Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved Søgne og Songdalen barneverntjeneste 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Det ble gitt 2 avvik under tilsynet:

Songdalen kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av fosterhjemmene

Songdalen kommune sikrer ikke at foreldrene blir tilstrekkelig ivaretatt ved endring av vedtak

Dato: 13.9.2013

Torhild Tallaksen
revisjonsleder

Siri Løvbukten
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Søgne og Songdalen barneverntjeneste i perioden 2. april 2013 – 13.september 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tjenesten er organisert etter enhetsmodellen med rådmann, assisterende rådmann, 2 kommunalsjefer, rådmannens stab og 13 selvstendige enheter, hvorav barnevern er en av disse.

Dette er en interkommunal barneverntjeneste bestående av kommunene Søgne og Songdalen. Songdalen kommune har 5900 innbyggere og Søgne kommune har 10855 innbyggere. Barneverntjenesten har til sammen 13,40 stillinger. Barneverntjenesten består av barnevernleder og nestleder. Nestleder er ansvarlig for mottak av meldinger. Saksbehandlere er fordelt i to grupper hvor en gruppe

arbeider med undersøkelser og tiltak og en gruppe med barn plassert i fosterhjem.

3.  Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 2.april 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.juni 2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomgått 20 mapper den 27. mai 2013.

Sluttmøte ble avholdt den 19.juni 2013.

4.  Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet utføres i tråd med myndighetskrav.

Tilsynet var avgrenset til å gjelde tidsrommet fra barnet er flyttet inn og så lenge det bor i fosterhjemmet. Arbeid med flytting eller tilbakeføring til hjemmet er ikke en del av tilsynet. Tilsynet er avgrenset til å gjelde barn under 18 år. Ettervern inngår ikke i tilsynet.

Tilsynsfører i fosterhjemmet og statlige familiehjem er ikke en del av tilsynet.

5.  Funn

Avvik 1

Songdalen kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av fosterhjemmet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om barneverntjenester § 4-22
Forskrift om fosterhjem § 6 jf. internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen har ikke skriftlige rutiner, sjekklister eller lignende for hvordan følge opp og gjennomføre et fosterhjemsbesøk. Dette ble bekreftet gjennom dokumentasjon og intervjuer.
• Fosterhjemsavtalen blir ikke gjennomgått årlig. Dette ble bekreftet gjennom intervjuer.
• Kommunen har ikke skriftlige rutiner for avviksrapportering.

Avvik 2

Songdalen kommune sikrer ikke at foreldre blir tilstrekkelig ivaretatt ved endring av vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om barneverntjenester § 7-10 annet ledd, jf interkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Når foreldre krever en endring i et tidligere vedtak har ikke kommunen en omforent oppfatning av når fristen for å behandle kravet begynner å løpe.
• Dette ble bekreftet gjennom intervjuer.
• Kommunen sørger ikke for at alle ansatte har kunnskap om de krav som stilles i loven til oppfølging av foreldre, når det kreves endring i et tidligere vedtak.

6.  Vurdering av virksomhetens styringssystem

Lov om barneverntjenester § 2-1 annet ledd, sier at kommunen skal ha internkontroll for å sikre at oppgavene utføres i samsvar med lov eller i medhold av lov. Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av barnevernlovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Kommunen har ikke etablert et system for avviksrapportering. Barneverntjenesten, tjenestesjef og rådmann har kontorer i samme lokaler og mye av informasjonen mellom nivåene skjer muntlig.

Kommunen opplyser at de i løpet av året vil innføre kvalitetslosen. Når denne er på plass vil kommunen også få på plass avviksregistering som er et nyttig verktøy i arbeidet med internkontroll.

7.  Regelverk

Lov 1992-07-17 nr. 100: Lov om barneverntjenester

Lov 1967-02-10 – Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrift 2005-12-14 – Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

Forskrift 2003-12-18 – Forskrift om fosterhjem

8.  Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Årsrapport fra Songdalen kommune 2012
• Ekstra rapport sendt Søgne kommune
• Rapportering på målstyring og kvalitetssikring for barnevernet – 2012
• Detaljert oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Rutinehåndbok for barneverntjenesten
• Liste over barn plassert utenfor hjemmet

Dokumentasjon som ble gjennomgått før revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 20 mapper av barn plassert i fosterhjem.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 2.4.2013
• Mottak av dokumenter datert 21.5.2013
• Telefon fra tjenesten vedr. spørsmål om oversendelse 16.5.2013
• Telefon til tjenesten vedr. spørsmål om organisasjonen 24.5.2013
• Dagsorden datert 24.5.2013

9.  Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Siri Løvbukten, revisor
Wenche Becker Eriksen, revisor
Torhild Tallaksen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet