Rapport fra tilsyn med miljørettet helsevern/helse ved Larvik kommune 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan kommunen og skolene ivaretar kravene til godkjenning i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.
• Hvordan kommunen sikrer samhandling og nødvendig samarbeid mellom kommunale etater/virksomheter som har ansvar for arbeids- og læringsmiljøet i skolene i kommunen
• Hvordan kommunen sikrer det fysiske miljøet i den enkelte skole, herunder toalettforhold, renholdsrutiner, luft/lys/radon og trygghet på uteområdene

Dato: 22.10.2010

Odd Endresen
revisjonsleder Per Schjelderup
revisor

Finn Johnsen
revisor Kristine Sti revisor
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Larvik kommune i perioden 08.04.2010 – 22.10.2010. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vestfold gjennomfører i inneværende år

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gitt tilsynets tema ble det valgt ut to skoler i Larvik kommune vurdert fra en risiko- og sårbarhetsanalyse foretatt av Fylkesmannen og Helsetilsynet under planlegging av tilsynet, bl.a. med basis i elevundersøkelser som var foretatt ved skolene i kommunen.

Ut fra dette ble følgende skoler utvalgt:

• Mesterfjellet skole
• Byskogen skole

Mesterfjellet skole er en gammel skole og bygningsmassen bærer preg av dette med asfaltert skolegård som uteområde. Skolen er lokalisert i bymessig strøk. Det foreligger en midlertidig godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager på vilkår sist fra 2003. Det har vært gjennomført et egeninitiert tilsyn i 2008. Det er fattet vedtak om at skolen skal nedlegges og at det skal bygges ny skole som er planlagt ferdigstilt med nytt bygg innen 2012, men det kan også gå lengre tid avhengig av den økonomiske situasjonen i kommunen og i verste fall ikke før i 2015.

Byskogen skole er lokalisert i et boligområde med god tilgang på friluftsområde med bøkeskog. Det er også godt tilrettelagte uteområder for lek. Det er også SFO knyttet til skolen. Skolen vurderes nedlagt, men så langt foreligger det ikke noe vedtak om dette.

Problem knyttet til inneklimaproblematikk er ivaretatt av HMS koordinator i kommunen som har solid yrkeshygienisk kompetanse.

Medisinsk faglig rådgiving i forhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler er i liten grad systematisert og kommunelegen er i liten grad involvert i ROS analyser og utarbeidelse av IK systemer og kvalitetsutvikling innen for dette området. Kommunelegen er heller ikke en del av sløyfen i avviksrapporteringen fra skolene.

Oppfølgingen av denne delen av helsetjenesten ivaretas i det samarbeid som har etablert seg mellom helsesjef, HMS koordinator og kommunelege og er begrenset av tilgjengelige fagressurser, ikke minst på kommunelegesiden, med bare 40% stilling. Denne stillingsprosenten er fordelt på en dag tilstedeværelse i kommunen og resten for tilgjenglighet og er ment å dekke et vidt spekter av medisinsk faglige oppgaver i tillegg til miljørettet helsevern.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.04.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19.05.2010.

Intervjuer:

17 personer ble intervjuet.

Det ble gjennomført befaring ved både Mesterfjellet og Byskogen skoler.

Sluttmøte ble avholdt 21.05.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Hvordan kommunen og skolene ivaretar kravene til godkjenning i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv.

Hvordan kommunen sikrer samhandling og nødvendig samarbeid mellom kommunale etater/virksomheter som har ansvar for arbeids- og læringsmiljøet i skolene i kommunen

Hvordan kommunen sikrer det fysiske miljøet i den enkelte skole, herunder toalettforhold, renholdsrutiner, luft/lys/radon og trygghet på uteområdene

Fokuset fra Helsetilsynet har vært hvordan oppgaven med miljørettet helsevern er delegert og utføres. Vi har vurdert IK systemet opp mot tema for tilsynet spesielt hvordan oppagvefordelingen er mellom medisinsk faglig rådgiver/kommunelege, HMS ansvarlig og Helsesjef.

5. Funn

Ved tilsynet ble det gjort følgende funn som ga grunnlag for å konstatere 2 avvik:

Avvik 1

Larvik kommune har ikke et system som sikrer at kravene til godkjenning etter forskrift om mhv i skoler og b.h. blir oppfylt og fulgt opp

Dette er avvik fra lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.84, nr. 15 om statlig tilsyn, § 3, første ledd ogforskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 4, annet ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ingen spesifikke tilsynsplaner som viser hvordan kommunen fortløpende skal følge opp virksomhetene
• Behov for tilsyn vurderes ut fra kapasitet og ikke på konkrete risiko- og sårbarhetsanalyser
• Godkjenning som er gitt til Mesterfjellet skole er basert på midlertidighet og er lite konkret i forhold til hvilke vilkår som gjelder for godkjenningen
• Kommunelegen har ikke vært involvert i arbeidet med godkjenning av skolene
• Kommunelegen har ikke vært involvert i oppfølgingen av avvik
• Etter eget initiert tilsyn i 2008 sikrer IK systemet ikke at avvik blir fulgt opp på en systematisk måte og kvalitetssikres til dels bare gjennom nye tilsyn
• Resultat av målinger rapporteres bare til ledelsen når disse avviker fra normalen og sikrer ikke at ledelsen følger med på om undersøkelsen er gjennomført eller ikke
• Hverken helsetjenesten eller skolen ( Mesterfjellet) var kjent med om radonmålinger var gjennomført eller ikke.

Avvik 2

Larvik kommune har ikke et system som sikrer nødvendig samarbeid mellom kommunale etater/virksomheter som har ansvar for helseforhold og arbeids- og læringsmiljøet i skolene i kommunen.

Dette er avvik fra forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v § 7, annet ledd og lov om helsetjenesten i kommunene § 1-4, annet ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner

• Det er ingen etablerte rutiner for å sikre medisinsk faglige vurderinger og tilrådinger i saker som angår miljørettet helsevern
• Kommunen har ikke etablert systemer som sikrer at Helsetjenesten involveres i en tidlig nok fase når det planlegges nye byggeprosjekter inkludert skolebygg

Øvrige kommentarer:

Vi bemerker at det har etablert seg en praksis i samarbeidet mellom helsesjef, kommunelege og HMS ansvarlig som på mange måter ivaretar fagområdet på en god måte. Likevel savnes det en mer systematisk tilnærming som sikrer at de involverte får tilgang på nødvendig informasjon som kan brukes i det videre kvalitetsarbeidet og styring av denne delen av helsetjenesten ute på skolene.

• Ressursen som er avsatt til arbeidet med det miljørettete helsevernet i Larvik kommune, spesielt på kommunelegesiden, er ikke tilstrekkelig dimensjonert i forhold til arbeidsoppgavene på fagfeltet.
• Det er ingen planmessig tilnærming i opplæringsbehovet for de som ivaretar fagområdet miljørettet helsevern og dette har ikke vært tema i kommunale opplæringsplaner
• Det ingen planer for opplæring i systemrevisjonsmetodikk

6. Regelverk

• Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn (Tilsynsloven) § 3, første ledd
• Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (Kommunehelsetjenesteloven) Kapittel 4a.
• Forskrift av 12.01. 95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Forskrift av 25.04.03 om miljørettet helsevern
• Forskrift av 20.12. 02 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa § 14-1 om statlig tilsyn
• Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa kapittel 9A om elevenes fysiske og psykososiale læringsmiljø
• Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa § 13-10 2. ledd om forsvarlig system

7. Dokumentunderlag

Kommunen

• Oppvekstorganisering – senstraladministrasjon
• Oppvekst - innhold
• Organisasjonskart Sentrum
• Oppvekst senstrum – arbeidsfordeling og rutiner
• Utdrag fra strategidokumentet 2010-2013: Resultatmål for å møte utfordringene og styringsmålene – fokusområde oppvekst
• Skjema for måndedsrapportering fra avdelingene til RE-leder
• Sluttrapport mai 1995 - Inneklima – fra prosjekt til hverdagshandling i Larvik
• Sluttrapport for prosjekt ”Godt inneklima i skolen”. Miljørettet helsevern 2002.
• Samlerapport fra fellestilsyn utført våren 2008 i alle kommunale skoler etter Opplæringsloven § 9a og Forskrift om miljørettet helsevern.
• HMS på naturfagrommet
• Solens kjemikaliebaser – fra kvalitetshåndboken
• Skolehelsetjenesten – fra kvalitetshåndboken
• Etisk plattform sjekkliste
• ARTgrupper – fra kvalitetshåndboken
• HelART – fra kvalitetshåndboken
• Barnevaksinasjonsprogram
• Forskrift helsestasjon og skolehelsetjeneste
• Mandat: ressursteam. Krisehåndtering og forebygging i grunnskolen
• Plan Psykisk helsearbeid i Larvik kommune
• Egenrapportering – miljørettet helsevern skole 2008
• Miljørettet helsevern – fra kvalitetshåndboken

Mesterfjellet ungdomsskole

• Organisasjonskart Mesterfjellet ungdomsskole foreløpig
• Fortsatt godkjenning på vilkår av Mesterfjellet ungdomsskole. Vedtak kommunestyret delegert, dato 26.3.03
• Internkontrollhåndbok Mesterfjellet ungdomsskole (fra kvalitetshåndboken)
• Eksempler på elevsaker vedr det fysiske miljøet
• Undersøkelse av muggsoppforekomst ved Mesterfjellet ungdomsskole
• Analyserapport – muggsopp – Mesterfjellet ungdomsskole
• Registreirngsskjema CO2 målinger
• Norskskolen inneklima Verdensmesteren

Byskogen skole

• Organisasjonskart Byskogen ungdomsskole foreløpig
• Godkjenning av Byskogen skole. Vedtak i kommunestyret delegert av 10.2.03
• Internkontrollhåndbok Byskogen (fra kvalitetshåndboken)
• Eksempler på elevsaker vedr det fysiske miljøet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Odd Endresen, Revisjonsleder/avd OO hos Fylkesmannen
Kristine Sti, Revisor/avd OO Fylkesmannen
Finn Johnsen, Revisor/Helsetilsynet
Per Schjelderup, Revisor/Helsetilsynet