Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Helsetilsynet i Vestfold har gjennomført systemrevisjon av hvordan Stokke kommune sikrer tjenestene til personer over atten år og med alvorlig psykisk lidelse. Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn. Denne rapporten beskriver funn og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet omfattet kommunens styring og kontroll med at personer som har alvorlig psykisk sykdom får individuelt tilrettelagt, koordinerte og forsvarlige tjenester og at de som mottar tjenestene har medvirkning ved utforming av tilbudet. Tilsynet omfatter alle faser av tjenestene fra oppstart med planlegging og tildeling, til iverksetting, gjennomføring og oppfølging med revurdering og justering av tjenestene.

Tilsynet viste at Stokke kommune sikrer brukermedvirkning og gir tjenester som er tilpasset individuelle behov. Psykiatritjenesten sikrer samordning ved behov for langvarige og koordinerte tjenester, og har ansvar for å utarbeide individuell plan, i tillegg til at det utpekes en koordinator. Kommunen benytter ansvarsgrupper eller samordningsmøte til å planlegge og evaluere tjenester.

Ved tilsynet ble det ikke gitt avvik fra krav i sosial- og helselovgivningen. Tilsynet er dermed avsluttet.

Det ble gitt en merknad:

Det har kommet fram at Stokke kommune ved enkelte tilfeller venter med å fatte skriftlige vedtak om støttekontakt inntil de har en egnet person til stillingen. Søker blir da orientert om forsinket saksbehandling ved skriftlige, foreløpige meldinger uten at det der framgår at støttekontakt er innvilget. Kommunen iverksetter midlertidige tiltak som kompenserer for manglende støttekontakt i ventetiden ved eksempelvis hyppigere besøk fra psykiatritjenesten.

Dato: 23.10.07

Svein Lie
revisjonsleder
Live Jetlund
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Stokke kommune i perioden 12. februar til 6. juni 2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stokke kommune har ca 10.000 innbyggere. Kommunen er administrativt organisert i 15 virksomheter. Rådmannen, kommunalsjef drift og kommunalsjef plan og utvikling er nærmeste ledernivå over virksomhetene. Tilbudet til mennesker med psykisk lidelse organiserte i tre virksomhetsenheter:

  • Familie og oppvekst
  • Pleie, omsorg og rehabilitering og
  • Tiltak for funksjonshemmede.

Psykiatritjenesten (7,6 årsverk) er hovedansvarlig for å organisere tilbudet til personer som trenger langvarige og koordinerte tjenester på grunn av psykisk lidelse. Psykiatritjenesten er normalt kun i aktivitet på hverdager i vanlig kontortid. Tjenesten er organisert i Familie og oppvekst, samme enhet som sosialtjenesten og kommuneoverlege/fastlegene. Pleie- omsorgs- og rehabiliteringstjenestene organiserer hjemmebaserte tjenester, inkludert hjemmesykepleien som har ansvar for utdeling av medisiner. Den tredje enheten, Tiltak for funksjonshemmede, har ansvar for vedtak om støttekontakter, og dessuten bemannede boliger for 11 personer med psykisk lidelse.

Stokke kommune har felles legevaktsentral med flere andre kommuner. Sentralen er plassert i Tønsberg.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12. februar 2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 22. mars 2007.

Åpningsmøte ble avholdt 5. juni 2007.

Intervjuer
15 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 6. juni 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens styring og kontroll med at personer over 18 år, som har alvorlig psykisk sykdom, får individuelt tilrettelagt, koordinerte og forsvarlige tjenester og at de som mottar tjenestene har medvirkning ved utforming av tilbudet. Revisjonen omfatter alle faser av tjenestene

  • oppstart med planlegging og tildeling
  • iverksetting
  • gjennomføring
  • oppfølging med revurdering og justering av tjenestene.

For hver fase ble det vurdert om kommunen oppfylte krav i helse- og sosiallovgivningen med hensyn til:

  • Brukermedvirkning
  • Koordinering
  • Individualisering
  • Faglig forsvarlig tjenesteyting

5. Funn

Det ble gitt en merknad:

Det har kommet fram at Stokke kommune ved enkelte tilfeller venter med å fatte vedtak om støttekontakt inntil de har en egnet person til stillingen. Søker blir da orientert om forsinket saksbehandling ved skriftlige, foreløpige meldinger uten at det der framgår at støttekontakt er innvilget. Kommunen iverksetter midlertidige tiltak som kompenserer for manglende støttekontakt i ventetiden ved eksempelvis hyppigere besøk fra psykiatritjenesten.

Merknaden bygger på opplysninger fra intervjuene og ved journalgjennomgang om at det kan gå noen uker, ved ett tilfelle tre måneder, før det fattes vedtak om støttekontakt. Det er dokumentert at de det gjelder får alternativt tilbud i mellomtiden. I de tilfellene der det har gått noe tid fra konklusjon om behov for støttekontakt til vedtaket fattes, er det dokumentert at aktuelle støttekontakter må ha spesielle kvalifikasjoner for å kunne ivareta oppgaven.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Oppgavene med å tildele og yte tjenester til personer med langvarig psykisk sykdom er fordelt på tre virksomheter. Koordineringsbehovet i vanskelige saker synes løst ved et felles koordineringsutvalg. Den løpende kommunikasjonen mellom psykiatritjenesten i en enhet, og pleie- omsorgs- og rehabiliteringstjenesten (PLOR) i en annen enhet, er viktig, spesielt siden PLOR har kontakten med hjemmeboende pasienter ved medisinutdeling og andre oppdrag kveld, natt, helg og høytid. Tilsvarende er det viktig å sikre kontakten mellom psykiatritjenesten og fastlegene, og mellom psykiatritjenesten og sykehjemsavdelingene, når en gir tilbud til samme pasient.

Kommunen har prosedyrer for sentrale tjenesteoppgaver. De som ble intervjuet, ga uttrykk for at det er enkelt å ta opp spørsmål og melding om behov for forbedring. Overordnet leder gir tilbakemelding om hvordan saken er vurdert og konkludert. Dette viser at kommunen har kultur for læring av erfaringer.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn i helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester
  • Lov av 19.november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
  • Lov om 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
    Forskrift av 20. desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjeneste
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr 1873 om individuell plan etter helse- og sosiallovgivningen
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr 756 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 23. november 1983 nr 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr 1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 14. april 2000 nr 328 om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Kommunens organisering og organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte
  • Delegasjonsreglement
  • Virksomhetsplan
  • Årsrapport
  • Plan for psykisk helsearbeid
  • Rutiner/prosedyrer for individuell plan
  • Prosedyre for henvisning til Psykiatritjenesten
  • Prosedyre for saksbehandling/melding om vedtak
  • Prosedyre for vurdering av omfang og tjenestetilbud/avklaringssamtale
  • Retningslinjer for ansvarsgrupper i Stokke kommune
  • Prosedyre for avviksbehandling
  • Prosedyre for tannhelsetjeneste
  • Prosedyre for brukersamtale på Aktivitetshuset Kuben
  • Prosedyre for å ta i mot nye brukere på Kuben
  • Prosedyre for samtykkeerklæring
  • Prosedyre for fagmøter i Psykiatritjenesten
  • Prosedyre for personalmøte i Psykiatritjenesten
  • Prosedyre for møter med andre avdelinger
  • Prosedyre for vold og trusler
  • Prosessen i saksbehandlingen
  • Søknadsskjema for virksomhet pleie, omsorg og rehabilitering
  • Rutiner i forbindelse med søknad om støttekontakt
  • Søknadsskjema – Virksomhet – Tiltak for funksjonshemmede
  • Samarbeidsavtaler med Psykiatrien i Vestfold (PIV) HF
  • Kriseplan – Kompetanse-/bemanningsplan
  • Tjenestebeskrivelser
  • Opplæringsplan/medarbeidersamtale
  • Brosjyrer, serviceerklæringer, tjenestebeskrivelser

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journaler for fem brukere med alvorlig psykisk lidelse som får tjenester fra kommunens hjemmetjeneste
  • Journaler for fem brukere med blandingsproblematikk rus/psykiatri
  • Journaler for fem brukere med alvorlig psykisk lidelse som har hatt individuell plan i mer enn to år
  • Journaler for fem brukere som har vært tildelt tjenester etter sosialtjenesteloven og/eller kommunehelsetjenesteloven og som ikke har eller ønsker å ha individuell plan, men som har behov for langvarige og koordinerte tjenester
  • Journaler for tre brukere med tildelt tjeneste etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven for beboere med psykisk sykdom og psykisk utviklingshemming i bofellesskap i egen bolig

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om systemrevisjon og invitasjon til formøte datert 12. februar 2007
  • Systemrevisjon – formøte 23. mars 2007 e-post til kommunen datert 15. februar 2007
  • E-post til kommunen 16. februar 2007 med korreksjon av dato for formøte
  • Dagsorden for møte og innhenting av dokumenter brev til kommunen datert
    12. mars 2007
  • Innhenting av opplysninger – brev til kommuneoverlegen i Stokke datert
    14. mars 2007
  • Innsendt dokumentasjon fra kommunen datert 11. april 2007
  • E-post med dokumentasjon fra Psykiatrien i Vestfold HF datert 16. april 2007
  • Program for tilsynet datert 14. mai 2007

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Inger E. Dalland

Avdelingsleder

X

X

X

Hege K. Rønning

Boveileder

X

X

X

Anne Ekrheim

Miljøterapeut

X

X

X

Anette Martens

Vernepleier/saksbehandler

X

X

X

Elin Dannstrøm

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

Lisbeth Olsen

Avdelingsleder

X

X

X

Laila Mjøs

Virksomhetsleder

X

X

X

Toril Auby

Avdelingsleder

X

X

X

Evy Fosaas

Avdelingsleder

X

X

X

Anne Omli

Virksomhetsleder

X

X

X

Vidar Andersen

Kommunalsjef

X

X

X

Kåre Liodden

Fastlege

X

Ketil Bendiksen

Fastlege

X

Tor Arne Martinsen

Kommuneoverlege

X

Laila Stadsnes

Leder psykiatritjenesten

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

5. juni 2007:
Inger H. Henriksen, revisjonssekretær
Ida Mollerud, revisor
Live Jetlund, revisor
Svein Lie, revisjonsleder

6. juni 2007:
Ruth-Anne Rojahn, observatør
Ida Mollerud, revisor
Live Jetlund, revisor
Svein Lie, revisjonsleder