Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold gjennomførte i perioden 10.februar 2009 – 22.juni 2009, tilsyn med kommunens avlastningsbolig, Prestegårdsalleen.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sosiale behov - om kommunen ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltagelse i fritidsaktiviteter
  • Ernæringsbehov - om kommunen ivaretar ernæringsbehov hos barn med særlige ernæringsmessige utfordringer
  • Pleie og omsorg - om kommunen tilpasser og gir pleie og omsorg ut i fra den enkeltes behov
  • Legemiddelhåndtering - om kommunen sikrer forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging av boligen - om kommunen sikrer at avlastningsboligen er fysisk tilrettelagt for barna

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Dato: 22.juni 2009

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Randi Askjer
revisor

Lise Jebsen
 revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sande kommune i perioden 10.02.09 – 22.06.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylkets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og sosialtjenesten i kommunene, etter lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2, jf. kommuneloven § 60b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sande kommune har ca 8200 innbyggere, og er den nordligste kommunen i Vestfold. Kommunen ledes av rådmannen med stab, og tre kommunalsjefer med ansvar for flere virksomheter, herunder virksomhet Familietjenesten. Avdeling bolig og fritid er en del av Familietjenesten, og består bl.a. av Prestegårdsalleen 17, som består både av bofellesskap for voksne og tre avlastningsleiligheter. Det er for tiden fire barn under 18 år som benytter avlastningsleilighetene. Avdeling bolig og fritid ledes av fagleder som er vernepleier. I avlastningsboligen arbeider det vernepleiere, omsorgsarbeidere, barne- og ungdomsarbeidere, hjelpepleiere, barnepleier og assistenter (ufaglærte). Kommunen har ikke barn som bor fast i barnebolig.

Kommunen har begynt å bygge åtte nye boliger, hvorav noen av disse er tenkt at skal benyttes til avlastning. Boligene er beregnet innflyttingsklare i slutten av 2009.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.februar 2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.mai 2009.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Prestegårdsalleen avlastningsbolig 12.mai 2009.

Sluttmøte ble avholdt 14.mai 2009.

Møte med foreldre/foresatte

Som en del av forberedelsen til tilsynet, ble det før gjennomføringen, avholdt møte med foreldre/foresatte den 23.04.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet følgende områder:

Sosiale behov

Kommunen skal ivareta barnas sosiale behov under avlastningsoppholdet. Dette gjelder særlig barnas behov for å ta del i hverdagslige opplevelser og aktiviteter, opprettholde kontakt med familie og sosialt nettverk, være i fysisk aktivitet, og være aktiv med utgangspunkt i egne interesser og forutsetninger. Tilsynet undersøker hvordan kommunen planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov.

Som en følge av barnas fysiske og psykiske funksjonshemminger/utviklingshemminger og sykdommer, kan det oppstå kommunikasjonsutfordringer mellom barnet og personalet i boligen. Tilsynet undersøker hvordan kommunen tar hensyn til disse utfordringene i planleggingen, organiseringen og gjennomføringen av tjenestene som ytes i avlastningsboligen.

Ernæringsbehov

Tilsynet undersøker om kommunen har tilstrekkelig kunnskap om barnas særlige ernæringsmessige behov, og planlegger og gjennomfører måltider etter barnas behov, herunder sørger for tilstrekkelig, tilpasset mat og drikke (næring), at barna får tilpasset hjelp ved måltider og nok ro og tid til å spise.

Pleie og omsorg

Tilsynet undersøker hvordan kommunen planlegger, organiserer og gjennomfører nødvendige pleie og omsorgstiltak ut i fra barnas behov, herunder vurderer deres behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse.

Legemiddelhåndtering

Tilsynet undersøker kommunens ansvars- og oppgavefordeling, mottak og registrering av legemiddelbruk, istandgjøring og utdeling av legemidler, og legemiddelbehandling og informasjon i forbindelse med sykehusopphold og legebesøk.

Fysisk tilrettelegging

Tilsynet undersøker om avlastningsboligen planlegger og gjennomfører tiltak for å fysisk tilrettelegge boligen slik at barna kan delta i daglige gjøremål på en tilfredsstillende måte, herunder mulighet for fellesmåltider, plass til hjelpemidler, fremkommelighet, mulighet for ro og skjerming og egne aktiviteter/trening m.v.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

6. Regelverk

  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv. av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.
  • forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp av 3. april 2008 nr. 320
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver og ansvar for avlastningsboligen.
  • Oversikt over ansvarlige (faglig og administrativt) for avlastningsbolig.
  • Oversikt over ansatte i avlastningsboligen, hvor det framkommer navn, tidspunkt for ansettelse, utdanning, stillingstype, stillingsbrøk, oppgavefordeling/ansvar m.v.
  • Opplysninger om bemanningsfaktor under det enkelte barns opphold (dag, kveld, natt).
  • Opplysninger om hvem av de fire barna som er i avlastningsboligen samtidig.
  • Beskrivelse av de fire barna som er i avlastningsboligen med hensyn til diagnose, funksjonsnivå, livssituasjon og hjelpebehov.
  • Kopi av gjeldende vedtak på barna (avlastningsopphold, helse- og sosialtjenester).
  • Beskrivelse av avlastningsboligens fysiske forhold/innretning (størrelse, antall rom, tilgjengelighet m.v.), samt tegninger av boligen.
  • Delegasjonsreglement, funksjonsbeskrivelser, lederavtale.
  • Kommunens årsberetning 2008, Familietjenestens virksomhetsplan for 2009.
  • Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder legemiddelhåndtering, ernæring, samarbeid med foreldre/pårørende, samarbeid med fastlege og/eller spesialisthelsetjeneste m.v.
  • Opplæringsplaner for tjenesteområdene.
  • Prosedyre for avvikshåndtering og avviksskjema.
  • Sjekkliste for nyansatte og vikarer.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 4 saksmapper på det enkelte barn, med dokumentasjon som vedtak, saksutredninger, rapporter, planer referater, journalnotat, tiltaksplaner, individuelle planer m.v.
  • Beskjedbøker.
  • Permer med regler, rutiner, viktige opplysninger om det enkelte barn.
  • Registrerte avvik på legemiddelhåndtering og ernæring.

Tilsynsmyndigheten hadde tilgang til kommunens elektroniske saksbehandlingssystem ”Gerica”, og kunne lese all tilgjengelig dokumentasjon på det enkelte barn.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet i Vestfold:

  • Varsel om tilsyn av 10.02.09.
  • Invitasjon til møte med foreldre (kopi av brev) av 18.03.09.
  • Innkommet dokumentasjon fra kommunen 16.04.09.
  • Program av 21.04.09, også sendt på e-post.
  • Diverse korrespondanse med kontaktpersonen på e-post og telefon.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Bjørn Harald Iversen

Virksomhetsleder

X

Ea Trondsen

Miljøterapeut

X

X

Sven-Ove Johansen

Assistent natt

X

X

X

Elise Mørch

Gruppeleder avlastning

X

X

X

Tone Wollebekk

miljøarbeider

X

X

Torbjørn Bringaker

Miljøarbeider

X

X

Hilde Iversen

Fagleder

X

X

X

Berit Roth

Miljøarbeider

X

X

X

Anne Marie Dvergsdal

Assistent

X

Gunn L.S.Kristiansen

Miljøarbeider

X

Toril Auen Bergan

Barnepleier

X

Tonje Arnsen

Assistent/tilkalling

X

Rune Frøiland

Rådgiver

X

X

Tove Hallgrimsen

Kommunalsjef

X

X

Tron Bamrud

Rådmann

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder
Lise Jebsen, revisor
Randi Askjer, revisor