Rapport fra planlagt tilsyn med avtalespesialister innen psykisk helsevern i Vestfold - psykiater

Sammendrag

Denne rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet mottar og håndterer henvisninger
• Hvordan forsvarligheten i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans / fastlege (for eksempel i forhold til utskrivning av vanedannende medikamenter), og i utredning og behandling av pasientene
• Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet følger opp helsepersonells plikter tilknyttet føring og oppbevaring av pasientjournal
• Hvordan avtalespesialisten gjennom organisering og rutiner i sin virksomhet sørger for at disse forholdene kvalitetssikres

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader, og virksomheten fremstod som en systematisk og faglig godt fundert spesialistpraksis.

Dato: 23. juni 2010

Lasse Johnsen
revisjonsleder

Randi Askjer
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved psykiaters praksis 17. juni 2010. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vestfold gjennomfører i inneværende år, og er en del av et samarbeidsprosjekt mellom Helsetilsynet i fylkene i Helseregion Sør-Øst.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Psykiateren driver privat praksis som psykiater i Sandefjord, og har individuell avtale i 100% stilling med Helse Sør-Øst RHF om regional avtalepraksis for legespesialist. Avtalen gjelder fra 01.11.2008 og gjelder fortløpende til fyller 70 år.

Avtalen innbefatter behandlingspraksis med et normtall på 1050 pr år i full avtale, hvori inngår utredning, diagnostikk, behandling og samarbeid med andre instanser. Avtalespesialisten skal samarbeide med lokal DPS og BUP for å avhjelpe behovet for poliklinisk behandling/ utredning og veiledning, etter nærmere avtale om konkret samarbeid.

Psykiateren er godkjent veileder i psykoterapi, DNLF, og avtalen innbefatter også veiledning i psykoterapi av leger i spesialistutdannelse, Psykiatrien i Vestfold(PiV) og undervisning av leger og psykologer i psykoterapi, Institutt for psykoterapi (IFP).

Psykiateren opplyser at hun driver langtids psykodynamisk psykoterapi, men har også noen pasienter med korttids psykoterapi. Praksisen har tilknyttet hjelpepersonell i 25 % stilling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.mai 2010, med anmodning om oversendelse av angitt ønskede dokumenter innen 31. mai 2010. Psykiateren var i forkant kontaktet per telefon og informert om tilsynet. Helsetilsynet i Vestfold mottok etterspurt dokumentasjon den 27. mai 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 17. juni 2010.

Intervjuer

Det ble foretatt samtale med psykiateren underveis i gjennomgangen av de fremlagte pasientjournalene, og i etterkant av journalgjennomgangen.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved praksisens lokaler hvorunder arkivskap for sikker oppbevaring av papirdokumentasjon ble inspisert. Revisjonsteamet ble også vist eget skap for faglitteratur/verktøy for virksomhetens praksis, og dokumentasjonssystemet PsykBase.

Sluttmøte ble avholdt samme dag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet en vurdering av:

1 Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet mottar og håndterer henvisninger

2 Hvordan forsvarligheten i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans / fastlege (for eksempel i forhold til utskrivning av vanedannende medikamenter), og i utredning og behandling av pasientene

3 Hvordan avtalespesialisten i sin virksomhet følger opp helsepersonells plikter tilknyttet føring og oppbevaring av pasientjournal

4 Hvordan avtalespesialisten gjennom organisering og rutiner i sin virksomhet sørger for at disse forholdene kvalitetssikres ved virksomhetens internkontroll

5. Funn

Ved tilsynet ble det ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader, og virksomheten fremstod som en systematisk og faglig godt fundert spesialistpraksis.

6. Regelverk

Lov av 30-03-84 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten

Lov av 02-07-99 nr 64 om helsepersonell m.v, herunder § 4 om krav til forsvarlighet, § 39 om plikt til å føre journal

Lov av 1999-07-02 nr 63 om pasientrettigheter ( pasientrettigheter) pasientrettighetsloven.

Lov av 1999-07-02 nr 61 lov om spesialisthelsetjenesten ( spesialisthelsetjenesteloven).

Lov av 2001-05-18 nr. 24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger

Forskrift av 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial og helsetjenesten

Forskrift av 2000-12-21 nr 1385 om pasientjournal, med merknader.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Brev av 25.mai 2010 med opplysninger til de forespurte områder.
• Gjeldende avtale mellom avtalespesialisten og Helse Sør-Øst RHF
• Opplysninger om faglig kompetanse
• Tilbakemelding på innrapporterte pasientdata til NPR

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket:

• Papirutskrifter av 10 forhåndsutvalgte pasientjournaler fra PsykBase (5 journaler der behandlingen ble avsluttet i løpet 2009, og 5 journaler fra pågående behandlingsforløp)
• 4 tilfeldig valgte papirjournaler
• Alle henvisningsbrev mottatt for pasienter tatt under behandling i 2009 og 2010
• Ringperm ”internkontroll”, med relevante retningslinjer, veiledere og regelverk

Korrespondanse mellom avtalespesialisten og Helsetilsynet i Vestfold:

• Telefonisk varsel om tilsyn
• Varselbrev av 11. mai 2010
• Program for tilsynet, datert 31.mai 2010

8. Deltakere ved tilsynet

Fra virksomheten var psykiater  tilgjengelig hele dagen og deltok i åpnings- og sluttmøte, og ble intervjuet underveis.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisjonsleder / seniorrådgiver Lasse Johnsen Helsetilsynet i Østfold
Revisor / rådgiver Randi Askjer Helsetilsynet i Vestfold
Revisor / ass. fylkeslege Rolf B. Winther Helsetilsynet i Buskerud
Ekstern fagrevisor / psykiater Jan Fredrik Andresen Diakonhjemmet sykehus