Rapport fra tilsyn med Hof kommune avlastning for omsorgsytere til hjemmeboende eldre etter sosialtjenesteloven og korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Virksomhetens sikring av rett saksbehandling og vedtak om korttidsopphold for hjemmeboende eldre og avlastning for omsorgsytere til hjemmeboende eldre:

Utredningsplikten: Har kommunen sørget for at saken er godt nok opplyst både når det gjelder omsorgsyters situasjon og omsorgsmottakers situasjon og hjelpebehov, før vedtak er fattet. Er omsorgsmottakers medvirkning og eventuell vurdering av samtykkekompetanse ivaretatt?

Individuell vurdering: Er det foretatt en individuell vurdering i forhold til både pasient/brukers behov og av omsorgsarbeidet, av både den objektive og subjektive omsorgsbyrden? Er det lagt vekt på utenforliggende hensyn?

Forvaltningslovens krav til vedtak: Er forvaltningslovens krav til vedtak, begrunnelse, innhold, informasjon og klageadgang fulgt?

Under tilsynet ble det funnet to avvik:

• Virksomheten sikrer ikke en forsvarlig utredning til grunn for vedtakene
• Virksomheten sikrer ikke at forvaltningslovens krav til vedtak følges

Dato: 30.10.10

Linda Endrestad
revisjonsleder Randi Askjer
revisor

Elisabeth Vestbakke Haugen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hof kommune i perioden 18.05.10 – 30.10.10. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vestfold gjennomfører i inneværende år.

Tilsynet inngår som en del av landsomfattende tilsyn rettet mot tjenester til eldre. Satsingen skal pågå i en periode på tre år (2010-2012) og omfatter hele tjenestetilbudet til eldre; kommunale sosial- og helsetjenester, spesialisthelsetjenester og samhandling mellom nivåene.

Omsorgsarbeid i hjemmet har stor verdi for den enkelte omsorgsmottaker og for kommunen. Ved å ivareta tjenester som korttidsopphold og avlastning bidrar det til at eldre og personer med demens lengre kan bo i egen bolig

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hof kommune har drøyt 3000 innbyggere og ligger nordvest i Vestfold. Kommunen har en flat organisasjonsstruktur, med rådmann som øverste leder og fem tjenesteområder direkte underlagt rådmannen. Hvert av tjenesteområdene, også kalt sektorer, ledes av en sektorleder. Ledergruppen består av sektorledere, økonomisjef og rådmannen. Sektor for helse- og omsorg har i en periode vært ledet av Enhetsleder for hjemmebaserte tjenester. Ny helse- og omsorgssjef tiltrer 1. oktober.

Det er enhetsleder for institusjonsbaserte tjenester som saksbehandler korttidsplasser, herunder avlastning. Kommunen har et inntaksutvalg, bestående av; enhetsleder hjemmebaserte tjenester, enhetsleder institusjonsbaserte tjenester, tilsynslege og fysioterapeut, som fatter vedtak om korttidsopphold.

Sektor for helse- og omsorg har hatt en periode med utfordringer, blant annet med høyt sykefravær. Det ble i fjor ansatt en rådgiver og det arbeides med å utvikle og revidere kvalitetsarbeidet mht på prosedyrer, rutiner med mer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.05.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 2. september 2010.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått før og under tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 2. september 2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Virksomhetens sikring av rett saksbehandling og vedtak om korttidsopphold for hjemmeboende eldre og avlastning for omsorgsytere til hjemmeboende eldre:

Utredningsplikten: Har kommunen sørget for at saken er godt nok opplyst både når det gjelder omsorgsyters situasjon og omsorgsmottakers situasjon og hjelpebehov, før vedtak er fattet. Er omsorgsmottakers medvirkning og eventuell vurdering av samtykkekompetanse ivaretatt?

Individuell vurdering: Foretar kommunen en individuell vurdering i forhold til både pasient/brukers behov, og av omsorgsarbeidet, av både den objektive og subjektive omsorgsbyrden? Er det lagt vekt på utenforliggende hensyn?

Forvaltningslovens krav til vedtak: Er forvaltningslovens krav til vedtak, begrunnelse, innhold, informasjon og klageadgang fulgt?

5. Funn

Under tilsynet ble det funnet to avvik:

Virksomheten sikrer ikke en forsvarlig utredning til grunn for vedtakene

Virksomheten sikrer ikke at forvaltningslovens krav til vedtak følges

Dette er avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven §§ 16, 17, 24, 25 og 27
• Pasientrettighetsloven § 3-1
• Sosialtjenesteloven § 8-4
• Jf. forskrift om internkontroll § 4

Avvikene bygger på følgende observasjoner:

• Omsorgsmottakers rett til medvirkning følges ikke systematisk
• Vurdering av samtykkekompetanse, der dette er relevant, gjøres ikke systematisk
• Det er verken skriftlige rutiner eller ensartet praksis for hvordan utredningen skal gjøres
• Iplos fylles ikke ut og brukes i henhold til forskrift
• Det er manglende rutiner og praksis for å sikre opplæring
• Det er et manglende avvikssystem
• Det er verken skriftlige rutiner eller praksis som sikrer at saksbehandlingen tilfredsstiller lovens krav
• Muntlig saksbehandling og informasjonsutveksling følges ikke opp med skriftlig dokumentasjon
• Det er ikke rutiner eller praksis for å avklare hvem som er part, eventuelt hvem som er fullmektig/partsrepresentant, med den betydning det har for søknad og vedtak
• Skjønnsutøvelsen og begrunnelsen, slik den fremkommer i vedtakene, er mangelfull
• Ved ønske om forlengelse av korttidsopphold, gjøres det ikke saksbehandling og vedtak, når det ikke gis forlengelse
• Det er manglende skriftlige rutiner og praksis for å sikre opplæring på feltet

6. Regelverk

• Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 02.07.99 nr 63 om pasientrettigheter
• Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13.12.91 nr 81 om sosiale tjenester
• Lov av 10.02.67 om forvaltningssaker
• Forskrift av 20.12.02 nr 1731 om interkontroll sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over kommunen
• Beskrivelse av kommunens organisering av aktuelle tjenester
• Beskrivelse av rutiner for saksbehandling, beskrivelse av saksbehandlingsverktøy
• Oversikt over tildelte tjenester innen begge kategorier for 2009
• Opplæringsplan for nyansatte ved Hof bo- og aktivitetssenter

Dokumentasjon knyttet til enkeltvedtak som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• De fem siste vedtak om korttidsopphold hjemlet i kommunehelsetjenesteloven med den grunnlagsdokumentasjonen som ble lagt til grunn for vedtaket
• De fem siste vedtak om avlastning hjemlet i sosialtjenesteloven med grunnlagsdokumentene

For begge kategoriene vedtak var brukergruppen over 80 år og/eller brukere med demensdiagnose

Dokumentasjon fra virksomheten mottatt under tilsynet:

• Stillingsbeskrivelser
• Delegasjonsregelement

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vestfold:

• Foreløpig varsel om tilsyn datert 18.05.10
• Oversendelse av dokumentasjon og opplysninger 31.05.10
• Program og varsel for tilsyn 14.06.10
• Oversendelse av dokumentasjon og vedtak av 28.07.10
• Oversendelse av foreløpig rapport

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Linda Endrestad, Helsetilsynet i Vestfold, revisjonsleder
Rådgiver Randi Askjer, Helsetilsynet i Vestfold, revisor
Rådgiver Elisabeth Vestbakke Haugen, Helsetilsynet i Vestfold, revisor