Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1: Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og individuell plan, er i tråd med kravene i lov og forskrift:

Område 2: Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og individuell plan i tråd med kravene i lov og forskrift

Område 3: Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Dato: 03.05.10

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Cathrine Hefte
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Holmestrand kommune - virksomhet hjemmebasert omsorg (Tunnelveien bofellesskap) og virksomhet tjenestekontor i perioden 03.03.10 - 03.05.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Holmestrand kommune har ca.10.000 innbyggere. Kommunen er organisert i to nivåer, rådmannsnivå med rådmann og to kommunalsjefer, og virksomhetsnivå.

Tilsynet rettet seg mot virksomhet hjemmebasert omsorg, som bl.a. har ansvar for å yte tjenester til mennesker med nedsatt funksjonsevne, og som bor i Tunnelveien bofellesskap. Virksomhet tjenestekontor har ansvar for å tildele tjenestene (fatte vedtak).

Tunnelveien bofellesskap har 8 beboere med ulikt funksjonsnivå.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.03.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 9.04.10.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble avholdt møte med hjelpeverger/pårørende 13.04.10.

Det ble gjennomført befaring ved Tunnelveien bofellesskap.

Sluttmøte ble avholdt 29.04.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet tre områder:

Område 1:

Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og individuell plan, er i tråd med kravene i lov og forskrift:

• informasjon om tjenestene
• behandling av muntlige og skriftlige søknader og henvendelser
• utredning og opplysning av saken
• individuell vurdering
• begrunnelse for beslutningen
• skriftlige enkeltvedtak
• tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
• opplæring

Område 2:

Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og individuell plan i tråd med kravene i lov og forskrift

• iverksettelse av tjenestene
• vurdering og iverksettes av alternative tiltak dersom gjennomføring ikke kan skje som planlagt
• planer for gjennomføring
• endringer i hjelpebehov, og evaluering/endring av tjenester og tjenestenivå
• tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
• opplæring

Område 3:

Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

• definisjon av klage
• orientering om klagemuligheter
• muntlige klager
• klageinstans
• behandlingstid

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 og 4-3a, § 4-2 a og c, samt §§ 8-1 og 8-4
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), kap. III, IV og V
• Forskrift til lov om sosiale tjenester
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver innenfor områdene som revideres.
• Navnelister over ansatte ved tjenestekontoret som jobber med saksbehandling av tjenester til beboere i bofellesskapet med oversikt over stillingsbetegnelse, utdanning, stillingsstørrelse, tidspunkt for når personen begynte i stillingen, samt oppgavefordeling/ansvar.
• Navneliste over ansatte som jobber i bofellesskapet (turnus), med oversikt over stillingsbetegnelse, utdanning, stillingsstørrelse, tidspunkt for når personen begynte i stillingen, samt stillings- og funksjonsbeskrivelser.
• Turnus og vaktlister for mars måned 2010 i bofellesskapet.
• Utskrift av siste IPLOS-kartlegging av den enkelte beboer.
• Delegasjonsreglement
• Årsmelding 2008 for kommunen og virksomhetsplaner for 2010 for virksomhet hjemmebasert omsorg og virksomhet tjenestekontor.
• Aktuelle rutiner/prosedyrer som gjelder de reviderte områdene (vedtaksmaler, søknadsskjema, rutiner for saksbehandling, kartleggings- og utredningsrutiner)
• Informasjonsmatriell/personalperm for boligtjenesten og serviceerklæringer.
• Opplæringsplaner
• Oversikt over styrende dokumenter i internkontroll-/kvalitetssystem, herunder avvikssystem.
• Avvik registrert i 2009/10 innenfor områdene som revideres.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 8 saksmapper på tjenestemottakerne i Tunnelveien bofellesskap, med dokumentasjon som vedtak, saksutredninger, rapporter, referater, planer og journalnotat.
• Beskjedbøker
• Referater fra personalmøter
• Permer med dags- og ukeplaner, rutiner og viktige opplysninger om den enkelte tjenestemottaker.
• Permer med arbeidsrutiner for de ansatte, samt sjekklister for vaktene
• Referat fra beboermøter

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 03.03.10
• Invitasjon til møte med hjelpeverger/pårørende 24.03.10
• Innkommet dokumentasjon fra kommunen 29.03.10
• Program av 13.04.10, også sendt som e-post
• Diverse korrespondanse med kommunen på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Cathrine Hefte, revisor
Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder