Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold gjennomførte i perioden 1.april - 14.mai 2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Tønsberg kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Tilsynet avdekket to avvik:

Avvik 1: Kommunen sikrer ikke at bestemmelsene om taushetsplikt blir overholdt i forhold til utveksling av informasjon mellom tjenesteområdene.

Avvik 2:
Kommunen sikrer ikke at barneverntjenesten i god tid før opphør av barneverntjenester ved fylte 18 eller 23 år, forbereder et samarbeid med sosialtjenesten, og hva et slikt samarbeid skal inneholde.

Dato: 14.05.08

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Ruth-Anne Rojahn
revisor

Lillian Hamarsnes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 1. april – 14.mai 2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tønsberg kommune er organisert etter en tonivåmodell, hvor for tiden 51 virksomheter er direkte underlagt rådmannen. Rådmannen har knyttet til seg fem direktører i sin ledergruppe. Direktørene er rådmannens kontaktpunkt mot de 51 virksomhetslederne med selvstendig ansvar innenfor sine respektive virksomheter. Tønsberg kommune er organisert etter prinsippet om desentralisert organisering.

I Tønsberg har tilsynet omfattet kommunens ledelse, virksomhet barn og unge, virksomhet helse og virksomhet sosial:

  • Barneverntjenesten
  • Skolehelsetjenesten
  • Psykiatri- og rustjenesten
  • Sosialkontoret

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 10. januar 2008.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 7. mars 2008.

Program ble sendt 11. mars 2008

Åpningsmøte ble avholdt 2. april 2008 .

Intervjuer 16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 3. april 2008

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble avdekket følgende avvik under tilsynet:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at bestemmelsene om taushetsplikt blir overholdt i forhold til utveksling av informasjon mellom tjenesteområdene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Barnevernloven § 6-7, sosialtjenesteloven § 8-8, helsepersonelloven §§ 21 følgende, jf forvaltningsloven § 13 – 13 e og forskrift om internkontroll for kommunens barneverntjeneste § 4 bokstav c, f, g og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav c, f, g

Kommentar:
For å ivareta tjenestens oppgaver vil det ved behov være nødvendig å innhente og

motta opplysninger, samt samarbeide med andre tjenester. Opplysningene vil som

oftest være av personlig og sensitiv karakter, og de vil være taushetsbelagte. Tjenestene og personellet må arbeide innenfor rammen av taushetspliktsbestemmelsene, og det er særlig unntakene, som f. eks opplysningsplikt og samtykke som er viktig å beherske.

Dersom saken ikke er anonymisert, eller det ikke foreligger samtykke, må det i hver enkelt sak vurderes konkret hvilke opplysninger som kan gis ut til hvem og på grunnlag av hvilken hjemmel.

Samtykke fra den som har krav på taushet skal være informert, og samtykket opphever taushetsplikten så langt det rekker. Formidling av taushetsbelagte opplysninger som gjelder flere personer, kreves samtykke fra den enkelte. I forhold til barn er den medisinske myndighetsalder som hovedregel 16 år slik at etter fylte 16 år kreves bare samtykke fra barnet, jf. hlspl. § 22 og pasrl. §§ 4-3 og 4-4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • I virksomhetene som omfattes av tilsynet, foreligger det ikke skriftlige rutiner eller felles praksis om anvendelsen av reglene om taushetsplikt. Det er kjent at det skal innhentes samtykke, men ikke hva det innebærer at samtykket skal være informert, herunder hva samtykket innebærer, for eksempel hvem i familien samtykket gjelder, hvilke opplysninger det gjelder, hvem som skal få opplysningene og hva opplysningene skal brukes til.
  • Samtykke til videreformidling av informasjon er i liten grad nedtegnet skriftlig. Når samtykke innhentes muntlig, dokumenteres dette ikke alltid i saken. Mangel på skriftlighet gir ikke virksomheten dokumentasjon for at samtykke faktisk er gitt.
  • Kommunen har utarbeidet en skriftlig instruks for praktisering av taushetsplikt i Tønsberg kommune, uten at denne er kjent for de ansatte eller implementert i virksomhetene.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at barneverntjenesten i god tid før opphør av barneverntjenester ved fylte 18 eller 23 år, forbereder et samarbeid med sosialtjenesten, og hva et slikt samarbeid skal inneholde.

Barnevernloven §§ 1-3, 3-2, 4-15 og forskrift om internkontroll for kommunens barneverntjeneste § 4 bokstav c, f, g.

Kommentar:
Dersom ungdommen samtykker, kan tiltak som er i verksatt før barnet har fylt 18 år, opprettholdes eller erstattes av andre barneverntiltak inntil ungdommen har fylt 23 år. Dersom tiltak etter barnevernloven ikke skal opprettholdes, skal barneverntjenesten i god tid før tiltak opphører, undersøke om det er behov for andre tiltak eller tjenester. Sosialtjenesten har et særskilt ansvar hvis ungdommen har behov for videre tjenester. Barneverntjenesten og sosialtjenesten bør, hvis formålstjenlig, og ungdommen samtykker, samarbeide om tilrettelegging av tiltak i henhold til sosialtjenesteloven.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det foreligger ikke skriftlige rutiner eller felles praksis på når barneverntjenesten skal kontakte sosialtjenesten (gjelder sosialkontoret og rusteamet) i enkeltsaker, i forbindelse med opphør av barneverntiltak og videre tiltak fra sosialtjenesten
  • Det foreligger ikke skriftlige rutiner eller felles praksis med hensyn til hvordan overføringen i enkeltsaker skal skje eller hva innholdet i overføringen skal være (møter, planer rapporter, ansvarsfordeling, dokumenter som skal følge saken)
  • Det framkom i intervju med sosialtjenesten at i de tilfellene det er besluttet at tiltak fra sosialtjenesten må vurderes, tar ikke barneverntjenesten kontakt med sosialtjenesten i god tid før barneverntiltaket opphører. Når barneverntjenesten tar kontakt, er det tilfeldig og personavhengig hvordan og når dette gjøres
  • Barneverntjenesten har utarbeidet en prosedyre for ettervern. Denne prosedyren omtaler også tiltak og samarbeid med andre tjenesteområder (overganger). Prosedyren er lite konkret med hensyn til når og hvordan overføringen til, og samarbeidet med, sosialtjenesten skal skje
  • Det er utarbeidet en samarbeidsavtale mellom barneverntjenesten og sosialtjenesten som trådte i kraft 01.10.07. I avtalen står det at det skal avholdes et samarbeidsmøte en gang i måneden, og at både enkeltsaker og generelle saker kan tas opp på møtet. I intervjuer med sosial- og barneverntjenesten framkom det at møtene ikke har vært gjennomført som planlagt. Det har vært tilfeldig om møtene har funnet sted, om barneverntjenesten har kunnet stille på møtene, samt hva innholdet i møtene skal være

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver og ansvar for helse- , sosial- og barneverntjenester
  • Oversikt over ansvarlige (faglig og administrativt) for helse- , sosial- og barneverntjenesten
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten, hvor det framkommer hvem som gjennomgår meldinger, iverksetter undersøkelser og hjelpetiltak og følger opp barn i fosterhjem/beredskapshjem
  • Oversikt over ansatte på sosialkontoret, hvor det framkommer hvem som har kontakt med familier med barn på grunn av behov for økonomisk stønad, rusproblemer i familien, funksjonshemmet familiemedlem eller andre sosiale problemer (også de som arbeider med flyktninger), og utarbeider individuelle planer
  • Oversikt over ansatte på helsestasjonen/skolehelsetjenesten, hvor det framkommer hvem som arbeider med helsekontroll av barn fra 6-16 år (også leger tilknyttet helsestasjonen/skolehelsetjenesten) og utarbeider individuelle planer
  • Oversikt over ansatte i psykisk helsetjeneste som har kontakt med foreldre med psykiske lidelser og/eller direkte med utsatte barn/unge
  • Delegasjonsreglement
  • Årsmeldinger for 2006 og virksomhetsplaner for 2007 for de reviderte tjenesteområdene
  • Skriftlige samarbeidsavtaler eller prosedyrer som beskriver samarbeid mellom de tre tjenesteområdene
  • Prosedyre for brukerundersøkelse og medarbeiderundersøkelse
  • Reglement for de politiske styringsorganene, vedtatt av Tønsberg bystyre 20.06.07
  • Opplæringsplaner for tjenesteområdene
  • Informasjon om tverrfaglig team
  • Retningslinjer for arbeid i ansvarsgrupper
  • Introduksjonsperm for nytilsatte

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Barneverntjenesten: 23 klientmapper/journaler
  • Sosialtjenesten: 8 klientmapper/journaler og 5 meldinger til barneverntjenesten
  • Helsetjenesten: 20 klientmapper/journaler

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene: Se kapittel 3 Gjennomføring og kapittel 7 Dokumentunderlag.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Cecilia Haglind

Kommunaldirektør

X

X

X

Jan Hansen

Virksomhetsleder

X

X

X

Sissel Kristoffersen

Virksomhetsleder

X

X

X

Sonia Wigenstam

Ledende helsesøster

X

X

Siri Foyn

Helsesøster

X

Aud Sæthre

Helsesøster

X

X

X

Petter W. Andersen

Barnevernleder

X

X

X

Olav Øyasæter

Rådgiver

X

X

X

Siri Røren

Kommunelege

X

X

X

Torild Gunn Kristoffersen

Teamleder barnevern

X

X

X

Ellen-Marie Møyland

Barnevernkonsulent

X

X

Hilde Cathrine Rui

Koordinator psykiatriteam

X

X

X

Ellen Oliver

Koordinator rusteam

X

X

X

Cecilie Hognestad

Teamleder sosial

X

X

Ingrid Jørnsen

Teamleder sosial

X

X

X

Knut Arne Dehnes

Sosialkonsulent

X

X

X

Randi A. Hansen

Seksjonsleder

X

X

Turid Skagen

Sosialkonsulent

X

Torgunn Johansen

Teamleder barnevern

X

Anne Grete Skjeggedal

Teamleder barnevern

X

Synnøve Bakke

Saksbehandler barnevern

X

Lise Omtvedt

Barnevernkonsulent

X

Lars Tangevold

Barnevernkonsulent

X

Anita H. Wulff

Teamleder sosial

X

Kari-Anne Okkenhaug

Barnevernkonsulent

X

Kjetil Røssing

Barnevernkonsulent

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder
Rådgiver Ruth-Anne Rojahn, revisor
Seniorrådgiver Lillian Hamarsnes, revisor