Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1: Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt, er i tråd med kravene i lov og forskrift.

Område 2: Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt i tråd med kravene i lov og forskrift.

Område 3: Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

Dato: 14. juni 2011

Lisbeth Øverjordet
revisjonsleder

Cathrine Hefte
revisor

 

Arve J. A. Mosand
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Horten kommune – kommunalområde helse og velferd, v/ enhet bo- og tiltak (Baggerød bofellesskap og administrasjonen), i perioden 24. april 2011 – 14. juni 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Horten kommune har ca.26000 innbyggere. Med virkning fra 1. januar 2010 ble kommunen organisert med en ledergruppe bestående av rådmann og fem kommunalsjefer med ansvar for hvert sitt kommunalområde, herunder helse og velferd som ett område. Horten er registrert i ROBEK registeret.

Tilsynet rettet seg mot kommunalområde helse og velferd, herunder enhet bo- og tiltak v/ Baggerød bofellesskap og administrasjonen. Enhet bo- og tiltak har blant annet ansvar for å tildele (behandle søknader og fatte vedtak), og gjennomføre (iverksette) sosiale tjenester til mennesker med nedsatt funksjonsevne, blant annet til tjenestemottakere i bofellesskap.

Baggerød bofellesskap har 10 beboere med ulikt funksjonsnivå.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1. mars 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble avholdt møte med hjelpeverger/pårørende den 10. mai 2011.

Gjennomgang av dokumentasjon og befaring ved Baggerød bofellesskap, ble gjennomført 24. mai 2011.

Åpningsmøte ble avholdt 25. mai 2011.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25. mai 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet tre områder:

Område 1:

Om kommunen sikrer at saksbehandlingen ved tildeling av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt, er i tråd med kravene i lov og forskrift:

  • informasjon om tjenestene
  • behandling av muntlige og skriftlige søknader og henvendelser
  • utredning og opplysning av saken
  • individuell vurdering
  • begrunnelse for beslutningen
  • skriftlige enkeltvedtak
  • tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
  • opplæring

Område 2:

Om kommunen sikrer gjennomføring og evaluering av praktisk bistand og opplæring, og støttekontakt i tråd med kravene i lov og forskrift

  • iverksettelse av tjenestene
  • vurdering og iverksettelse av alternative tiltak dersom gjennomføring ikke kan skje som planlagt
  • planer for gjennomføring
  • endringer i hjelpebehov, og evaluering/endring av tjenester og tjenestenivå
  • tjenestemottakernes (brukernes) medvirkning
  • opplæring

Område 3:

Om kommunen sikrer at klager blir håndtert og besvart i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

  • definisjon av klage
  • orientering om klagemuligheter
  • muntlige klager
  • klageinstans
  • behandlingstid

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader under dette tilsynet.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester kap.4 og §§ 8-1 og 8-4.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), kap. III, IV og V.
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over organisasjonen (organisasjonskart), med beskrivelse av hvilke deler av kommunen som har oppgaver innenfor områdene som revideres.
  • Navneliste over ansatte som jobber med saksbehandling og iverksetting av tjenestene som revideres, og hvor disse er organisatorisk plassert.
  • Navneliste over alle som jobber i Baggerød bofellesskap (turnus), der det framkommer stillingsbetegnelse, utdanning, stillingsstørrelse, tidspunkt for når personen begynte i stillingen, samt stillings-/ funksjonsbeskrivelser.
  • Turnus og vaktlister.
  • Utskrift av siste IPLOS-kartlegging på den enkelte beboer.
  • Delegasjonsreglement.
  • Virksomhetsplan 2011.
  • Økonomi og handlingsplan 2011- 2014 og budsjett 2011.
  • Aktuelle rutiner/prosedyrer som gjelder de reviderte områdene.
  • Informasjon om tjenestetilbudet til beboerne i Baggerød bofellesskap.
  • Kompetansekartleggingsoversikt for bofellesskapet fra 2010. Opplærings- og kompetanseplan for 2010 – 2011.
  • Kvalitetshåndbok.
  • Avvik registrert i 2010/2011 på områdene som revideres.
  • Oversikt over hjelpeverger og pårørende.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 saksmapper på tjenestemottakerne i Baggerød bofellesskap, med dokumentasjon som vedtak, saksutredninger, rapporter, referater, planer og journalnotat. Tilgang til all dokumentasjon og opplysninger om den enkelte tjenestemottaker i dataprogrammet CosDoc.
  • Beskjedbøker/dagbøker/vaktbøker.
  • Referater fra driftsmøter/beboermøter/fredagsmøter.
  • Permer med opplysninger og forskjelling dokumentasjon om den enkelte tjenestemottaker, og om tjenesteutførelse/ rutiner (pleieplaner, arbeidspermer, beboerpermer.
  • Arbeidslister knyttet til personell og den enkelte tjenestemottaker.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 1. mars 2011.
  • Invitasjon til møte med hjelpeverger/pårørende sendt 29. april 2011.
  • Innkommet dokumentasjon fra kommunen 26. april 2011.
  • Program av 2. mai 2011, også sendt som e-post.
  • Diverse korrespondanse med kommunen på e-post og telefon.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Helge Skatvedt

Fungerende rådmann

X

X

X

Wenche Gregersen

Enhetsleder

X

X

X

Gro Reier

Avdelingsleder

X

X

X

Anne Langerød

Miljøterapeut

X

X

X

Ellinor Holthe

Saksbehandler

X

X

X

Lise Østlie

Assistent/nattevakt

X

X

X

Grete Fulsaas

Miljøarbeider

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Cathrine Hefte, revisor
Arve J. A. Mosand, revisor
Lisbeth Øverjordet, revisjonsleder