Rapport fra tilsyn med institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til institusjonens vern om beboernes personlige integritet ved Bufetat Tønsberg ungdoms- og familiesenter, seksjon Barkåker, 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til institusjonens vern om beboernes personlige integritet

Det ble avdekket et avvik:

• Institusjonen har ikke et system som sikrer at beboernes integritet blir tilstrekkelig ivaretatt.

Dato: 02.09.11

Lillian Hamarsnes
revisjonsleder Anne Askvig revisor
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Tønsberg ungdoms- og familiesenter, seksjon Barkåker i perioden 27.04.11 – 30.08.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernstjenesten etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik

• er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad

• er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2.   Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Seksjon Barkåker er en statlig institusjon som tar imot ungdommer i alderen 13 – 18 år, som er i en akuttsituasjon og står uten omsorg. Institusjonen har 6 plasser, en familieleilighet og en inntaksleilighet. Institusjonen flyttet nylig fra Borre til Tønsberg kommune i nyoppussede lokaler. De nye lokalene har låste dører. De ansatte vil åpne dørene for de ungdommene som ikke har begrensning i utgang. Institusjonen tar imot ungdommer etter alle plasseringsparagrafene i barnevernloven. Både ungdommenes problemområder og oppholdets lengde varierer.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.04.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 

Intervju av beboere: 4 ungdommer ble intervjuet den 10.08.11

Åpningsmøte ble avholdt 30.08.11.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag

Sluttmøte ble avholdt 30.08.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendte dokumenter, dokumenter vi fikk utlevert under tilsynet og opplysninger mottatt gjennom intervjuer av de ansatte.

5. Funn

Fylkesmannen avdekket et avvik. 

Avvik

Institusjonen har ikke et system som sikrer at beboernes integritet blir tilstrekkelig ivaretatt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon § 2 annet ledd. Forbud mot innskrenkninger i beboernes rettigheter:
  ”Det kan ikke inngås avtaler med beboerne som innskrenker de rettighetene beboerne har etter denne forskriften. Det kan heller ikke fastsettes eller praktiseres husordensregler, rutiner eller lignende som innskrenker disse rettighetene.”

Kommentar:

Lovgiver vil her understreke at generelle regler/rutiner som innskrenker beboernes rettigheter etter rettighetsforskriften vil være i strid med forskriften. Det må foretas konkrete og individuelle vurderinger i forhold til den enkelte beboer dersom institusjonen ser det som nødvendig å begrense noen av beboerens rettigheter etter forskriften.

I henhold til rettighetsforskriften skal beboerne i utgangspunktet kunne bevege seg fritt innenfor og utenfor institusjonens område jf §§ 6 og 23. Hovedregelen er at beboerne også fritt kan motta besøk i institusjonen, jf §§ 7 og 21. Dersom institusjonen ser det som nødvendig å begrense noen av disse rettighetene, må det foretas en individuelle vurdering sett i forhold til beboerens problemområde og plasseringsparagraf. I enkelte tilfeller må begrensningen nedtegnes i tvangsprotokollen.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Institusjonen har utarbeid ”husregler for ungdom” som utgjør 6 maskinskrevne sider og omfatter mange forhold. Ved brudd på flere av reglene får beboerne begrensninger i omfanget av uteavtaler, besøk og deltakelse i fritidsaktiviteter. De ansatte bekreftet at husreglene blir praktisert uten individuelle vurderinger.

I husreglene har institusjonen definert at det å ”komme for sent” betyr et minutt over avtalt tid. Dette gjelder selv om beboeren ringer for å gi beskjed om at han/hun blir forsinket. For hver påbegynt time må beboeren komme tilsvarende timer tidligere inn neste dag. 

Dersom ungdommen går ut uten avtale med institusjonen, mister beboeren muligheten til å gå ut neste ettermiddag/kveld. I helger/ferier gjelder dette også på dagtid. Tilsvarende begrensning gjelder dersom beboeren har rømt eller ruset seg. Dersom disse forholdene skjer på en torsdag eller fredag får beboeren ikke tilbud om helgeaktivitet.

Ved sykdom eller skulk fra skole eller dagtilbud må beboeren oppholde seg på rommet sitt fram til kl 14.30 og blir nektet besøk og uteavtaler samme dag.

Beboerne som ble intervjuet, ga uttrykk for at det var svært mange regler på institusjonen. De opplevde at enkelte ansatte var ”regelstyrt” og at det ikke var mulig å endre husreglene.

6.   Vurdering av virksomhetens styringssystem

Institusjonen har utarbeidet institusjonsplan som ble revidert i juni 2011. Prosedyrehåndboken ble sist revidert i oktober 2010 og er nå under ny revidering. De ansatte opplyser at de har god tilgang til aktuelt lovverk og at institusjonen har konkrete opplæringsplaner for nytilsatte. I tillegg deltar ansatte på interne og eksterne kurs og konferanser. Det er utarbeidet et avvikssystem som en del av internkontrollen og rutiner for oppfølging av nedtegnede avvik. Det bli opplyst at det ikke var skrevet avvik på gjennomføring av husreglene. De ansatte oppfattet at husreglene var besluttet av ledelsen og at de skulle følges.

Fylkesmannen vurderer at institusjonen ikke har utarbeidet oversikt over områder der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av lovkrav i rettighetsforskriften, jfr særlige regler om internkontoll § 12 f).

Fylkesmannen viser til tilsvarende avvik påpekt ved systemrevisjonen i 2010. Fylkesmannen ser det som alvorlig at fjorårets avvik ikke er blitt lukket i samsvar med institusjonens skissert plan.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Prosedyrehåndbok
• Personaloversikt
• Husregler for ungdommene
• Plasseringsvedtak og tiltaksplaner

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Referater fra husmøtene
• Avviksmeldinger

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter
• Oversendelse av program for dagen
• Verifikasjonsliste
• Rapport

9.   Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Anne Askvig og Lillian Hamarsnes