Rapport fra tilsyn med tildeling, gjennomføring og evaluering av sosiale tjenester (praktisk bistand, støttekontakt og IP) ved Tjøme kommune - virksomhet boligbaserte tjenester v/ Møllebakken bofellesskap

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1: Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og individuell plan, er i tråd med kravene i lov og forskrift.

Område 2: Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og individuell plan i tråd med kravene i lov og forskrift.

Område 3: Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Tilsynet avdekket ett avvik. Det ble ikke påpekt merknader ved tilsynet.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke brukermedvirkning ved tildeling, gjennomføring og evaluering av tjenestetilbudet.

Dato: 03.05.10

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Cathrine Hefte
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tjøme kommune - virksomhet boligbaserte tjenester v/ Møllebakken bofellesskap i perioden 03.03.10 - 03.05.10 Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tjøme kommune har ca.4700 innbyggere. Kommunen er organisert i to nivåer, rådmannsnivå med med stab og støttefunksjon, og virksomhetsnivå med 11 virksomheter.

Tilsynet rettet seg mot virksomhet boligbaserte tjenester, som bl.a. har ansvar for tjenester til mennesker med nedsatt funksjonsevne, og som bor i Møllebakken bofellesskap.

Møllebakken bofellesskap har 7 beboere med ulikt funksjonsnivå.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.03.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 27.04.10.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble avholdt møte med hjelpeverger/pårørende 14.04.10.

Det ble gjennomført befaring ved Møllebakken bofellesskap.

Sluttmøte ble avholdt 27.04.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet tre områder:

Område 1:

Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og individuell plan, er i tråd med kravene i lov og forskrift:

• informasjon om tjenestene
• behandling av muntlige og skriftlige søknader og henvendelser
• utredning og opplysning av saken
• individuell vurdering
• begrunnelse for beslutningen
• skriftlige enkeltvedtak
• tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
• opplæring

Område 2:

Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og individuell plan i tråd med kravene i lov og forskrift

• iverksettelse av tjenestene
• vurdering og iverksettes av alternative tiltak dersom gjennomføring ikke kan skje som planlagt
• planer for gjennomføring
• endringer i hjelpebehov, og evaluering/endring av tjenester og tjenestenivå
• tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
• opplæring

Område 3:

Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

• definisjon av klage
• orientering om klagemuligheter
• muntlige klager
• klageinstans
• behandlingstid

5. Funn

Avvik:

Kommunen sikrer ikke brukermedvirkning ved tildeling, gjennomføring og evaluering av tjenestetilbudet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 og 4-3a, § 4-2 a og c, samt § og 8-4.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) §§ 16 og 17
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3 første ledd
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det er ikke avklart om tjenestemottakerne har samtykkekompetanse i forhold til medvirkning, herunder hvem som eventuelt skal ivareta tjenestemottakerens interesser dersom slik samtykkekompetanse ikke foreligger (hjelpeverge/pårørende).
• Verken i vedtaket eller i andre saksdokumenter framkommer det opplysninger om at kommunen har rådført seg med tjenestemottaker eller dennes representant ved tildeling av tjenester. Gjennom intervjuer bekreftes det at dette ikke blir gjort. Dette gjelder i forhold til hva det søkes om, kartlegging av hjelpebehovet, samt ved valg av tjenesteform og omfang.
• Den praktiske tjenesteytingen i boligen bærer preg av standardiserte fellesløsninger og manglende individuell tilpasning og valgfrihet. Flere beslutninger tas av personalet, på vegne av tjenestemottakerne, som gjelder menyer, måltider (individuelt eller felles), aktiviteter/fritid, husregler, bruk av fellesareal, leggetider, vekketidspunkt m.v. Heller ikke i ukeplaner/dagsplaner eller annen dokumentasjon framkommer det at tjenestemottaker har medvirket i planleggingen.
• Det er ikke systematisk gjennomført bruk av ansvarsgruppemøter, eller andre faste arenaer for samarbeid med tjenestemottaker eller dennes representant. Verken gjennom arbeid med individuell plan eller på andre måter. Det er i stor grad de pårørende som tar initiativ til dialog.
• Klager fra tjenestemottakere eller deres representanter på gjennomføring av tjenesten, og som mottas muntlig, nedtegnes ikke.
• Det gis ikke tilbakemelding på skriftlige klager innen rimelig tid.
• ”Rutine for behandling av eksterne klager på servicenivået i Tjøme kommune”, utarbeidet 23.10.2009, er ikke kjent og implementert i virksomhet boligbaserte tjenester. Rutinen beskriver hva som er en klage, og prosessen for oppfølging.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 og 4-3a, § 4-2 a og c, samt §§ 8-1 og 8-4
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), kap. III, IV og V
• Forskrift til lov om sosiale tjenester
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver innenfor områdene som revideres.
• Navnelister over ansatte som jobber med saksbehandling av tjenester til beboere i bofellesskapet med oversikt over stillingsbetegnelse, utdanning, stillingsstørrelse, tidspunkt for når personen begynte i stillingen, samt oppgavefordeling/ansvar.
• Navneliste over ansatte som jobber i bofellesskapet (turnus), med oversikt over stillingsbetegnelse, utdanning, stillingsstørrelse, tidspunkt for når personen begynte i stillingen, samt stillings- og funksjonsbeskrivelser.
• Turnus og vaktlister for mars måned 2010 i bofellesskapet.
• Utskrift av siste IPLOS-kartlegging av den enkelte beboer.
• Delegasjonsreglement.
• Årsrapport 2009 for virksomhet boligbaserte tjenester. Budsjett- og økonomiplan for kommunen 2010- 2013.
• Aktuelle rutiner/prosedyrer som gjelder de reviderte områdene (vedtaksmaler, søknadsskjema, rutiner for saksbehandling, sjekkliste for nye saker, kriterier for tildeling av tjenester).
• Kompetansekartlegginger og opplærings- og veiledningsplaner.
• Oversikt over styrende dokumenter i internkontroll-/kvalitetssystem, herunder avvikssystem, risikoanalyser.
• Avvik registrert i 2009/10 innenfor områdene som revideres.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 7 saksmapper på tjenestemottakerne i Møllebakken bofellesskap, med dokumentasjon som vedtak, saksutredninger, rapporter, referater, planer og journalnotat og IP.
• Beskjedbøker/dagbøker
• Referater fra husmøter (personalmøter)
• Permer med dags- og ukeplaner, rutiner og viktige opplysninger om den enkelte tjenestemottaker.
• Sjekklister for nyansatte

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 03.03.10
• Invitasjon til møte med hjelpeverger/pårørende 24.03.10
• Innkommet dokumentasjon fra kommunen 30.03.10
• Program av 13.04.10, også sendt som e-post
• Diverse korrespondanse med kommunen på e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Cathrine Hefte, revisor
Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder