Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Vestfold gjennomførte i perioden 22.04.10 — 02.11.10 tilsyn med Hof kommune v/Nav-kontoret.

Systemrevisjonen omfattet:

  • hvordan kommunen ivaretar plikten til å gi kvalifiseringsprogrammet det lovpålagte innholdet det skal ha hvordan oppfølgingen skjer underveis i programperioden hvordan vurderingene skjer ved eventuelle forlengelser av programmet etter ett år

Tilsynet avdekket ett avvik.

Dato: 02.11.10

Anne Mette Aralt
revisjonsleder

Olav Øyaseter
revisor

 

Live Jetlund
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hof kommune i perioden 22.04.10 — 02.11.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hof kommune er en bygdekommune med ca 3 100 innbyggere. Kommunen har en såkalt flat organisasjonsstruktur med rådmannen som øverste leder for 5 tjenesteområder i linje under ham. Nav/barnevern ligger som en stabsfunksjon under rådmannen. Barnevern er ikke en del av Nav, men Nav-leder er også barnevernleder.

Nav-kontoret er organisert med et brukersenterteam, et markedsteam og et oppfølgingsteam. På grunn av små forhold, jobber de fleste ansatte i flere team. Vedtak om kvalifiseringsstønad fattes av en til to personer i brukersenterteamet, mens oppfølgingen skjer fra oppfølgingsteamet.

Hof kommune deltok som en av 8 kommuner i Fylkesmannens prosjekt om "kunnskapsbasert videreutvikling av kvalifiseringsprogrammet i Nav-kontorene" —det såkalte "vedtaksprosjektet" som ble gjennomført i 2009.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.04.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Program ble utsendt: 17.08.10.  

Åpningsmøte ble avholdt 13.09.10.

Intervjuer

Det var planlagt å intervjue 5 personer. På grunn av sykdom, ble det intervjuet 4 personer.

Sluttmøte ble avholdt 13.09.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Etter lov om sosiale tjenester i Nav § 29 kan kvalifiseringsprogrammet (KVP) tildeles til personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne eller begrensede ytelser til livsopphold. For å avklare inngangsvilkårene til kvalifiseringsprogrammet er kommunen forpliktet til å innhente opplysninger om søkers økonomiske situasjon og gjøre en vurdering av søkernes arbeids- og inntektsevne (§ 29 2.1edd).

Kvalifiseringsprogrammet skal tilpasses den enkeltes behov og forutsetninger (§ 30 3.1edd)og skal gjennomføres med aktiv deltakelse fra den enkelte søker. Resultatene av arbeidsevnevurderingen skal brukes aktivt i planleggingen av KVP og det må dokumenteres en sammenheng mellom arbeidsevnevurderingen og KVP.

Etter lovens § 30.1 skal KVP inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking. Programmet kan inneholde andre tiltak for å støtte oppunder forberedelsen til arbeidssituasjonen. Det er også slik at KVP skal være helårig, på full tid (§ 30 4. ledd) og igangsettes innen 6 mnd. fra søknadstidspunktet (§ 31). Kommunen er pliktig til å dokumentere disse forholdene. Det må også framkomme hvem som er ansvarlig for oppfølgingen og hvordan utviklingen av programmet går. Det må framkomme av vedtak og annen dokumentasjon når søknad er framsatt og program iverksatt. Det må også framkomme av vedtak og/eller andre oversikter en dokumentasjon på at programmet fyller hel arbeidsuke.

Etter lovens § 32, skal programmet vurderes hvis det forlenges utover ett år. Kommunen må derfor kunne dokumentere hvilke vurderinger som er foretatt ved forlengelse og hvilke nye planer som legges hvis/når programmet videreføres.

5. Funn

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at kvalifiseringsprogrammet (KVP) gis det lovpålagte innholdet.

  • Det framkommer ikke av de interne rutinene at nødvendig opplæring om KVP sikres
  • Det framkommer ikke at lovens inngangsvilkår er tilstrekkelig vurdert ved innvilgelse av KVP
  • Arbeidsevnevurderingene er mangelfullt gjennomført
  • Resultatene av arbeidsevnevurderingene brukes ikke aktivt ved inntak i og planlegging av program
  • Programmene oppfyller ikke lovens krav om arbeidsrettede tiltak
  • Programmene oppfyller ikke lovens krav til omfang,- det vil si program på full tid
  • Det framkommer ikke hvordan kommunen vurderer gjennomført deltakelse etter ett år

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 18. desember 2009
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
  • Forskrift om intemkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), hvor de deler av kommune og Nav-kontoret som har oppgaver og ansvar i forhold til KVP framgår
  • Oversikt over ansvarlige (faglig og administrativt) for aktuelle organisatoriske enheter med navn og stillingsbetegnelse
  • Oversikt over ansatte, med navn og stillingsbetegnelse,som har oppgaver knyttet til oppfølging av personer med KVP
  • Kopi av rutiner/prosedyrer som gjelder oppfølging av personer med KVP
  • Kopi av vedtak om KVP knyttet til personer som har hatt slikt vedtak ett år eller mer. Med vedtaket skulle følge kopi av arbeidsevnevurdering, tiltaksplaner/aktivitetsplaner, individuell plan samt kopi av journalnotater som viser hvordan oppfølgingen har vært gjennomført.
  • En liste over eventuelle tiltaksarrangører, med kontaktpersoner, som kommunen/Nav-kontoret har benyttet i oppfølgingen av personer med KVP.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn
  • Dokumentasjon fra kommunen/Nav-kontoret
  • Utsendelse av program for tilsynsbesøket

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Øystein Torp

Nav-leder

X

X

X

Kari Laastad

Teamkoordinator

X

X

X

Hanne Marie Sondresen

 

 

X

X

Lise Margrethe Vestskogen

 

X

X

X

Anita Underbjerg

 

X

 

X

Heidi Bjørnsen Bergfall var innkalt til intervju, men møtte ikke pga sykdom.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Live Jetlund, revisor
Rådgiver Olav Øyaseter, revisor
Seniorrådgiver/fagkoordinator Anne Mette Aralt, revisjonsleder