Helsetilsynet

Sammendrag

På oppdrag fra Statens helsetilsyn gjennomførte Fylkesmannen i Vestfold tilsyn med Horten kommune i perioden 07.02.07 – 23.08.07. Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Område 1: Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Område 2: Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Område 3: Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

Avlastning skal gjøre det mulig å opprettholde gode familierelasjoner og hindre utmatting hos omsorgsgiveren. Hensikten er å gi omsorgsgiveren regelmessig ferie og fritid og mulighet for å ta del i vanlige samfunnsaktiviteter. Avlastning kan organiseres på ulike måter, for eksempel som et individuelt tilbud i privat hjem, et tilbud sammen med andre eller avlastning i bolig eller institusjon. Støttekontakt er en tjeneste for å gi personer som trenger det en meningsfull fritid, og kan innebære følge til ulike fritidsaktiviteter, sosialt samvær m.v. Både avlastnings- og støttekontakttjenestene kan gis til mennesker med ulike hjelpebehov og diagnoser, for eksempel til mennesker med ulike funksjonsnedsettelser, psykisk utviklingshemmede, eldre og mennesker med psykiske lidelser og/eller rusmiddelproblemer.

Erfaringer, blant annet gjennom Fylkesmannens/helsetilsynets tidligere tilsyn, klagesaksbehandling og kontakt med brukerorganisasjoner og fagmiljøer, har vist at det i forhold til disse tjenestene er spesielle områder som er ekstra sårbare og hvor det foreligger fare for svikt. Dette gjelder særlig i forhold til kommunenes plikt til å gi relevant informasjon om tjenestene, at tjenestene er tilgjengelige uavhengig av diagnose og alder og at det foretas en individuell og relevant utredning. Videre er det en utfordring for mange kommuner å rekruttere og beholde både private avlastere og støttekontakter, slik at tjenestene kan iverksettes i samsvar med vedtaket. Kommunene må også sikre at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring, slik at de har den nødvendige kompetanse til å kunne utføre sitt arbeid.

Tilsynet avdekket to avvik og en merknad:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester

Merknad 1:
Kommunen foretar ingen systematisk oppfølging av private avlastere og støttekontakter under utførelsen av oppdraget

Dato: 23.08.07

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder
Lise Jebsen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Horten kommune i perioden 07.02.07 – 23.08.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og kommuneloven § 60b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Horten kommunen består av fem tettsteder: Horten by, Åsgårdstrand, Borre, Skoppum og Nykirke. Kommunen har ca. 24 000 innbyggere.

Fra 01.01.06 ble ny organisering iverksatt, med en administrasjon og 11 virksomheter. I kommunen er det administrasjonen v/ seksjonen tildelingskontoret plo, virksomhet bo- og tiltak og virksomhet institusjoner som har oppgaver i forhold til tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenester. Kommunen har en bestiller – utførermodell hvor Tildelingskontoret er forvaltningsenhet som utreder saken og fatter vedtak, mens virksomhetene iverksetter og følger opp vedtakene (utførere).

Kommunen har to kommunale avlastningsboliger. Tua avlastningssenter benyttes først og fremst til barn, mens avlastningsleilighet i Ludvig Løvaasgate benyttes til voksne. I tillegg benyttes private avlastere og det gis avlastning i sykehjem. Kommunen kjøper 2 avlastningsplasser av private tjenesteytere, 1 plass ved Oluf kompetansesenter i Sarpsborg og 1 plass ved Eidene senter (Røde Kors) på Tjøme. Pr.01.02.07 hadde 73 personer innvilget og iverksatt avlastning, hvorav 51 i private avlastningshjem, 12 i Tua avlastningssenter, 3 i Ludvig Løvaasgt., 5 i sykehjem/rehab. og 2 i privat tiltak utenfor kommunen. 123 personer hadde på samme tidspunkt innvilget og iverksatt støttekontaktordning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.02.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 27.03.07.

Gjennomgang av saksmapper m.v 14.05.07

Åpningsmøte ble avholdt 15.05.07.

Intervjuer
24 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.05.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Gjennom tilsynet ble det undersøkt om de utvalgte virksomhetene som arbeider med avlastnings- og støttekontakttjenester, gjennom systematiske tiltak sikrer at aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med gjeldende regelverk.

For å undersøke dette nærmere ble tilsynsområdene delt i tre:

Område 1 og 2: Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester

  • Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Herunder er det en rekke aktiviteter som må gjennomføres, og som bidrar til å vurdere om tildelingen av tjenesten er forsvarlig. Det ble undersøkt om:
    - alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
    - tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
    - det foretas en relevant utredning av alle søkere
    - det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
    - det ikke kreves vederlag for avlastning
    - tjenestene iverksettes og utføres i samsvar med vedtaket
    - alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles
    - alternative tiltak iverksettes ved akutte behov

Område 3: Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

For å kunne utføre/gjennomføre arbeidsoppgavene må tjenesteyterne ha tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter. Det ble derfor undersøkt om:

  • avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring, spesielt om brukerens særskilte behov, før de settes inn i arbeidet
  • det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
  • det skjer en jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget
  • det settes inn opplæring/veiledning der det framkommer behov for det

5. Funn

Område 1: Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av avlastningstjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-1, jf. forvaltningsloven § 11 første ledd, sosialtjenesteloven § 4-3 og § 4-2 bokstav b, sosialtjenesteloven § 11-2 annet ledd, jf. forskrift til lov om sosiale tjenester § 8-2 første ledd nr.3, forvaltningsloven § 17, internkontrollforskriften § 4 bokstav a, c, f og g

Observasjonene nedenfor i pkt a knytter seg til kommunens tildelingskontor, mens observasjonen i pkt b, c knytter seg til kommunens virksomhet bo- og tiltak. Observasjonene i pkt d og e knytter seg både til kommunens tildelingskontor og virksomhet bo- og tiltak.

Avviket bygger på følgende:

a) Verken kartleggingsverktøyene eller kommunens vedtaksmaler sikrer at alle relevante momenter i forhold til omsorgsyters situasjon og behov blir kartlagt og vurdert. Dette gjelder: omfanget av omsorgsarbeidet, arten/belastningen av omsorgsarbeidet, når omsorgsyter trenger fri, andre familiemedlemmers situasjon, omsorgsgivers og den omsorgstrengendes situasjon og ønsker og at tilbudet er planlagt og gjennomført i samarbeid med tjenestemottakerne

Kommentar: I forbindelse med saksutredningen har kommunen en plikt til å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak fattes. I en individuell og relevant utredning av saken må kommunen kartlegge og beskrive både den omsorgstrengendes og omsorgsyter situasjon. Dette er nødvendig for å sikre at det gis tjenester i den form, innhold og omfang som er nødvendig. Dette må framkomme skriftlig i begrunnelsen i vedtaket. Herunder må det bl.a. framkomme hvorfor tjenestemottaker oppfyller vilkårene for tjenester, og hvorfor kommunen mener at de tjenestene som tilbys vil dekke hjelpebehovet på en forsvarlig måte, m.v., jf forvaltningsloven §§ 17, 24 og 25 jf. sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 8-4. Kommunen utreder den omsorgstrengendes behov gjennom IPLOS kartlegging og andre kartleggingsverktøy. Disse sikrer ikke i tilstrekkelig grad at omsorgsyters situasjon blir utredet. Kommunen må derfor ta stilling til hvilke virkemidler den vil benytte for at kravene til at alle relevante momenter i forhold til omsorgsyters situasjon blir kartlagt og vurdert, og at dette framkommer gjennom relevante saksdokumenter i tråd med gjeldende regler, jf internkontrollforskriften § 4 bokstav c og g.

b) Når tjenesten ikke kan iverksettes som forutsatt, foretar ikke kommunen på eget initiativ en vurdering av om det foreligger behov for alternative tiltak. Det framkom under intervju og i saksdokumenter at det som regel er brukere/pårørende selv som tar opp behovet for alternative tiltak

Kommentar: Utgangspunktet er at kommunen skal sikre at tjenesten ytes fra det tidspunktet vedtaket selv angir eller snarest mulig etter at underretning om vedtaket er gitt, jf forvaltningsrettslige prinsipper, jf. sosialtjenesteloven § 4-3. Vedtaket bør så langt det er mulig utformes slik at mottakeren vet hvilke tjenester som skal gis, omfang og når de skal gis. Gjennom tilsynet ble det avdekket at kommunen ikke alltid klarer å sikre at avlastningen kan iverksettes i henhold til vedtaket, ofte fordi det kan være vanskelig å skaffe private avlastere eller plass i avlastningssenter, eller at oppdraget av ulike grunner avbrytes underveis i vedtaksperioden. Kommunen bør være forberedt på at dette kan skje. I slike situasjoner må kommunen imidlertid sikre at alternative tiltak blir vurdert og iverksatt der det foreligger behov for det. Kommunen har ikke rutiner for en egen undersøkelse av forholdene, og det overlates til brukere og pårørende å melde fra. Dersom tjenestemottakere ikke selv tar kontakt, kan det føre til at alternative tiltak ikke blir iverksatt selv om det foreligger behov for det.

c) Manglende iverksetting av vedtak blir ikke registrert som avvik i kommunens internkontrollsystem

Kommentar: Kommunen har etablert et avvikssystem for registrering av feil og uønskede hendelser. Systemet er også tenkt benyttet i tilfeller der vedtak ikke blir iverksatt som forutsatt. Det blir imidlertid ikke benyttet i praksis da avvik på dette området ikke blir nedtegnet og/eller forsøkt rettet opp. For uønskede hendelser som kan gjenta seg og er av en viss betydning skal det iverksettes tiltak for å forhindre gjentagelse. Kommunen må selv ta stilling til om det avvikssystemet som er etablert vil ivareta behovet for å registrere manglende iverksetting av vedtak, jf internkontrollforskriften § 4 bokstav f og g

d) I tilfeller der det er satt inn alternative tiltak, er det ulik oppfatning av hvorvidt det skal fattes vedtak, og hvor ansvar og myndighet for dette er plassert

Kommentar: I enkelte tilfeller iverksetter kommunen alternative tiltak på grunn av at vedtak ikke er blitt iverksatt som forutsatt og/eller der tjenesten har blitt avbrutt underveis i vedtaksperioden. Når kommunen fatter vedtak om tjenester er den forpliktet til å iverksette disse. Dersom kommunen allikevel ikke kan iverksette tjenester som forutsatt, og vurderer at alternative tiltak må settes inn, må kommunen fatte vedtak om den alternative tjenesten i henhold til saksbehandlingsreglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven, jf sosialtjenesteloven § 4-3, jf § 4-2. Internt i kommunen foreligger det ingen felles forståelse mellom tildelingskontoret og virksomhet bo- og tiltak av om det skal fattes vedtak på disse alternative tjenestene eller ikke. Det er heller ingen felles forståelse om hvilken virksomhet som har ansvar og myndighet til å tildele alternative tjenester, jf internkontrollforskriften § 4 bokstav a.

e) Det framkommer ikke i vedtakene hvilke utgifter avlastningstjenesten omfatter, og som dermed kommunen er forpliktet til å dekke

Det framgår av ” tjenestebeskrivelser – avlastningstiltak til omsorgsytere” at ” bruker sørger for transport til og fra hjemmet til avlastningsstedet”

Kommunens praksis med hensyn til ansvar for transport til og fra avlastningsstedet varierer. Noen tjenestemottakere besørger og bekoster transporten selv

Kommentar: Avlastningstjenesten er vederlagsfri. Det vil si at verken omsorgsgiver eller den omsorgstrengende skal betale for avlastningstiltak som er tildelt for å avlaste omsorgsyter. Tjenesten omfatter også ledsager, transport, mat og lignende, jf Rundskriv I-1/94 pkt 4.2.2.b, jf sosialtjenesteloven § 11-2 og forskriften § 8-2. Informasjonen som gis i tjenestebeskrivelsen er således i strid med gjeldende regler. Det informeres heller ikke i vedtaket om at avlastningstjenesten er vederlagsfri. Også kommunens praksis på området varierer. Enkelte må besørge og bekoste transporten fra hjemmet og til avlastningsstedet selv. Kommunen må derfor selv vurdere hvilke tiltak som er nødvendige for å sørge for at det gis informasjon om at tjenesten er vederlagsfri og å sikre at det foreligger en felles forståelse av hva praksis skal være. Kommunen må sørge for at en eventuell tjenestebeskrivelse samsvarer med gjeldende regler og praksis på området, jf internkontrollforskriften § 4 bokstav g.

Område 2: Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-1, jf. forvaltningsloven § 11 første ledd, sosialtjenesteloven § 4-3 og § 4-2 bokstav c, forvaltningsloven § 17, internkontrollforskriften § 4 bokstav a, f og g

Avviket bygger på følgende:

a) I virksomhet sosial gis ikke relevant informasjon til aktuelle søkere som denne virksomheten kommer i kontakt med, om formålet med støttekontakttjenester og hvordan disse kan organiseres og tilpasses denne målgruppen

b) Det er aktuelle søkere med behov for støttekontakttjenester innenfor virksomhet sosial. Det foreligger ingen vedtak om støttekontakt for eksempel til flyktninger eller til personer som er i et LAR – opplegg

c) Behovet for støttekontakttjenester blir i noen tilfeller dekket gjennom miljøarbeidertjenester eller andre former for bistand fra virksomheten. Om det foreligger et pliktmessig behov for støttekontakttjenester blir derfor ikke utredet eller fattet vedtak om

d) Ansvaret for å utrede behovet for støttekontakttjenester, samt å fatte vedtak, er ikke klart plassert. Det er ulik oppfatning av hvorvidt virksomhet sosial også har myndighet til å tildele tjenestene(i tillegg til kommunens tildelingskontor)

Kommentar til bokstav a), b), c) og d): Manglende kunnskap om de ulike tjenestene anses å være en av flere årsaker til at mange som har behov for tjenester ikke tar kontakt med hjelpeapparatet. Det følger av sosialtjenesteloven § 4-1 at kommunen har plikt til å informere om sine tjenester, formålet med disse, hvordan tjenesten er organisert, hvilken instans som har ansvar og hvor en kan henvende seg, jf. internkontrollforskriften § 4 bokstav a. Videre har kommunen en opplysnings- og veiledningsplikt når det tas kontakt med kommunen. Bestemmelsen skal bidra til at aktuelle søkere får orientering om sine rettigheter. Virksomhet sosial har kontakt med aktuelle søkere til støttekontakttjenester, bl.a. blant flyktninger bosatt i kommunen, eller personer med rusproblemer som er i et LAR opplegg. Imidlertid informeres det i liten grad om støttekontakttjenester til disse aktuelle søkerne. Det er en oppfatning blant ansatte at disse personene faller utenfor aktuell målgruppe og formålet med tjenesten. Det unnlates derfor å informere om tjenesten eller det antas at virksomhetens egen miljøarbeidertjeneste vil dekke et slikt hjelpebehov. Konsekvensen av en slik praksis er at aktuelle søkere ikke får vurdert sitt faktiske hjelpebehov og dermed ikke får ivaretatt sine rettigheter. Videre legger virksomheten på denne måten til grunn en feil forståelse av hvem som kan motta støttekontakttjenester. Det er kommunens ansvar å tilrettelegge og tilpasse tjenestens innhold og organisering i forhold til ulike brukergrupper. Videre antar virksomheten at den har myndighet til å fatte vedtak i henhold til kap. 4 i sosialtjenesteloven dersom den ønsker det, mens tildelingskontoret mener at slik myndighet kun er tillagt tildelingskontoret. Ansvaret for dette er derfor ikke klart plassert, og heller ikke kjent blant kommunens ansatte, jf internkontrollforskriften § 4 bokstav f og g.

Område 3: Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å kunne utføre oppgavene i forbindelse med gjennomføringen av tjenestene

Merknad 1:

Kommunen foretar ingen systematisk oppfølging av private avlastere og støttekontakter under utførelsen av oppdraget

Merknaden er bygget på følgende: Sosialtjenesteloven § 2-3 andre ledd beskriver kommunens ansvar for å sørge for nødvendig opplæring av sosialtjenestens personell, jf internkontrollforskriften § 4 bokstav c. Avlastere og støttekontakter er en del av sosialtjenestens personell. Tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter er nødvendig for å sikre at tjenestene som ytes er trygge og forsvarlige. Forhold knyttet til den enkelte omsorgstrengende vil ha betydning for hvilke krav til kunnskaper og ferdigheter som må stilles. Kommunen må derfor gjøre seg kjent med tjenesteutøvernes behov for opplæring og veiledning, og igangsette slik nødvendig opplæring/veiledning, både før og under utførelsen av oppdraget. Kommunen v/ virksomhet bo- og tiltak sikrer at det foretas en vurdering av hvilke krav som stilles til avlastere og støttekontakter, og at denne vurderingen bygger på hvilke behov den enkelte tjenestemottakeren har. Vurderingen skjer før oppdrag tildeles og før avlasterne og støttekontaktene settes inn i arbeidet. Videre har kommunen igangsatt arbeidet med skriftlige rutiner for tilbakemelding fra støttekontakter og avlastere, bl.a. rapportskjema og intensjonsavtale hvor behovet for opplæring og veiledning er omtalt. Rutinene er ikke ferdigstilt og følges ennå ikke i praksis. Kommunen tar kontakt med avlastere og støttekontakter for å undersøke hvordan tjenesten fungerer i forbindelse med revurdering av vedtak. Kommunen sikrer imidlertid ikke at vedtakene faktisk blir revurdert innen vedtakets utløp. Selv om tilsynsmyndigheten ikke har observasjoner som tyder på at avlastere og støttekontakter ikke har nødvendige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppdraget, kan kommunen imidlertid forbedre sin praksis og sine rutiner når det gjelder en mer systematisk oppfølging etter at oppdraget er igangsatt.

6. Regelverk

  • Lov av 13.desember 1991 nr.81 om sosiale tjenester m.v.
  • Lov av 10.februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 20.desember 2002 nr.1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 4 desember 1992 nr 915 om sosiale tjenester

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte som jobber med tildeling, iverksetting, rekruttering og oppfølging av avlastnings- og støttekontakttjenester – tildelingskontor og utførerne: virksomhet bo- og tiltak og virksomhet institusjoner
  • Oversikt over merkantile oppgaver i forbindelse med støttekontakt og avlastning
  • Stillingsbeskrivelser for tildelingskontoret
  • Delegasjonsreglement
  • Årsberetning 2006 for Horten kommune
  • Handlingsplan og årsbudsjett 2007 – 2010 for Horten kommune
  • Årsrapport 2006 og virksomhetsplan 2007 – Tildelingskontoret
  • Årsrapport 2006 og virksomhetsplan 2007 - Virksomhet institusjoner
  • Virksomhetsplan 2007 - Virksomhet Bo- og tiltak
  • Virksomhetsplan 2006 for Basen – Ludvig Løvaasgt.
  • Virksomhetsplan 2007 – Tua avlastningssenter
  • Beskrivelse av Basen – Ludvig Løvaasgt. ( målsetting, beskrivelse av tilbudet, aktiviteter, husregler, info til nye medarbeidere, etiske grunnregler, opplæring av vikarer
  • Informasjon om opplæring ved Tua avlastningssenter
  • Avtaler/kontrakter om kjøp av private avlastningsplasser (2 stk)
  • Rutine for dimensjonering av ytelser og tjenestebeskrivelser
  • Tildelingskontoret: søknadsskjema, rutine for innkomne søknader/melding om behov, rutine for kartleggingsfasen i saksbehandlingen, rutine for kartleggingssamtale/vurderingsbesøk
  • Virksomhet Bo – og tiltak: rutine for utførelse av private avlastingstiltak rekruttering, veiledning, rapportering), rutine for utførelse av støttekontakttjeneste, rapportskjema for støttekontakter og avlastere, intensjonsavtale støttekontakttjeneste, rutine for avlastning, rutine for støttekontakt
  • Tjenestebeskrivelser for støttekontakt og avlastning
  • Tjenestebeskrivelser for korttidsopphold i sykehjem
  • Tjenestebeskrivelse for dagopphold i institusjon for eldre og for dagsenterplass for personer med funksjonshemming og/eller psykiske lidelser
  • Retningslinjer for opplæringsvirksomhet i Horten kommune
  • Kvalitetshåndbok – risikovurdering i det daglige arbeid og ROS – analyser for planlegging, rutine for forbedring av avvikende praksis
  • Flytskjema for avvikshåndtering
  • Rapportskjema for avvik
  • Rutinebeskrivelse for rolle- og forventningsavklaring mellom tildelingskontor og utførere
  • Skjema for risikovurdering – virksomhet institusjoner
  • Tilgjengelig informasjon om kommunen på www.horten.kommune.no
  • Oversikt over hvilke tjenestemottakere som hadde innvilget og iverksatt avlastning pr.01.02.07
  • Oversikt over hvilke tjenestemottakere som hadde innvilget og iverksatt støttekontakt pr.01.02.07
  • Liste over hvilke tjenestemottakere som har innvilget avlastning pr.01.02.07, men hvor vedtaket ikke var iverksatt
  • Liste over hvilke tjenestemottakere som har innvilget støttekontakt pr.01.02.07, men hvor vedtaket ikke var iverksatt
  • Liste over hvilke personer som hadde søkt om avlastning, men der vedtak ikke var fattet pr.01.02.07
  • Liste over hvilke personer som hadde søkt om støttekontakt, men der vedtak ikke var fattet pr.01.02.07
  • Liste over støttekontakter og private avlastere kommunen benyttet
  • Liste over avlastningsboliger som kommunen benyttet
  • Liste over andre institusjoner/virksomheter som ble benyttet til avlastning
  • Oversikt over antall personer som hadde innvilget avlastning i 2006
  • Oversikt over antall personer som hadde innvilget støttekontakt i 2006
  • De ti siste vedtakene med tilhørende søknad, på innvilget avlastning (privat), og de ti siste avslagene, fordelt på personer under 18 år, mellom 18 og 60 år og over 60 år
  • De ti siste vedtakene med tilhørende søknad, på innvilget avlastning i avlastningsbolig, og de ti siste avslagene, fordelt på personer under 18 år, mellom 18 og 60 år og over 60 år
  • De ti siste vedtakene med tilhørende søknad, om innvilget støttekontakt, og de ti siste avslagene, fordelt på personer under 18 år, mellom 18 og 60 år og over 60 år
  • De fem siste vedtakene med tilhørende søknad, om innvilgelse av korttidsopphold i sykehjem (der vedkommende bor hjemme i husholdning med andre, for eksempel ektefelle eller andre pårørende, og de fem siste avslagene

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

27 saksmapper fordelt slik:

  • 3 mapper - innvilget og iverksatt privat avlastning
  • 3 mapper - innvilget og iverksatt avlastning i sykehjem
  • 3 mapper - innvilget og iverksatt avlastning i avlastningsbolig
  • 2 mapper - avslag privat avlastning
  • 1 mappe - innvilget, men ikke iverksatt privat avlasting
  • 2 mapper - avslag avlasting i institusjon (sykehjem)
  • 2 mapper – ubehandlede søknader om avlastning
  • 3 mapper – innvilget og iverksatt korttidsopphold i sykehjem ( hjemmeboende ektefelle)
  • 1 mappe – avslag korttidsopphold i sykehjem (hjemmeboende ektefelle)
  • 4 mapper - innvilget og iverksatt støttekontakt
  • 2 mapper – innvilget, men ikke iverksatt støttekontakt
  • 1 mappe – avslag støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn og innhenting av dokumentasjon datert 07.02.07
  • Brev om oversendelse av dokumentasjon fra kommunen datert 20.02.07 og 07.03.07
  • Diverse korrespondanse pr. e- post datert 16., 19., 27. og 28.03.07 og 11., 12., 17., 20., 24., 25., 27. og 30.04.07, 03.og 07.05.07
  • Oversendelse av program for tilsynet datert 12.04.07

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Bodil Hovden

virksomhetsleder BOT

x

x

x

Helge Etnestad

virksomhetsleder sykehjem

x

x

x

Anne Gro Skjold

sosialleder

 

x

 

Randi Askjer

leder team PLO, Tildelingskontoret

x

x

 

Wenche Gregersen

enhetsleder for funksjonshemmede

x

x

x

Randi Smørsteen

saksbehandler, team PLO, Tildelingskontoret

x

x

x

Helle Tronstad Larsen

Inntakskoordinator, Tildelingskontoret

x

x

x

Sissel Weik

seksjonsleder, Tildelingskontoret

x

x

x

Anette Phil

leder tiltaksteam, BOT

x

x

x

Bente Olsen

Tiltakskoordinator, BOT

 

x

x

Bente Bråthen Jensen

sosialkonsulent, rusteam

 

x

 

Gro Gustavsen Tho

leder hjemmetjenesten

x

x

 

Berit Toften

enhetsleder Braarudåsen sykehjem

x

x

 

Elin Smith- Andersen

kst.avd.leder, Tua avlastningssenter

 

x

x

Mona Ottem

hjelpepleier, Tua avlastningssenter

 

x

x

Kari Merethe Tveiten

avd.leder, Ludvig Løvaasgt.avlastningsleilighet

 

x

 

Jon Vooren

avlaster

 

x

 

Hilde Holmsen

avlaster

 

x

 

Svein Aarum

avlaster

 

x

 

Kenneth Michaelsen

støttekontakt

 

x

 

Erlend Vagle

støttekontakt

 

x

 

Davina Grong

støttekontakt

 

x

 

Alf R. Sagen

støttekontakt

 

x

 

Tormod Hoel

støttekontakt

 

x

 

Intervjuene med avlastere, støttekontakter og ansatte i Tua avlastningssenter og Ludvig Løvaasgt. avlastningsleilighet, ble foretatt pr telefon.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Anne Mette Aralt
Rådgiver Lise Jebsen
Rådgiver Cathrine Flogeland, observatør
Rådgiver Lisbeth Øverjordet (revisjonsleder)