jobbsenter/mottak og en avdelingsleder for oppfølgingsavdelingen. I tillegg til de obligatoriske kommunale tjenestene i NAV, ligger også bosetting av flyktninger og tiltak for rusmisbrukere. I NAV-kontoret er det 14,5 kommunale årsverk og 11 statlige årsverk.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.08.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8, Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 09.10.2013.

Intervjuer 10 personer ble intervjuet 09.10.2013

En oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 8, Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i publikumsmottak ved NAV Mandal 09.10.2013.

Sluttmøte ble avholdt 10.10.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet i medhold av lov om sosiale tjenester i NAV. Under tilsynet undersøkte vi om tjenesten er tilgjengelig for alle aktuelle kandidater, om kartleggingen av sakene er tilstrekkelig og om vurderinger er forsvarlige – også om det blir foretatt individuelle vurderinger i den enkelte sak.

Kommunen skal ha internkontroll etter lov om sosiale tjenester i NAV § 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhold av loven. Tilsynet undersøkte om, og på hvilken måte, kommunens ledelse følger med på at de oppgaver som er pålagt etter loven blir gjennomført.

5. Funn

Avvik:

Mandal kommune sikrer ikke gjennom tilstrekkelig styring forsvarlig gjennomføring av KVP.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i NAV § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold)
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 4 (krav til forsvarlighet)
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 (internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i NAV §§ 4 og 5.
• Forskrift om kvalifiseringsprogram – og stønad § 1

Avviket bygger på følgende:

• Det utarbeides program for den enkelte KVP-deltaker, men dette er ikke alltid et fulltids program. Gjennomgang av saksmapper og elektroniske journaler viser at når et tiltak avsluttes og innhold skal justeres, kan det bli perioder uten fulltids program
• Det kommer ikke tydelig fram i alle sakene vi har gjennomgått at det er satt tidsfrist for gjennomføring av evaluering
• Ved gjennomført eller avbrutt program skal det lages et deltakerbevis. Det er ikke gjort i de sakene vi har gjennomgått

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer og sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter på området, og på den måten sørge for at driften er forsvarlig. Avviket som ble gitt under tilsynet, knytter seg opp mot mangler ved styringssystemet.

Fra 1.1.2010 ble det innført en plikt for kommunen til å etablere internkontroll på området KVP. Det betyr at kommunen systematisk må planlegge, utføre, kontrollere og om nødvendig korrigere virksomhetens aktiviteter på dette saksfeltet.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester, og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

NAV Mandal har laget rutiner og sjekkliste knyttet til arbeidet med KVP. Når det gjelder oppfølging av KVP-deltakere er systemet på noen områder ikke tilstrekkelig til å fange opp feil. Når rutiner/sjekklister er mangelfulle, innebærer det en risiko for svikt i tjenesten – og reduserer muligheten for forbedringsarbeid.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Forvaltningsloven av 10.02.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456

8. Dokumentunderlag

Følgende dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning, ble levert til tilsynet innen fristen:

• Samarbeidsavtale mellom Mandal kommune og NAV Vest-Agder
• Organisasjonskart over NAV Mandal
• Kommunens organisering i forhold til NAV Mandal
• Oversikt over ansatte i NAV Mandal, med oppgavefordeling
• Utdrag av årsrapport for 2012, som gjelder tema for tilsynet
• De 5 siste vedtakene om tildeling av KVP med underlagsmateriale
• De 5 siste vedtakene om avslag/avslutning av KVP, med underlagsmateriale
• Skjema som brukes i saksbehandlingen av KVP
• Rutinebeskrivelser om saksflyten når det gjelder KVP
• Rutiner knyttet til KVP, slik som kartlegging, behovsvurdering, delegasjonsfullmakt på saksområdet
• Kompetanse- og opplæringsplan («årshjul») NAV Mandal

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 elektroniske journaler (velferd, gosys, Arena) KVP deltakere
• 10 saksmapper, KVP deltakere
• Liste over langtidsmottakere av økonomisk stønad
• Kommunens hjemmeside på internett

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 08.08.2013
• Brev fra Fylkesmannen, datert 26.08.2013 med informasjon om endret dato for tilsynet
• Svarbrev fra NAV Mandal 13.09.2013, om kontaktperson for tilsynet
• Etterspurte dokumenter levert til tilsynet 23.09.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Trond Sælør, revisor

Elin Saltrøe, revisor

Birthe Guttormsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet