Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold gjennomførte i perioden 10.01.08 - 05.05.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Re kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Tilsynet avdekket ett avvik:

  • Kommunen sikrer ikke at det utarbeides tiltaksplaner.

Dato: 05.05.08

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Ruth-Anne Rojahn
revisor

Lillian Hamarsnes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 10.01.08 – 05.05.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Re kommune har 8 443 innbyggere. Kommunen er organisert etter en såkalt blandingsmodell. Det vil si en felles sentralledelse bestående av rådmann, to kommunalsjefer, økonomisjef og stab. De enkelte tjenesteområdene er organisert i 16 selvstendige virksomheter som alle har fullt faglig, økonomisk og personalmessig ansvar innenfor sitt område.

Tre virksomheter er omfattet av dette tilsynet: virksomhet rådgivningstjenesten, virksomhet helsetjenester og virksomhet pleie og omsorgstjenester. Innenfor disse virksomhetene har disse tjenestene vært omfattet: barneverntjenesten, skolehelsetjenesten, psykisk helsetjeneste, sosialkontoret og flyktningekontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.januar 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 15.februar 2008.

Program ble sendt 22.februar 2008.

Gjennomgang av dokumentasjon i kommunen 11.mars 2008.

Åpningsmøte ble avholdt 12.mars 2008.

Intervjuer gjennomført 12. og 13.mars 2008.

16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14.mars 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at det utarbeides tiltaksplaner.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven § 4-5, jf forskrift om internkontroll for kommunens barneverntjeneste § 4 bokstav g

Kommentar:
Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten samtidig utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Planen skal tydeliggjøre hva som er barnets særlige behov og sikre barneverntjenestens oppfølging av de hjelpetiltak som er iverksatt. Intensjonen bak bestemmelsen er å styrke den faglige kvaliteten i arbeidet, å understøtte dialog og myndiggjøring og sikre god kvalitet og rettsikkerhet, jf Barne- og likestillingsdepartementets veileder om ” Tiltaksplaner og omsorgsplaner i barneverntjenesten”.

Følgende observasjoner ligger til grunn for avviket:

  • det er ikke utarbeidet tiltaksplaner i alle saker der det er fattet vedtak om hjelpetiltak
  • tiltaksplanene som er utarbeidet mangler beskrivelser av situasjon, mål, tiltak, gjennomføring og evaluering
  • tiltaksplanene som er utarbeidet var ikke undertegnet av de personene planene gjelder
  • kommunens ledelse sørger ikke for at det utarbeides tiltaksplaner slik den er pålagt, selv om den er kjent med svikten i tjenesten

Merknad 1:

Kommunen bør evaluere tverrfaglig tiltaksutvalg (TTU) og bruke de positive erfaringene som finnes, til å forbedre det tverrfaglige samarbeidet i kommunen

Følgende observasjoner ligger til grunn for merknaden:

  • kommunen har vedtatt at TTU skal brukes som en arena for tverrfaglig samarbeid. Det framkommer at TTU fungerer forskjellig på de ulike skolene når det gjelder struktur og innhold, for eksempel i forhold til forpliktelse til å delta på møtene, hva som tas opp (generelle saker og enkeltsaker), bruk av referater og samtykke i enkeltsaker

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver og ansvar for helse- , sosial- og barneverntjenester
  • Oversikt over ansvarlige (faglig og administrativt) for helse- , sosial- og barneverntjenesten
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten, hvor det framkommer hvem som gjennomgår meldinger, iverksetter undersøkelser og hjelpetiltak og følger opp barn i fosterhjem/beredskapshjem
  • Oversikt over ansatte på sosialkontoret/Nav, hvor det framkommer hvem som har kontakt med familier med barn på grunn av behov for økonomisk stønad, rusproblemer i familien, funksjonshemmet familiemedlem eller andre sosiale problemer(også de som arbeider med flyktninger), og utarbeider individuelle planer
  • Oversikt over ansatte på helsestasjonen/skolehelsetjenesten, hvor det framkommer hvem som arbeider med helsekontroll av barn fra 6-16 år (også leger tilknyttet helsestasjonen/skolehelsetjenesten) og utarbeider individuelle planer
  • Oversikt over ansatte i psykisk helsetjeneste som har kontakt med foreldre med psykiske lidelser og/eller direkte med utsatte barn/unge
  • Delegasjonsreglement eller annet som viser hvordan ansvar og myndighet er delegert
  • Årsmeldinger og virksomhetsplaner for de reviderte tjenesteområdene
  • Skriftlige samarbeidsavtaler eller prosedyrer som beskriver samarbeid mellom de tre tjenesteområdene
  • Skriftlige henvisningsrutiner mellom de tre tjenesteområdene
  • Dokumentasjon og annen informasjon som gjelder koordinering av tjenester, herunder utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av tjenester til barn/unge
  • Opplysninger om tiltak som sikrer brukermedvirkning
  • Opplysninger om rutiner/prosedyrer for gjennomgang av driften, herunder evaluering av resultater/tjenesten
  • Opplæringsplaner for tjenesteområdene
  • Kommunens rutiner for samarbeid med fastlegene, jf rammeavtale mellom KS og Den norske lægeforening
  • Andre styrende dokumenter i internkontroll-/kvalitetssystem, herunder avvikssystem
  • Annen dokumentasjon som kan gi oversikt og informasjon om tjenestene

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Barneverntjenesten: 28 saksmapper/journaler
  • Sosialtjenesten: 10 saksmapper/journaler og 4 meldinger til barneverntjenesten
  • Helsetjenesten: 8 saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene: Se kapitlet Gjennomføring.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Kari Helene Bugge

skolelege

x

x

Jorunn Gulbrandsen

helsesøster

x

x

Anne Hestnes

virksomhetsleder helse/psyk.spl.

x

x

x

Anne May Wold

sosialleder

x

x

Arild Svendsen

prosjektleder

x

x

Ellen Dalin

barnevernkonsulent

x

x

Anna Marie Frost

barnevernleder

x

x

x

Mona Evju

barnevernkonsulent

x

x

x

Betty Kristoffersen

leder flyktningkontor

x

x

x

Solveig U. Mork

ruskonsulent

x

x

Siri Schmidt

helsesøster

x

x

Ellen Huseby

psyk.sykepleier

x

x

Sissel Sørvik

psyk.sykepleier

x

x

x

Elisabeth S. Paulsen

virksomhetsleder

x

x

x

Mette Halvorsen

kommunalsjef

x

x

Trond Wifstad

rådmann

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder
Seniorrådgiver Lillian Hamarsnes, revisor
Rådgiver Ruth-Anne Rojahn, revisor