Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Virksomhetens sikring av rett saksbehandling og vedtak om korttidsopphold for hjemmeboende eldre og avlastning for omsorgsytere til hjemmeboende eldre:

Utredningsplikten: Har kommunen sørget for at saken er godt nok opplyst både når det gjelder omsorgsyters situasjon og omsorgsmottakers situasjon og hjelpebehov, før vedtak er fattet. Er omsorgsmottakers medvirkning og eventuell vurdering av samtykkekompetanse ivaretatt?

Individuell vurdering: Er det foretatt en individuell vurdering i forhold til både pasient/brukers behov og av omsorgsarbeidet, av både den objektive og subjektive omsorgsbyrden? Er det lagt vekt på utenforliggende hensyn?

Forvaltningslovens krav til vedtak: Er forvaltningslovens krav til vedtak, begrunnelse, innhold, informasjon og klageadgang fulgt?

Under tilsynet ble det funnet ett avvik. Det ble ikke påpekt merknader under tilsynet.

  • Virksomheten sikrer ikke at kravene til saksbehandling for vedtak om avlastning og korttidsopphold følges

Dato: 30.10.10

Linda Endrestad
revisjonsleder
Lisbeth Øverjordet
revisor

 

 

Randi Askjer
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Re kommune, Virksomhet pleie og omsorgstjenester i perioden 18.05.10 – 30.10.10. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Vestfold gjennomfører i inneværende år

Tilsynet inngår som en del av landsomfattende tilsyn rettet mot tjenester til eldre. Satsingen skal pågå i en periode på tre år (2010-2012) og omfatter hele tjenestetilbudet til eldre; kommunale sosial- og helsetjenester, spesialisthelsetjenester og samhandling mellom nivåene.

Omsorgsarbeid i hjemmet har stor verdi for den enkelte omsorgsmottaker og for kommunen. Ved å ivareta tjenester som korttidsopphold og avlastning bidrar det til at eldre og personer med demens lengre kan bo i egen bolig.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter.
  • Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres.
  • Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Re kommune er organisert med en felles ledelse bestående av rådmann, to kommunalsjefer og økonomisjef. Virksomhet Pleie og omsorgstjenester har 15 avdelinger og totalt ca 270 ansatte. Et tiltaksteam bestående av to personer er saksbehandlere for vedtakene i målgruppen. Tiltaksteamet er organisatorisk plassert i stab. Kommunen har ett sykehjem for korttidsopphold, men ingen sykehjemsplasser for langtidsopphold.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.05.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14. september 2010.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått før og under tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 14. september 2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Virksomhetens sikring av rett saksbehandling og vedtak om korttidsopphold for hjemmeboende eldre og avlastning for omsorgsytere til hjemmeboende eldre:

Utredningsplikten: Har kommunen sørget for at saken er godt nok opplyst både når det gjelder omsorgsyters situasjon og omsorgsmottakers situasjon og hjelpebehov, før vedtak er fattet. Er omsorgsmottakers medvirkning og eventuell vurdering av samtykkekompetanse ivaretatt?

Individuell vurdering: Er det foretatt en individuell vurdering i forhold til både pasient/brukers behov og av omsorgsarbeidet, av både den objektive og subjektive omsorgsbyrden? Er det lagt vekt på utenforliggende hensyn?

Forvaltningslovens krav til vedtak: Er forvaltningslovens krav til vedtak, begrunnelse, innhold, informasjon og klageadgang fulgt?

5. Funn

Under tilsynet ble det funnet ett avvik:

  • Virksomheten sikrer ikke at kravene til saksbehandling for vedtak om avlastning og korttidsopphold følges.

Dette er brudd på følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven §§24, 25, 27, Jf sosialtjenesteloven, kommunehelsetjenesteloven og pasientrettighetsloven
    Jf. forskrift om internkontroll § 4

Avvikene bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremgår ikke når det er søkt om tjenester eller hva det er søkt om
  • Muntlig informasjonsinnhenting i forkant av vedtaket følges ikke opp med skriftlighet, enten i vedtaket eller på annen måte
  • Begrunnelsen med de faktiske forhold vedtaket bygger på og de hovedhensyn som har vært avgjørende i vurderingen, er fraværende eller mangelfulle i vedtaket
  • Ikke klare rutiner eller praksis for brukers medvirkning
  • Det er ikke rutiner eller praksis for å avklare eller nedtegne hvem som er part og samtykkekompetent, med den betydning det har for søknad og vedtak – hvem som eventuelt er fullmektig/partsrepresentant
  • Det fremgår ikke klart hvem som har beslutningsmyndighet for vedtak om avlastning og korttidsplasser

6. Regelverk

  • Lov av 02.07.99 nr 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 13.12.91 nr 81 om sosiale tjenester
  • Lov av 10.02.67 om forvaltningssaker
  • Forskrift av 20.12.02 nr 1731 om interkontroll sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart Virksomhet pleie og omsorg
  • Kommunens organisering av aktuelle tjenester
  • Rutiner for saksbehandling
  • Rutiner for kvalitetssikring
  • Oversikt over tildelte tjenester innen begge kategorier
  • Rutiner for avviksbehandling

Dokumentasjon knyttet til enkeltvedtak som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • De 5 siste vedtak om korttidsopphold hjemlet i kommunehelsetjenesteloven, med den grunnlagsdokumentasjonen som ble lagt til grunn for vedtaket.
  • De 5 siste vedtak om avlastning hjemlet i sosialtjenesteloven. med grunnlagsdokumentene.

For begge kategoriene vedtak var brukergruppen over 80 år og/eller brukere med demensdiagnose

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vestfold:

  • Foreløpig varsel om tilsyn datert 18.05.10
  • Oversendelse av dokumentasjon og opplysninger 07.06.10
  • Program og varsel for tilsyn 06.07.10
  • Oversendelse av dokumentasjon og vedtak av 16.08.10
  • Oversendelse av foreløpig rapport 30.09.10

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Åse-Marie Holm

Avdelingsleder

x

x

x

Mette Halvorsen

Kommunalsjef

x

 

x

Gry Flostrand

Avdelingsleder

x

x

x

Ann Margritt Austad

Saksbehandler

x

x

x

Kari Anne Rønningen

Saksbehandler

x

x

x

Berit Lærum Holm

Gruppeleder hjemmesykepleien

 

x

x

Britt Jonassen

Virksomhetsleder

x

x

x

Kristin T Østlie

Ass. virksomhetsleder

x

 

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Linda Endrestad, Helsetilsynet i Vestfold, revisjonsleder
Randi Askjer, Helsetilsynet i Vestfold, revisor
Lisbeth Øverjordet, Helsetilsynet i Vestfold, revisor