Rapport fra tilsyn med institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til institusjonens vern om beboernes personlige integritet ved Bufetat Jarlsberg ungdoms- og familiesenter, avdeling Gokstad

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens internkontrollsystem med spesiell oppmerksomhet knyttet til institusjonens vern om beboernes personlige integritet.

Dato: 03.05.11

Anne Askvig
revisjonsleder

Lillian Hamarsnes
revisor

Cathrine Leistad
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Jarlsberg ungdoms- og familiesenter, avdeling Gokstad i perioden 14.02.11 – 03.05.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernstjenesten etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd bokstav c og 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bufetat Jarlsberg ungdoms- og familiesenter, avdeling Gokstad er en langtidsinstitusjon med seks plasser. Det er to treningshybler tilknyttet institusjonen. Beboere som bor i treningshyblene har fortsatt plass på institusjonen og kan ved behov flyttes tilbake. Institusjonen er vurdert av statlig regional barnevernmyndighet til å ta imot ungdom plassert etter barnevernloven §§ 4-4, 5.ledd, 4-12, 4-24 og 4-26.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.02.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Intervjuer av beboere 2 beboere ble intervjuet den 14.02.11

Åpningsmøte ble avholdt 28.04.11.

Intervjuer av ansatte 5 personer ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt 28.04.11.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendte dokumenter, gjennomgang av dokumenter vi fikk under tilsynet og intervjuer av beboere og ansatte.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik i dette tilsynet.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav c og § 5-7
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon
• Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan med beskrivelse av internkontrollsystemet
• Rutinehåndbok
• Prosedyrer
• Oversikt over ansatte
• Husregler
• Plasseringsvedtak og tiltaksplaner for de plasserte beboerne

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Referater fra ungdomsmøtene
• Eksempler på ansattes opplæringsplaner
• Eksempler på avviksrapporteringer
• Referater fra siste internkontroll
• Kopi av siste forbedringsprotokoll
• Eksempler på brukervurderinger, fra pårørende og beboere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter
• Rapport

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Lillian Hamarsnes revisor
Cathrine Leistad revisor
Anne Askvig  revisjonsleder