Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold gjennomførte i perioden 10. februar 2009 – 22. juni 2009 tilsyn med kommunens avlastningsbolig, Møylandtunet.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov - om kommunen ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltagelse i fritidsaktiviteter
  • Ernæringsbehov - om kommunen ivaretar ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie og omsorg - om kommunen tilpasser og gir pleie og omsorg ut i fra den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering - om kommunen sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging av boligen - om kommunen sikrer at avlastningsboligen er fysisk tilrettelagt for barna

Tilsynet avdekket en merknad:

Merknad:

Det vil være en forbedring dersom kommunen gir en mer systematisk opplæring i de vanligste diagnosene/sykdommene barna har, i legemidlene som brukes, samt hva som skal observeres av virkninger/bivirkninger.

Dato: 22 juni 2009

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Randi Askjer
revisor

Lise Jebsen
 revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Andebu kommune i perioden 10. februar 2009 – 26. mai 2009. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylkets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og sosialtjenesten i kommunene, etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2, jf. kommuneloven § 60b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Andebu kommune har 5 241 innbyggere. Kommunen vedtok ny administrativ organisering fra 1. januar 2009. Rådmannens ledergruppe består av rådmannen, økonomisjef og to kommunalsjefer. Ledergruppen utgjør kommunens strategiske ledelse. Kommunens operative ledelse ivaretas av 9 virksomhetsledere. Avlastningsboligen, Møylandtunet, er underlagt virksomhet Behandling, rehabilitering og omsorg (BRO). Møylandtunet består av 4 leiligheter. En av leilighetene benyttes pr. i dag til avlastningsopphold for to barn. I de øvrige 3 leilighetene bor det voksne beboere. Avlastningstilbudet i Møylandtunet startet opp i januar 2009. Avdelingsleder er vernepleier, ellers er det ansatt fire ufaglærte, og en ufaglært vikar. Kommunen har ikke barn som bor fast i barnebolig.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10. februar 2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 6. mai 2009.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Møylandtunet avlastningsbolig 05.mai 2009.

Sluttmøte ble avholdt 7. mai 2009.

Møte med foreldre/foresatte

Som en del av forberedelsen til tilsynet, ble det før gjennomføringen, avholdt møte med foreldre/foresatte den 22.04.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet følgende områder:

Sosiale behov

Kommunen skal ivareta barnas sosiale behov under avlastningsoppholdet. Dette gjelder særlig barnas behov for å ta del i hverdagslige opplevelser og aktiviteter, opprettholde kontakt med familie og sosialt nettverk, være i fysisk aktivitet, og være aktiv med utgangspunkt i egne interesser og forutsetninger. Tilsynet undersøker hvordan kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov.

Som en følge av barnas fysiske og psykiske funksjonshemminger/utviklingshemminger og sykdommer, kan det oppstå kommunikasjonsutfordringer mellom barnet og personalet i boligen. Tilsynet undersøker hvordan kommunen tar hensyn til disse utfordringene i planleggingen, organiseringen og gjennomføringen av tjenestene som ytes i avlastningsboligen.

Ernæringsbehov

Tilsynet undersøker om kommunen har tilstrekkelig kunnskap om barnas særlige ernæringsmessige behov, og planlegger og gjennomfører måltider etter barnas behov, herunder sørger for tilstrekkelig, tilpasset mat og drikke (næring), at barna får tilpasset hjelp ved måltider og nok ro og tid til å spise.

Pleie og omsorg

Tilsynet undersøker hvordan kommunen planlegger, organiserer og gjennomfører nødvendige pleie og omsorgstiltak ut i fra barnas behov, herunder vurderer deres behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse.

Legemiddelhåndtering

Tilsynet undersøker kommunens ansvars- og oppgavefordeling, mottak og registrering av legemiddelbruk, istandgjøring og utdeling av legemidler, og legemiddelbehandling og informasjon i forbindelse med sykehusopphold og legebesøk.

Fysisk tilrettelegging

Tilsynet undersøker om avlastningsboligen planlegger og gjennomfører tiltak for å fysisk tilrettelegge boligen slik at barna kan delta i daglige gjøremål på en tilfredsstillende måte, herunder mulighet for fellesmåltider, plass til hjelpemidler, fremkommelighet, mulighet for ro og skjerming og egne aktiviteter/trening m.v.

5. Funn

Merknad 1:

Det vil være en forbedring dersom kommunen gir en mer systematisk opplæring i de vanligste diagnosene/sykdommene barna har, i legemidlene som brukes, samt hva som skal observeres av virninger/bivirkninger.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Personalet har fått kunnskap om barnas diagnoser, funksjonsnivå og hjelpebehov gjennom møter med foreldre, møter for personalet, samtaler og skriftlig materiale. Det er ikke etablert felles opplæringsprogrammer.
  • Personalgruppa har vært stabil over tid og har jobbet med barna i flere år. Personalet har per i dag tilstrekkelig kompetanse for å gi tilpasset pleie og omsorg. Dersom det skjer endringer i personalgruppa, eller det kommer nye barn, vil det være behov for en mer systematisk opplæring.

Kommentar:
Kommunen skal sørge for at det tjenestetilbudet barna får i boligen er forsvarlig i forhold til de pleie- og omsorgbehov barna har. Det må til enhver tid vurderes hvilke behov barna har og hvilke krav til personellets kompetanse dette stiller. Alvorlige funksjonshemminger med ledsagende sykdommer krever kompetanse hos personalet og ikke minst kunnskap og erfaringer som sikrer kyndig observasjon. Det samme gjelder bruk av behandlingshjelpemidler og behandling av akutte tilstander. Enkelte helsepersonellgrupper har slik basiskunnskap i sin yrkesutdanning. Andre må få tilført kunnskap som er nødvendig for å kunne ivareta barnas behov på en forsvarlig måte. Siden personalgruppen som arbeider med barna i all hovedsak er ufaglærte, er det ekstra viktig at kommunen sørger for systematisk opplæring til disse.

Merknaden sees i sammenheng med bestemmelsene i sosialtjenesteloven § 4-3, kvalitetsforskriften § 3 og internkontrollforskriften § 4 bokstav c og g.

6. Regelverk

  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.
  • forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp av 3. april 2008 nr. 320
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver og ansvar for avlastningsboligen.
  • Oversikt over ansvarlige (faglig og administrativt) for avlastningsbolig
  • Oversikt over ansatte i avlastningsboligen, hvor det framkommer navn, tidspunkt for ansettelse, utdanning, stillingstype, stillingsbrøk, oppgavefordeling/ansvar m.v.
  • Opplysninger om bemanningsfaktor under det enkelte barns opphold (dag, kveld, natt)
  • Beskrivelse av de to barna som er i avlastningsboligen med hensyn til diagnose, funksjonsnivå, livssituasjon og hjelpebehov
  • Kopi av gjeldende vedtak på barna (avlastningsopphold, helse- og sosialtjenester)
  • Beskrivelse av avlastningsboligens fysiske forhold/innretning (størrelse, antall rom, tilgjengelighet m.v.) og tegninger av leilighet.
  • Virksomhetsplan 2009 for virksomhet behandling, rehabilitering og omsorg, kommuneplan 2007 – 2020 og økonomiplan 2008-2011.
  • Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder legemiddelhåndtering, ernæring, samarbeid med foreldre/pårørende, samarbeid med fastlege og/eller spesialisthelsetjeneste m.v.
  • Beskrivelse av opplæringsbehov for personalet i avlastningsboligen.
  • Tjenestebeskrivelse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 2 saksmapper med dokumentasjon på det enkelte barn som vedtak, saksutredninger, rapporter, planer referater, journalnotat, tiltaksplaner, individuelle planer m.v.
  • beskjedbøker
  • hefte for anfallsregistreringer
  • permer med miljøregler, prosedyrer/rutiner, viktige opplysninger ved innleggelse i sykehus

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold:

  • Varsel om tilsyn av 10.02.09
  • Invitasjon til møte med foreldre (kopi av brev) av 17.03.09
  • Innkommet dokumentasjon fra kommunen 16.04.09
  • Program av 20.04.09, også sendt på e-post
  • Diverse korrespondanse med kontaktpersonen på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Inger Berit Tveitan

assistent

x

x

Ulrikke Lund

x

x

Ragnhild L. Myhre

x

x

Kjerstin Sandquist

x

x

x

Christina Gogol

x

x

Thor Henry Thorød

x

x

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder
Rådgiver Randi Askjer, revisor
Rådgiver Lise Jebsen, revisor