Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold gjennomførte i perioden 10.01.08 – 30.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Larvik kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble ikke funnet avvik på de reviderte områdene. Tilsynsmyndigheten har ikke funnet grunn til å gi merknader.

Dato: 30.06.08

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Lillian Hamarsnes
revisor

Ruth-Anne Rojahn
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 10.01.08 – 30.06.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Larvik kommune er administrativt organisert som en to-nivåmodell. Kommunestyret har delegert all den myndighet som loven tillater til rådmannen. Kommunens tjenesteproduksjon er delt inn i 32 resultatenheter. Hver enkelt resultatenhetsleder er delegert myndighet innenfor budsjett, lønn, personal på sitt fag/tjenesteområde.

Foruten kommunens øverste ledelse, omfattet tilsynet følgende resultatenheter:

  • Barneverntjenesten
  • Barne- og ungdomstjenester (skolehelsetjenesten)
  • Sosialtjenesten (økonomisk sosialhjelp, tiltak rus, flyktninger)
  • Helse- og rehabiliteringstjenesten (psykisk helsearbeid, leger)
  • Omsorgstjenesten for funksjonshemmede (psykisk arbeid for barn og unge)
  • Omsorgstjenesten (pleie- og omsorg) i Hedrum, Tjølling, Stavern/Brunlanes, Sentrum (2 psykiatriteam for voksne)

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.01.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 15.05.08.

Åpningsmøte ble avholdt 03.06.08.

Intervjuer
18 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 05.06.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik på de reviderte områdene. Tilsynsmyndigheten har ikke funnet grunn til å gi merknader.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver og ansvar for helse-, sosial- og barneverntjenester
  • Oversikt over ansvarlige (faglig og administrativt) for helse- , sosial- og barneverntjenesten
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten, hvor det framkommer hvem som gjennomgår meldinger, iverksetter undersøkelser og hjelpetiltak og følger opp barn i fosterhjem/beredskapshjem
  • Oversikt over ansatte på sosialkontoret/Nav, hvor det framkommer hvem som har kontakt med familier med barn på grunn av behov for økonomisk stønad, rusproblemer i familien, funksjonshemmet familiemedlem eller andre sosiale problemer ( også de som arbeider med flyktninger), og utarbeider individuelle planer
  • Oversikt over ansatte på helsestasjonen/skolehelsetjenesten, hvor det framkommer hvem som arbeider med helsekontroll av barn fra 6-16 år (også leger tilknyttet helsestasjonen/skolehelsetjenesten) og utarbeider individuelle planer
  • Oversikt over ansatte i psykisk helsetjeneste som har kontakt med foreldre med psykiske lidelser og/eller direkte med utsatte barn/unge
  • Delegasjonsreglement eller annet som viser hvordan ansvar og myndighet er delegert
  • Årsmeldinger og virksomhetsplaner for de reviderte tjenesteområdene
  • Virksomhetsplaner for:
    - barneverntjeneste
    - sosialtjenesten
    - barne- og ungdomstjenester (skolehelsetjenesten/helsestasjon)
    - omsorgstjenesten for funksjonshemmede (bistand b/u med psyk. forst.)
    - Helse- og rehabiliteringtjenesten (psykiatri og skoleleger)
    - Referat fra ledelsens gjennomgang av de samme tjenesteområdene 2007
    - Årsevalueringer av de samme tjenesteområdene 2007
  • Skriftlige samarbeidsavtaler eller prosedyrer som beskriver samarbeid mellom de tre tjenesteområdene
    Kvalitetshåndboken:
    - beskrivelse av Familiesenteret (samarbeid mellom bv.tjenesten, barnehagene, omsorgstj. for funksjonshemmede, sosialtjenesten, barne- og ungdomstjenesten og skolene)
    - visjon/målsetting for kommunen: Sammen for barn og unge – en trygg og god oppvekst
    - Familieråd: familier m. barn/unge 0-20 år, med behov for flere tjenester og/eller sammensatte problemer
    - Rapport fra arbeidsgruppen om Familiesenter i kommunen ”Trygg start”
    - Kvalitetshåndboken:
    - sosialtjenestens oversikt over samarbeidspartnere
    - barneverntjenestens oversikt over samarbeidspartnere
    - barneverntjenestens samhandlingsrutine (bruk av familiesenter/familieråd)
    - sosialtjenestens og barneverntjenestens rutine for bruk av BASO møter (månedlige møter) av 16.05.08
    - samarbeid omkring bruker ved akuttbehov – omsorgstjenesten for funksjonshemmede
    - samarbeid barn og unge - omsorgstjenesten for funksjonshemmede
    - samarbeid rundt barn med spesielle behov – barne- og ungdomstjenesten
    - etablering og oppdatering av individuelle planer og ansvarsgrupper - felles
  • Skriftlige henvisningsrutiner mellom de tre tjenesteområdene
    - Kvalitetshåndboken:
    - Melding til barneverntjenesten – veiledning til samarbeidspartnere, foreldre/foresatte eller andre, om prosessen, innhold i meldingen
    - Sosialtjenesten: Rutine for saksbehandling – overføringssaker fra barneverntjenesten
  • Dokumentasjon og annen informasjon som gjelder koordinering av tjenester, herunder utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av tjenester til barn/unge
    Kvalitetshåndboken:
    - barneverntjenesten – behandling av mottatte meldinger
    - Sosialtjenesten – innholdsfortegnelse på saksbehandlingsrutiner, mal for meldinger til barneverntjenesten, rutine for når melde
  • Opplysninger om tiltak som sikrer brukermedvirkning
    - Brukerpanel ifbm etablering av Nav kontor
    - Brukerundersøkelser implementert i virksomhetsplaner
    - Barnevernet skal måle brukertilfredshet hos barn i barnevernet og pårørende, første gang i 2008 (framkommer i årsevaluering)
    - Barneverntjenesten – mal for brev/ tilbud om ettervern (tiltak gjennom barneverntjenesten)
  • Opplysninger om rutiner/prosedyrer for gjennomgang av driften, herunder evaluering av resultater/tjenesten
    - Kvalitetshåndboken:
    - Kvalitetspolicy – felles for kommunen
    - Intern kvalitetsrevisjon – felles
    - Ekstern kvalitetsrevisjon – felles
    - Innholdsfortegnelse internkontroll – barneverntjenesten –
    - skjema brukerundersøkelse barnevern
    - brukerevaluering familieråd
  • Opplæringsplaner for tjenesteområdene
    - Skjema CV – oversikt over realkompetanse, kompetanseattest
    - Kompetanseplaner for alle involverte virksomheter:
  • Kommunens rutiner for samarbeid med fastlegene, jf rammeavtale mellom KS og Den norske lægeforening
    - Kvalitetshåndboken:
    - Fastlegeordningen/oversikt over fastleger – helse og rehabiliteringstjenesten
    - rammeavtale mellom KS og Den norske lægeforening om almennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene 2006-08
  • Andre styrende dokumenter i internkontroll-/kvalitetssystem, herunder avvikssystem
    - Kvalitetshåndboken:
    - Forbedringsprosesser – forbedringsordningen – felles for kommunen
    - Innholdsfortegnelse til kvalitetshåndboken – felles
    - Årsevalueringen til Larvik kommune 2006 og 2007 (deler tatt ut på nett)
    - Barneverntjenesten – arkivering av sensitive opplysninger
  • Annen dokumentasjon som kan gi oversikt og informasjon om tjenestene
    - Innholdsfortegnelse – Fosterhjemsperm og ettervernsperm
    - Familiesentermodellen
    - Årsrapport 2007 – Barne- og ungdomstjenester/helsesøstertjenesten/familiesenter
    - Program for innføring av PMTO 2006 - 10
    - Kvalitetshåndboken: kuratorteamet virksomhet - sosialtjenesten
           saksbehandling av søknader
           sjekkliste for kuratorgruppa
           sjekkliste ved familieproblemer
    - Rutinehåndbok for barneverntjenesten – innholdsfortegnelse –
    - innholdsfortegnelse Kvalitetshåndbok Barneverntjenesten
    - innholdsfortegnelse Kvalitetshåndbok Barne- og ungdomstjenester
    - innholdsfortegnelse Kvalitetshåndbok Omsorgstjenesten for funksjonshemmede
    - innholdsfortegnelse Kvalitetshåndbok Helse – og rehabiliteringstjenesten
    - diverse tjenestebeskrivelser

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Barneverntjenesten: 26 saksmapper/journaler
  • Helsetjenesten: 24 saksmapper/journaler, 5 meldinger og 2 henvisninger til barneverntjenesten
  • Sosialtjenesten: 19 saksmapper/journaler, 5 meldinger til barneverntjenesten
  • Avviksregistreringer: 4 fra sosialtjenesten og 6 fra barneverntjenesten
  • Referater fra samarbeidsmøter:
    2 fra BASO møter
    5 fra møter mellom barneverntjenesten og omsorgstjenesten for funksjonshemmede
    2 fra samarbeidsmøte mellom barnevern, sosial, team fritid og politiet
    4 fra tverrfaglig ledergruppe/styringsgruppe for Familiesenter

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene er beskrevet i pkt 3. Gjennomføring

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Berit Vaagland

sosialkurator

x

x

Ane Korterød McFarlane

sosialkurator

x

x

Lars Håvik

saksbehandler barneteamet

x

x

x

Monica Aaserud

teamleder omsorg/ettervern

x

x

Line Somby

saksbehandler ungdomsteamet

x

x

x

Kristin Nicolaisen

sosialkurator

x

Sven-Arne Nilsson

sosialkonsulent/psyk.spl.

x

x

x

Kristin Uppstad

miljøterapeut psykiatriteam

x

x

Vigdis Kiil

helsesøster

x

x

x

Kari Aasan

avd.leder/ledende helsesøster

x

x

x

Sissel Egenberg

psyk.koordinator/avd.leder

x

x

Åse Heibø

RE-leder

x

x

x

Gro Karin Erdal

RE-leder

x

x

x

Tove Akre

RE-leder

x

Ingunn Hjelm

RE-leder

x

x

Tom Christoffersen

RE-leder

x

x

Carl Erik Mathisen

RE-leder

x

x

x

Arve Semb Christophersen

Rådmann

x

x

Bente Færvik

teamleder adm.team

x

x

Astrid Inghilleri

fagkonsulent

x

x

Elisabeth Stokke

teamleder sosial

x

x

Janne C.Sundby

økonomi/adm.kons. barnev.

x

x

Hanne Haugberg

økonomikonsulent barnev.

x

Kathrine K. Hovland

teamleder barnevern

x

Vigdis Laumann

saksbehandler barnevern

x

Synnøve Tresland

teamleder sosial

x

Astri Lysebo

økonomisk saksbehandler sosial

x

Heidi Sandvik

saksbehandler barnevern

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder
Ruth-Anne Rojahn, revisor
Lillian Hamarsnes, revisor